مسك الدفاتر في نهاية العام

لا تستخدم جميع الشركات نفس تاريخ نهاية السنة المالية، وقد يتغير التقرير عند إعداده وفقًا لأساس محاسبي مختلف. تبدأ المراجعة بتأكيد الفترة والنهج المتبع في تسجيل الأنشطة. وهذا يجعل تقارير نهاية السنة المالية قابلة للمقارنة مع الفترات السابقة، ومفيدة للشخص الذي يُعدّ الإقرار الضريبي.

يُسجّل كلٌّ من نظام المحاسبة النقدية ونظام المحاسبة على أساس الاستحقاق الإيرادات والمصروفات في أوقات مختلفة. ينبغي أن يتبع إقفال الحسابات النهج المتبع في العمل التجاري وأي تعليمات محاسبية، بدلاً من تغيير الأساليب لتحقيق نتيجة مرغوبة.

يجب متابعة الحسابات المصرفية وحسابات بطاقات الائتمان حتى تاريخ الإغلاق، بالإضافة إلى أي حساب تجاري تم فتحه أو إغلاقه خلال العام. ويمكن أن تساعد أرصدة القروض، وأرصدة منصات الدفع، والتحويلات في تفسير الأنشطة التي لا تظهر بوضوح من الحساب الجاري الرئيسي وحده.

ينبغي أن تحدد المراجعة البيانات المفقودة والتسويات غير المكتملة قبل إصدار التقارير النهائية. قد يبدو تقرير الأرباح والخسائر مثالياً، بينما قد يُغفل حساب غير مكتمل أنشطة مهمة خلال السنة المالية.

قد تؤثر فواتير العملاء والموردين غير المدفوعة على سجلات الإغلاق، وذلك بحسب طريقة مسك الدفاتر المتبعة في الشركة. ويمكن أن تؤدي الاعتمادات القديمة والفواتير المكررة والمدفوعات غير المسجلة إلى تشويه هذه السجلات. لذا، تساعد مراجعتها على التمييز بين الرصيد المستحق الحقيقي ومشاكل حفظ السجلات.

قد تتطلب عمليات شراء المعدات الكبيرة، ومعلومات المخزون عند الاقتضاء، ومعاملات المالك مراجعة. أما القرارات المتعلقة بالاستهلاك، والمعاملة الضريبية، والتسويات المتخصصة، فتقع على عاتق المحاسب أو خبير الضرائب المختص، استنادًا إلى الحقائق المسجلة في الدفاتر.

مثال توضيحي: ترسل شركة خدمات فاتورة في ديسمبر وتستلم الدفعة في يناير. تُبيّن الفاتورة والإيداع البنكي أحداثًا مترابطة في فترات زمنية مختلفة. يعتمد تأثيرهما على الدخل السنوي على الأساس المحاسبي والمعالجة المُطبقة، لذا فإن تصنيف إيداع يناير ببساطة على أنه عملية بيع جديدة قد يُسبب التباسًا.

تضمن المراجعة الدقيقة الحفاظ على الترابط واستخدام إعدادات التقرير الصحيحة. وبذلك، يستطيع المالك ومحاسب الضرائب فهم السنة المعروضة بدلاً من التوفيق بين ملخصين متناقضين.

يمكن أن تتضمن حزمة نهاية العام التقارير المالية المتفق عليها، ومعلومات التسوية، وقائمة بالبنود التي تتطلب مساهمة المالك أو المحاسب. يجب أن توضح القائمة ما هو مفقود، والفترة التي يؤثر عليها، وكيفية حله. هذا يجعل العمل المتبقي محددًا بدلًا من ترك شخص ما يبحث في الملف بأكمله.

بعد تقديم التعديلات المحاسبية، ينبغي الاحتفاظ بالشرح الداعم لأي تحديثات محاسبية متفق عليها. كما أن الاحتفاظ بسجل واضح للتقارير النهائية يُسهّل التمييز بين النسخة النهائية والمسودات.

قسّم البيانات المُسلّمة حسب الفترة المحاسبية والحساب، مع إرفاق التسويات والمستندات الداعمة بجانب الأرصدة التي توضحها. أدرج نسخة التقارير المُقدّمة حتى تُشير الأسئلة اللاحقة إلى الأرقام نفسها.

افصل الأعمال المنجزة عن البنود التي تنتظر رد المالك أو قرارًا من متخصص ضرائب. يجب أن تظل عمليات شراء الأصول والقروض القائمة وأرصدة العملاء غير المسددة ظاهرة مع توفير الأدلة لكل بند.

تُصبح الأرصدة الختامية نقطة انطلاق للفترة التالية. لا تختفي الفروقات غير المبررة مع تغير التقويم، وقد تستمر أنشطة المالك غير المُعالجة أو المدفوعات المُكررة في التأثير على التقارير اللاحقة. يُقلل الإغلاق المُدروس من الحاجة إلى إعادة النظر في نفس المسائل بعد أشهر.

تُتيح عملية مسك الدفاتر في نهاية العام فرصةً لتحسين إجراءات العمل للعام المقبل. إذ يُمكن معالجة أي نقص متكرر في المستندات، أو عدم اتساق تصنيفات المصروفات، أو عدم اكتمال عملية الدفع، بينما لا تزال المشكلة واضحة. والهدف هو الحصول على سجل أكثر وضوحًا، وليس مجرد ملف مُصنّف على أنه نهائي.

تُسهّل عملية تسليم التقارير تحديد التاريخ الذي يغطيه كل تقرير، والحسابات المشمولة، وأي أرصدة لا تزال بحاجة إلى مراجعة. وتبقى الفواتير المفتوحة، والفواتير غير المدفوعة، وفروقات الحسابات المستحقة ظاهرة. وعندما يُقدّم لك مُختصّ الضرائب قيود التسوية، يُمكن تتبّع أثرها في سجلات المحاسبة، بحيث يبقى إقفال السنة المالية مرتبطًا بالسنة التالية.