مطابقة الحسابات البنكية عندما لا تتطابق سجلاتك

قد لا يكون الشيك المُسجّل في الدفاتر قد تمّ صرفه من البنك بعد. وقد يصل الإيداع المُسجّل بعد تاريخ إغلاق كشف الحساب. كما قد يختلف الرصيد المتاح في البنك عن الرصيد المُعلن في كشف الحساب. لذا، يُنصح بمقارنة تاريخ إغلاق كشف الحساب مع الدفاتر في ذلك التاريخ، بدلاً من مقارنة شاشة البنك الحالية مع تقرير مالي سابق.

تُعزى الاختلافات عادةً إلى الرسوم المصرفية والفوائد والمعاملات اليدوية ونقص بيانات الاستيراد. يمكن إدخال دفعة العميل مرة واحدة يدويًا ومرة أخرى من خلال... بيانات البنكقد يتم تسجيل عملية التحويل في حساب خاطئ. راجع الرصيد الافتتاحي وآخر تسوية مكتملة لتحديد متى ظهر الفرق لأول مرة.

طابق قيود كشوف الحسابات مع الدفاتر، وحدد البنود غير المسددة، ووثّق التصحيحات المدعومة. لا تُدخل أي تعديل غير مُبرر على المصروفات أو الإيرادات لمجرد جعل الفرق صفرًا. تُشير إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية إلى أن التسوية الشهرية وسيلة لتحديد الأخطاء ومحاسبة الرسوم المصرفية والمعاملات غير المسددة. يجب أن يُبين التقرير النهائي سبب صحة الرصيد، وما إذا كان هناك أي شيء لا يزال قيد التنفيذ.

قد يعرض البنك رصيدًا متاحًا يتضمن عمليات حجز أو معاملات معلقة. بينما يُظهر رصيد الإقفال في كشف الحساب تاريخًا مختلفًا. وقد يتضمن سجل المحاسبة شيكات صادرة بالفعل ولكن لم تُصرف بعد. قبل التحقق من أي اختلاف، حدد حساب كشف الحساب وتاريخ الإقفال والرصيد المطلوب مطابقته بدقة.

على سبيل المثال، إذا أغلق كشف الحساب عند 10,000 دولار، بينما تُظهر السجلات 9,500 دولار، وذلك بسبب عدم صرف شيك مدعوم بقيمة 500 دولار، فقد يُفسر هذا الشيك غير المصروف الفرق. ولا يعني هذا بالضرورة وجود خطأ في أي من السجلين. إذا بقي الشيك غير مصروف لفترة طويلة بشكل غير معتاد، يُنصح بالتحقق من وضعه بدلاً من ترحيله إلى أجل غير مسمى.

ابدأ بآخر عملية مطابقة مكتملة وتأكد من تطابق رصيدها الختامي مع الرصيد الافتتاحي للفترة التالية. ثم قارن الإيداعات والسحوبات مع كشف الحساب. حدد البنود المستحقة الصحيحة بشكل منفصل عن الرسوم المفقودة، والقيود المكررة، والمبالغ غير الصحيحة، والمدفوعات المخصصة لحساب آخر.

قد يكون للمعاملة المستوردة بالفعل فاتورة أو دفعة مطابقة في السجلات. إضافة هذه المعاملة مرة أخرى تُسبب مشكلة في التسجيل بدلاً من إتمام عملية المطابقة. راجع السجلات المرتبطة قبل حذف أي شيء، لأن حذف دفعة قد يُغير رصيد الفاتورة أو الدفعة.

يجب أن يربط التطابق النهائي بين رصيد كشف الحساب، والبنود غير المسددة المدعومة، ورصيد المحاسبة. احفظ التقرير وملاحظات التصحيح الداعمة لضمان وجود نقطة بداية موثوقة للشهر التالي. في حال حدوث تغيير في قيد مُطابق سابق، حدد الفترات المتأثرة قبل اعتبار الفرق الحالي مشكلة جديدة.

إنّ عدم وجود فرق في المبلغ وحده لا يُعدّ دليلاً على صحة جميع المعاملات الأساسية. فقد يُلغي خطأان بعضهما، أو قد يُخفي تعديل غير مُبرّر السبب. لذا، يُنصح بإجراء مراجعة دقيقة للمعاملة والحفاظ على تفسيرها بدلاً من الاكتفاء بمطابقة المجموع فقط.