Cuentas y facturación

Una factura solo es útil si se envía correctamente y se le da seguimiento. Una factura de proveedor requiere más que un lugar en una carpeta. Necesita un registro preciso, una fecha de vencimiento y un proceso de aprobación claro. Paper Trail integra todos estos elementos con registros organizados y un seguimiento constante.

• Facturación a clientes: Preparar y entregar las facturas a los clientes utilizando los datos aprobados y mantener un registro de lo facturado.
• Seguimiento de pagos: Realice un seguimiento de las facturas impagadas, supervise los importes pendientes y envíe los recordatorios correspondientes según un calendario acordado.
• Gestión de facturas de proveedores: Reciba y organice las facturas de los proveedores, registre los importes y las fechas de vencimiento, y mantenga visibles las obligaciones pendientes.
• Coordinación de pagos: Prepare los pagos a proveedores para su revisión y aprobación, de modo que su equipo pueda decidir qué se paga y cuándo.
• Informes de cuentas y facturación: Proporcione resúmenes organizados de las facturas de clientes impagadas, las facturas de proveedores pendientes y los elementos que requieren atención.

Paper Trail se encarga de la preparación, organización, seguimiento y comunicación dentro del alcance del servicio acordado. Su empresa conserva el control de su dinero. No realizamos pagos a proveedores, transferencias de fondos ni aprobamos gastos en su nombre. Los pagos a proveedores se preparan para su revisión y aprobación.

Nuestros planes Básico, Plus y Pro incluyen los mismos servicios básicos de Contabilidad y Facturación. La diferencia radica en la cantidad de facturas de clientes y proveedores que se procesan mensualmente. Las empresas con mayor volumen de transacciones o procesos especializados pueden solicitar un presupuesto para el plan Enterprise.

Comenzamos identificando dónde llegan las instrucciones de facturación de los clientes y las facturas de los proveedores, qué sistema almacena los registros y quién está autorizado para aprobar los cambios. Su equipo identifica a las personas responsables de las decisiones de facturación y la aprobación de pagos. El alcance acordado establece qué pasos administrativos gestiona Paper Trail .

Un traspaso de información útil incluye listas de clientes y proveedores, condiciones de facturación, partidas pendientes y el proceso de aprobación vigente. Los detalles faltantes se comunican a la persona de contacto designada, en lugar de basarse en suposiciones.

La información de facturación aprobada proporciona el cliente, la descripción, el importe y las condiciones. La preparación y el envío de la factura generan un registro de lo facturado. El seguimiento del estado del pago permite distinguir entre las facturas pendientes y las que se han liquidado parcial o totalmente.

Cuando sea necesario un recordatorio, la comunicación se realizará según el calendario y las instrucciones acordadas. Si tiene alguna pregunta sobre precios, un servicio en disputa o una solicitud de concesión, su empresa tomará una decisión.

Una factura de proveedor requiere un proveedor identificable, una referencia de factura, el importe y la fecha de vencimiento. Organizamos estos detalles para que las facturas recibidas se distingan de las que están pendientes de aclaración o aprobación. Si hay una posible duplicación, esta permanecerá visible como una pregunta hasta que su equipo confirme su estado.

La preparación del pago sigue el flujo de trabajo aprobado. El registro identifica qué se ha preparado, qué aprobaciones se requieren y qué confirmaciones se han proporcionado. La preparación no autoriza a Paper Trail a liberar los fondos.

Tu equipo proporciona las instrucciones de facturación aprobadas para los clientes, las facturas de los proveedores, las condiciones de pago y los nombres de los revisores autorizados. Los cambios en los datos de los clientes, los créditos, los importes en disputa o la información de los proveedores requieren una instrucción clara de la persona responsable de dicha decisión.

Utilice el procedimiento de documentación acordado para respaldar sus registros. No envíe contraseñas bancarias ni accesos a cuentas sin restricciones. Podemos identificar la información faltante sin necesidad de que comparta sus credenciales de inicio de sesión en un mensaje ordinario.

Un resumen de saldos pendientes resulta útil cuando cada importe puede vincularse a su factura o recibo correspondiente. El registro administrativo permite distinguir entre una factura impagada, una factura pagada parcialmente, un recibo pendiente de aprobación y un elemento que requiere más información.

Estos resúmenes muestran el trabajo que requiere atención dentro del alcance del servicio acordado. No reemplazan los estados financieros conciliados. El departamento de Contabilidad Mensual mantiene esos registros financieros, mientras que el departamento de Cuentas y Facturación gestiona el flujo de trabajo administrativo activo.

Un cliente puede cuestionar una factura, un proveedor puede enviar una factura revisada o puede llegar una confirmación de pago sin una referencia clara. Identificamos el problema y comunicamos lo que se necesita para que el registro administrativo no oculte la incertidumbre.

Su empresa toma la decisión final sobre la validez, los ajustes, las concesiones y la autorización de pago. Paper Trail organiza la información de respaldo y registra las instrucciones recibidas dentro del proceso acordado. No se garantiza ningún resultado de pago o cobro.