¿Puede un contable ponerse al día con meses de transacciones faltantes?

Una empresa puede mantenerse ocupada mientras su contabilidad se retrasa. Los clientes siguen pagando, los proveedores siguen enviando facturas y la cuenta bancaria permanece activa. Mientras tanto, el software de contabilidad solo muestra una parte de la historia. Quizás la conexión bancaria dejó de importarse en mayo. Quizás se registraron facturas, pero no compras con tarjeta. Quizás el propietario pospuso la categorización de las transacciones hasta que la cantidad de trabajo le pareció insostenible.

Un contable a menudo puede reconstruir meses perdidos, pero el trabajo no consiste simplemente en pulsar un botón para importar transacciones. Es un proceso de reconstrucción de un registro preciso de ingresos, gastos, transferencias, pasivos y saldos de cuentas, para luego cotejarlo con documentos independientes.

La primera tarea consiste en determinar la brecha. Las transacciones faltantes en una cuenta son diferentes a un año completo en el que no se registraron cuentas bancarias, tarjetas de crédito, nóminas ni facturas.

Los extractos bancarios son el punto de partida para muchas empresas, ya que establecen qué transacciones se realizaron en cada cuenta durante el período. Los extractos de tarjetas de crédito, los informes de procesadores de pagos, los registros de facturas, los recibos, los estados de cuenta de préstamos y los resúmenes de nómina aportan información que un extracto bancario por sí solo no puede proporcionar.

Por ejemplo, un depósito que aparece en un extracto bancario podría combinar varios pagos de clientes después de que el procesador dedujera las comisiones. Registrar solo el depósito neto como ventas podría subestimar los ingresos brutos y dejar sin registrar las comisiones. El contable podría necesitar el informe de liquidación del procesador para separar correctamente los componentes.

Asimismo, un pago a tarjeta de crédito no necesariamente se considera un gasto empresarial. Puede tratarse de una transferencia para saldar una deuda, mientras que las compras realizadas con la tarjeta se registran por separado. Tratar ambas como gastos podría duplicar el recuento de costes.

El IRS indica que los registros comerciales deben identificar los ingresos y los gastos, y estar respaldados por documentos como facturas, recibos, estados de cuenta y demás comprobantes de transacciones. Estos principios se aplican tanto si los asientos se realizan de inmediato como si se reconstruyen posteriormente.

El proceso de actualización estructurado comienza con el último período del que se tiene constancia. El contable identifica todas las cuentas bancarias, tarjetas de crédito, préstamos y plataformas de pago relevantes, y recopila los extractos y registros existentes de los meses incompletos. Las transacciones que ya figuran en el libro mayor se comparan con dichos extractos para evitar duplicar el mismo evento.

Se registran o concilian las transacciones faltantes, se revisan las clasificaciones y se identifican las transferencias entre cuentas comerciales. Los movimientos de nómina se comparan con el sistema de nómina. Las facturas de clientes y proveedores impagas se revisan por separado del movimiento de efectivo que puedan generar.

Tras procesar las transacciones, se concilian secuencialmente todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito correspondientes. Una diferencia entre un mes y otro puede trasladarse al siguiente. Por eso, conciliar únicamente el último mes puede no solucionar un historial de contabilidad incompleta.

La revisión final debe analizar los resultados de pérdidas y ganancias, el balance general, las cuentas por cobrar y por pagar, los saldos de préstamos y los saldos de cuentas inusuales. Un informe puede cuadrar mecánicamente y aun así contener un gasto asignado a la cuenta equivocada o una transferencia confundida con un ingreso.

La falta de documentos justificativos no imposibilita automáticamente la reconstrucción completa. Los extractos bancarios y el historial de pagos pueden ayudar a identificar los pagos, pero no siempre permiten determinar el propósito de la compra ni si el artículo era de uso comercial o personal. El contable debe señalar los elementos sin justificar o poco claros para que el propietario los explique, en lugar de adivinar.

Si no se puede obtener un extracto de cuenta o un registro de nómina importante, el contable deberá dejar una excepción documentada hasta que se pueda recuperar la fuente. Es mejor mostrar lo que no se ha resuelto que presentar una certeza inventada.

Los requisitos de conservación de registros dependen del tipo de registro y su finalidad. La documentación relativa a los impuestos sobre la nómina tiene requisitos de conservación específicos a nivel federal, y la documentación relativa a los impuestos sobre las ventas puede tener requisitos estatales adicionales. La empresa debe consultar con su asesor fiscal o con un profesional competente cuando la presentación de declaraciones o las deducciones puedan verse afectadas.

La diferencia en el calendario es solo una medida de la carga de trabajo. Tres meses de transacciones en ocho cuentas pueden requerir más revisión que seis meses en una empresa que utiliza una sola cuenta bancaria con documentación consistente. El número de transacciones, la calidad de los registros originales, la complejidad de la nómina y la cantidad de trabajo de conciliación previo son factores importantes.

El resultado esperado debe ser un conjunto definido de períodos corregidos y una lista de los elementos pendientes, no una promesa no verificada de que todas las transacciones históricas se pueden completar de inmediato.

Una vez reconstruidos los registros, una rutina de contabilidad semanal o mensual puede evitar que se acumule otro retraso. Paper Trail ofrece Reparación de contabilidad para registros vencidos o incompletos y contabilidad continua para ayudar a mantener los libros después del proyecto de corrección.