أنشئ نموذج تسليم شهري يمكن لمحاسبك استخدامه
قدّم كشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان، والإيصالات، وفواتير العملاء، وفواتير الموردين، وتقارير معالج الدفع، وتوضيحات للمعاملات التجارية غير الواضحة شهريًا. أضف سجلات أخرى ذات صلة، مثل كشوفات القروض أو ملخصات الرواتب، عندما تكون جزءًا من نطاق مسك الدفاتر المتفق عليه. يجب أن تعكس قائمة التحقق كيفية استلام شركتك للأموال وإنفاقها.
توفير تغطية كاملة للحساب
قدّم كشوفات لجميع الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان ذات الصلة، بالإضافة إلى سجلات القروض وأنظمة الدفع عند الحاجة. اذكر أي حسابات جديدة أو مغلقة. يمكن لبرنامج الربط استيراد المعاملات دون توفير فترة كشف حساب كاملة، لذا لا تفترض أن التغذية النشطة تغني عن كشوفات الحساب الشهرية المطلوبة للمطابقة.
اشرح ما لا يمكن لوصف المعاملة أن يوضحه
احتفظ بالفواتير والإيصالات التي تُحدد المشتريات، مع توضيح الغرض التجاري منها إن لم يكن واضحًا. سجّل أي إيداعات أو مبالغ مستردة أو مساهمات من المالك أو مشتريات شخصية أو اقتناء معدات غير معتادة. إذا كان الدفع مرتبطًا بفواتير متعددة أو أنواع إنفاق مختلفة، فقدّم تفاصيل كافية لتخصيصه بشكل صحيح. تُسهم التوضيحات في الوقت المناسب في منع تراكم المعاملات غير الواضحة.
اتفقوا على روتين آمن وقابل للتكرار
استخدم آلية مشاركة المستندات المعتمدة ومستوى الوصول الذي يحتاجه محاسبك. لا تُرسل كلمات مرور الحسابات أو المستندات الحساسة عبر محادثة على موقع إلكتروني عام. حدد موعدًا نهائيًا شهريًا لتقديم المستندات، وحدد الشخص المسؤول عن الرد على طلبات المتابعة. تضمن آلية التقديم المنتظمة أن يكون تاريخ الإبلاغ أكثر قابلية للتنبؤ، وتقلل الحاجة إلى إعادة بناء المعاملات من الذاكرة بعد أشهر. تؤكد مصلحة الضرائب الأمريكية على أهمية الاحتفاظ بالسجلات الداعمة لكل من الإيرادات والمصروفات.