¿Puede una revisión mensual detectar deficiencias en la nómina y los impuestos sobre las ventas?

El dueño de un negocio revisa el informe de ganancias mensual y observa buenas ventas. Los salarios aparecen como un gasto y la cuenta corriente tiene suficiente efectivo para cubrir la próxima nómina. Todo apunta a que será un buen mes. Sin embargo, el libro mayor puede reflejar solo una parte de la realidad si se retuvieron impuestos sobre la nómina sin el correspondiente asiento contable, o si el impuesto sobre las ventas cobrado en caja se registró como ingreso.

Una revisión mensual de la contabilidad puede identificar señales de alerta en esos registros. No reemplaza el procesamiento de nóminas, la preparación de declaraciones de impuestos ni las confirmaciones de presentación y depósito. Su valor reside en comparar conjuntos de información distintos antes de que se acumulen discrepancias a lo largo de varios periodos.

Las obligaciones relativas a la nómina y los impuestos sobre las ventas tienen sus propios calendarios de presentación de informes. Estas obligaciones no siempre coinciden con el cierre de mes. Una revisión puede detectar inconsistencias en los registros, pero la empresa y sus profesionales designados en materia de nómina o impuestos deben cumplir con los plazos establecidos.

El salario neto del empleado es lo que llega a su cuenta bancaria. El salario bruto, las retenciones del empleado, los impuestos sobre la nómina del empleador, las prestaciones y las obligaciones salariales pueden tener un tratamiento contable diferente. Registrar únicamente el pago neto como gasto salarial puede provocar que los costos y las obligaciones se subestimen o se clasifiquen erróneamente.

Una revisión mensual permite comparar los resúmenes del proveedor de nómina con las cuentas de gastos de nómina, los pasivos relacionados con la nómina y los pagos bancarios correspondientes. Grandes diferencias inexplicables, saldos de pasivos desactualizados, entradas de nómina duplicadas o la falta de registro de los gastos de impuestos del empleador pueden indicar que es necesario investigar algún aspecto.

El IRS explica que, por lo general, los empleadores deben depositar y declarar los impuestos laborales correspondientes, y que los calendarios de depósito federales pueden diferir de la frecuencia de pago de la nómina. Por lo tanto, una revisión mensual no justifica esperar hasta fin de mes para gestionar un depósito que vence antes.

También es necesario conservar los registros de impuestos sobre la nómina. El IRS establece que, por lo general, los empleadores deben mantener estos registros durante al menos cuatro años. Una revisión contable puede confirmar que se conservan los informes de nómina y las confirmaciones de depósito, sin que ello implique sustituir al empleador o al proveedor de servicios de nómina.

Una venta puede incluir un importe recaudado en concepto de impuesto sobre las ventas. Según la transacción y la normativa aplicable, el impuesto recaudado puede representar un importe adeudado a la autoridad tributaria en lugar de ingresos empresariales. Si todos los recibos de compra se clasifican como ingresos, los estados financieros pueden sobreestimar las ventas y no reflejar la obligación tributaria correspondiente.

En una revisión, se debe comparar el resumen del punto de venta o de la facturación con las ventas registradas, los reembolsos, la actividad sujeta a impuestos y la exenta de impuestos, así como la cuenta utilizada para el seguimiento de las obligaciones tributarias. Las comisiones del procesador de pagos y el momento de los depósitos también son importantes, ya que los depósitos bancarios pueden no coincidir con las ventas brutas registradas por el sistema.

Para las empresas de California, el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California describe los registros necesarios para determinar las obligaciones tributarias sobre ventas y uso, incluidos los libros de contabilidad, los documentos fuente y los papeles de trabajo utilizados para preparar las declaraciones. Sus instrucciones para la declaración también distinguen entre las ventas totales y las deducciones por transacciones no gravables.

La tributación precisa de un producto o servicio depende de la jurisdicción y de las circunstancias de la venta. Un contable no debe asumir que todas las ventas están sujetas a impuestos ni que el mismo tratamiento se aplica en todos los estados. Las clasificaciones fiscales poco claras deben consultarse con el asesor fiscal correspondiente.

En cuanto a la nómina, el revisor compara los informes de los proveedores con la actividad del libro mayor, los saldos de las obligaciones de nómina y la evidencia disponible de los depósitos de impuestos. Los importes no justificados se asignan para su seguimiento. En cuanto al impuesto sobre las ventas, el revisor compara los sistemas de ventas y los totales contables, revisa la obligación registrada y la documentación de respaldo disponible, y documenta los elementos que no se pueden conciliar.

El revisor también debe tener en cuenta los plazos. La nómina puede procesarse cerca del final del mes y liquidarse al mes siguiente. Las ventas cobradas a finales de mes pueden llegar al banco más tarde. Una diferencia debida a los plazos no es necesariamente un error, pero aun así requiere una explicación coherente con los registros.

El resultado más útil de la revisión es una breve lista de discrepancias, documentos justificativos, responsables y medidas correctivas. Esto le brinda al propietario información práctica para actuar, en lugar de un informe financiero que, aunque parezca impecable, deja ocultos saldos pendientes.

Una revisión mensual no garantiza que todos los pagos de impuestos sobre la nómina se hayan presentado correctamente, que todas las tasas de impuestos sobre las ventas sean precisas o que una auditoría futura no encuentre problemas. Para ello, es necesario revisar las declaraciones pertinentes, las responsabilidades de los proveedores, las normas jurisdiccionales y los documentos originales.

Tampoco puede corregir la información incompleta de los registros originales. Si la empresa no ha proporcionado extractos de nómina, exportaciones de puntos de venta o información relevante sobre cuentas tributarias, el análisis debe revelar la información faltante.

Paper Trail puede ayudar a las empresas a mantener organizados los registros de nómina y la información contable, revisar la actividad de las cuentas e identificar discrepancias para su posterior seguimiento. Los clientes que necesiten administración de nómina deben contar con su propio sistema de nómina compatible, mientras que la presentación de declaraciones de impuestos y el asesoramiento fiscal recaen en el proveedor o profesional correspondiente.