التحقق من رصيد بطاقة ائتمان سلبي
قد يُمثل الرصيد السالب في بطاقة الائتمان في برامج المحاسبة رصيدًا دائنًا حقيقيًا، أو خطأً في طريقة العرض، أو خطأً في التسجيل. ابدأ بالتحقق من كيفية عرض البرنامج لالتزامات بطاقة الائتمان، وقارن الرصيد بكشف حساب البطاقة لنفس التاريخ. لا تفترض أن علامة السالب تعني دائمًا أن الشركة مدينة.
تحقق مما إذا كان مُصدر البطاقة مدينًا للشركة
قد يؤدي دفع مبلغ زائد أو استرداد مبلغ إلى إنشاء رصيد دائن لدى جهة إصدار البطاقة. في هذه الحالة، يجب أن تُظهر السجلات الرصيد الدائن الفعلي ومصدره. يُعدّ استرداد المبلغ بعد سداد الفاتورة بالكامل أحد التفسيرات الشائعة. احتفظ بكشف الحساب واربط عملية الاسترداد بعملية الشراء الأصلية إن أمكن.
التحقيق في الرسوم المفقودة والمدفوعات المكررة
إذا تم استيراد المدفوعات دون استيراد المشتريات، فقد تظهر في السجلات رصيد دائن غير حقيقي. ويمكن أن يؤدي تكرار عملية الدفع بالبطاقة إلى نفس النتيجة. تحقق أيضًا من الرصيد الافتتاحي وما إذا كانت البطاقة مُهيأة كنوع الحساب الصحيح. قارن سجل المعاملات قبل إجراء أي تعديل على الفئة أو الرصيد.
قم بتسوية كامل فترة البيان
استخدم الرصيد الافتتاحي، والمشتريات، والائتمانات، والرسوم، والمدفوعات في كشف الحساب لتوضيح المبلغ النهائي. يجب أن يتطابق سداد البنك مع انخفاض رصيد البطاقة، بدلاً من إنشاء مصروف ثانٍ لمشتريات مسجلة مسبقًا. بعد تصحيح أي خطأ، راجع كلًا من البطاقة والحساب البنكي. إذا كان كشف الحساب نفسه غير واضح أو محل نزاع، فحلّ هذه المشكلة مع الجهة المصدرة مع الاحتفاظ بالأدلة المحاسبية.