Cuentas por pagar y por cobrar

Una entrada útil identifica al cliente o proveedor, la fecha del documento, la fecha de vencimiento, el importe y el número de referencia. La coherencia en los detalles ayuda a distinguir una nueva obligación de una copia de algo ya registrado. El documento justificativo también proporciona contexto cuando se cuestiona un saldo posteriormente.

El flujo de trabajo debe establecer quién emite las facturas a los clientes, quién registra las facturas de los proveedores y quién aprueba los cambios. Un registro solo se mantendrá actualizado si las personas involucradas saben dónde deben ir los nuevos documentos y las actualizaciones de pago.

El pago de un cliente debe reducir la factura que liquida. El pago de un proveedor debe reducir la factura correspondiente cuando esta ya se haya registrado. Si el pago se registra por separado sin establecer esa relación, el concepto original puede aparecer como impagado aunque el dinero se haya transferido.

Los pagos parciales, los depósitos, los créditos y los sobrepagos requieren especial atención. Su tratamiento depende del acuerdo subyacente y del método contable, por lo que no se debe reducir el saldo a cero sin comprender cuánto queda adeudado.

Un informe de antigüedad de saldos organiza los importes pendientes según el tiempo que llevan impagados o vencidos, de acuerdo con la configuración del informe. Ayuda a la empresa a identificar dónde se requiere seguimiento. Para que el informe sea útil, las fechas y las condiciones de pago deben ser precisas.

Un saldo antiguo indica la necesidad de investigar, pero no constituye una prueba automática de que un cliente no haya pagado. Un recibo no aplicado, un crédito faltante o una factura duplicada pueden generar la misma impresión.

Ejemplo ilustrativo: un cliente recibe una factura de $2,000 y paga $1,200. Al aplicar correctamente el pago, los registros muestran un saldo restante de $800. Registrar los $1,200 como ingresos no relacionados podría resultar en que la factura muestre un saldo pendiente de $2,000, distorsionando así el registro de ventas.

Se debe prestar la misma atención a las facturas de los proveedores. Cotejar los pagos y comprobar si hay algún crédito le da al propietario una base más clara para decidir qué se debe pagar realmente.

Los registros contables pueden facilitar el seguimiento de los clientes y la planificación de pagos a proveedores, pero mantenerlos no autoriza automáticamente a nadie a transferir fondos ni a contactar con los clientes. Cualquier aprobación de pago, envío de facturas o responsabilidad de cobro debe acordarse explícitamente.

Los saldos en disputa también requieren la participación del propietario. Un reembolso, una cancelación o un crédito deben reflejar una decisión comercial aprobada y el tratamiento contable adecuado. Eliminar un saldo antiguo simplemente por inconveniente puede ocultar un problema comercial sin resolver.

Conserve el registro de aprobación junto con la factura y la referencia de pago. Si se disputa una factura, registre el importe en cuestión y quién la resuelve, en lugar de considerarla aprobada para el pago. Concilie las confirmaciones de pago con el extracto bancario para que se distingan claramente los pagos autorizados, programados y liquidados.

Antes de ejecutar un pago, separe las facturas aprobadas de los elementos retenidos, los débitos automáticos programados y los créditos pendientes de aplicación. Incluya el número de factura, el beneficiario, el importe y la fecha de vencimiento en el registro de aprobación. De esta forma, la persona encargada de liberar los fondos podrá distinguir el pago previsto de un asiento contable pendiente.

Confirme los cambios en los datos bancarios del proveedor a través de un contacto establecido antes de actualizar las instrucciones de pago. El FBI recomienda verificar los cambios en los números de cuenta y los procedimientos de pago.Guarda esa confirmación junto con la aprobación del pago.

El resultado acordado puede incluir una lista actualizada de facturas y recibos pendientes, pagos y abonos aplicados, y excepciones claramente identificadas. Cuando se registran cuentas por cobrar y por pagar en el libro mayor, dichas listas deben revisarse en relación con los saldos de las cuentas correspondientes. Las diferencias pueden indicar un asiento fuera del flujo de trabajo normal de facturación o recibo.

Para una primera conversación, es útil saber si la mayor dificultad radica en el cobro de pagos a clientes, la organización de las facturas de proveedores o la comprensión de los saldos reales. Puedes describir estas necesidades sin revelar la identidad de los clientes ni los detalles de las facturas individuales durante la conversación en el sitio web.

El registro contable puede mostrar el importe original de la factura, los pagos aplicados, los créditos registrados y el saldo pendiente a la fecha del informe. Su empresa sigue siendo responsable de autorizar los pagos y tomar decisiones de cobro. Un registro actualizado proporciona a la persona encargada de estas decisiones una base más clara para revisar las fechas de vencimiento y dar seguimiento a los saldos pendientes.

Un mayor volumen de facturas de clientes y proveedores exige referencias consistentes, conciliación de pagos y una lista de excepciones organizada. Los informes de antigüedad de saldos ayudan a distinguir entre los saldos pendientes y los que requieren atención. Cuando varias personas proporcionan información de facturación o pago, es fundamental identificar quién confirma los créditos, resuelve las disputas de saldos y autoriza las actividades de pago o cobro.