تحكم في المعاملات غير المصنفة

تتطلب بعض المعاملات إيصالاً أو شرحاً للغرض التجاري. بينما تُعدّ معاملات أخرى بنوداً متكررة مألوفة تفتقر ببساطة إلى تصنيف ثابت. راجع نموذجاً للتمييز بين النوعين. قد يتطلب دفع مستحقات المعالج تقرير مبيعات، في حين قد يتطلب الاشتراك المتكرر قاعدة تصنيف موثقة ومراجعة دورية.

رتب المعاملات حسب التاجر، والحساب، والمبلغ، ونوع النشاط. يتيح هذا غالبًا حل عدة معاملات مترابطة بإجابة واحدة من المالك. افصل التحويلات، ومعاملات القروض، ومعاملات المالك عن عمليات الشراء والبيع العادية. لا تفترض أن المعاملة الصادرة مصروف أو أن المعاملة الواردة إيراد عميل.

استخدم مراجعة دورية قصيرة لجمع المستندات المفقودة وتوضيح البنود غير المألوفة بينما لا تزال العملية عالقة في الذاكرة. يمكن أن تساعد الأتمتة في الحفاظ على الأنماط الثابتة، ولكن يجب التحقق من القواعد عند تغيير الموردين أو المبالغ أو استخدامات العمل. احتفظ بقائمة واضحة بالبنود غير المحلولة ومن سيجيب عليها. هذا يجعل التقارير مفهومة ويقلل من حجم العمل غير المؤكد في تصنيف البيانات الذي يُحال إلى مُعدّ الضرائب في نهاية العام.