المستندات التي يجب إعدادها قبل توظيف محاسب

حدد المنتجات أو الخدمات التي تبيعها، وكيفية دفع العملاء، والحسابات التي تستخدمها للمصروفات. دوّن بيانات معالجات الدفع، والمبيعات النقدية، وفواتير العملاء، والمخزون، أو القروض عند الاقتضاء. عدد الحسابات مهم، لكن العلاقات بينها غالبًا ما توضح التعقيد الحقيقي.

اجمع التقارير المالية الحديثة، وسجلات المطابقة، وعددًا تقريبيًا للأشهر غير المكتملة. إذا لم تكن متأكدًا من اكتمال شهر ما، فاذكر ذلك. اذكر المشكلات المعروفة مثل الإدخالات المكررة، والنفقات الشخصية المختلطة، والإيصالات المفقودة، أو الأرصدة غير المبررة. تساعد هذه التفاصيل في التمييز بين مشروع الإصلاح والحسابات الجارية. مسك الدفاتر الشهرية.

حدد ما إذا كانت حاجتك المُلحة هي سجلات حديثة، أو تقارير مُصححة، أو تسليم ضرائب مُنظم، أو عملية دورية. دوّن أي مواعيد نهائية مهمة، وما إذا كان مُعدّ الضرائب مُشاركًا بالفعل. قبل منح الوصول، اتفق على نطاق العمل، وملكية السجلات، ومشاركة المستندات، ومن يُصرّح بإجراء التغييرات. تُتيح لك صورة واضحة في البداية تخطيط الخدمة بما يُناسب أعمالك، دون الحاجة إلى خبرة محاسبية أو ملف مُنظم بدقة.

بعد الاتفاق على نطاق العمل وطريقة مشاركة المستندات، اجمع سجلات الحسابات والفترات قيد المراجعة. يُعدّ الحصول على كشوف حسابات كاملة أكثر فائدة من الحصول على لقطات شاشة غير ذات صلة. حدد المستندات غير المتوفرة حتى يُؤخذ غيابها في الاعتبار عند التخطيط للعمل.

• كشوفات الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان، بما في ذلك الحسابات المغلقة المستخدمة خلال الفترة.
• تقارير معالجة المبيعات والمدفوعات، وفواتير العملاء والأرصدة المستحقة.
• فواتير الموردين، والإيصالات، وسجلات المدفوعات أو الاعتمادات.
• بيانات القروض ووثائق شراء المعدات الداعمة عند الاقتضاء.
• التقارير المالية الحالية وسجلات التسوية المكتملة.
• قائمة طلبات مُعدّ الضرائب أو قيود التسوية المعتمدة، عند الاقتضاء.

إذا كان شخص آخر مسؤولاً عن مسك الدفاتر، فحدد الفترة الأخيرة التي أكملها ورتب عملية تسليم منظمة. احتفظ بنسخ من التقارير والتسويات والتعديلات الموثقة. تأكد من أن شركتك تتحكم في ملفها المحاسبي وأن الوصول إليه متاح من خلال صلاحيات المستخدمين المعتمدة في البرنامج.

يُعدّ تغيير مقدّم الخدمة فرصةً لتوضيح المسؤوليات، وليس سببًا للتخلي عن سجلات موثوقة. تجنّب إدخال البيانات المتداخلة بالاتفاق على موعد انتهاء الإجراء السابق وبدء الإجراء الجديد. قد تتطلب التصحيحات السابقة مراجعةً منفصلةً إذا كانت تؤثر على الأرصدة أو التقارير التي يستخدمها محاسبك بالفعل.

لا يحتاج المالك إلى معرفة جميع المصطلحات المحاسبية. يكفي وصف رصيد غير مبرر، أو فترة غير مكتملة، أو تقرير لم يصل، فهذا يوفر نقطة انطلاق عملية للمراجعة. تساعد السجلات المتاحة بعد ذلك في تحديد ما إذا كان العمل تصحيحًا محدودًا، أو مشروعًا لتعويض النقص، أو دعمًا شهريًا مستمرًا.

يُفضّل الاحتفاظ بسجلات مفصلة في قناة المستندات المتفق عليها بدلاً من إجراء محادثة أولية عبر الموقع الإلكتروني. يمكن مناقشة النطاق الأولي باستخدام اسم البرنامج، والعدد التقريبي للحسابات، والفترة الزمنية المعنية، والنتيجة المرجوة. هذا يكفي لبدء التخطيط دون الحاجة إلى مشاركة بيانات اعتماد الحسابات أو إرسال مستندات مالية قبل بدء العملية.