راجع التقارير الشهرية قبل الموافقة عليها
قبل الموافقة على التقارير الشهرية، تحقق من الفترة الزمنية، والأساس المحاسبي، واكتمال السجلات الأساسية. ثم راجع التغييرات الجوهرية والأرصدة غير الاعتيادية. يجب أن تعني الموافقة فهمك للتقارير ومعرفة البنود التي لم تُحل، إن وجدت، بدلاً من مجرد قبول المجاميع.
تأكد من محتوى التقارير
تحقق من اسم الشركة، والتواريخ، وما إذا كانت التقارير تعتمد على أساس نقدي أم على أساس الاستحقاق. استفسر عما إذا كانت جميع الحسابات المصرفية وحسابات البطاقات وحسابات الدفع المتفق عليها مُدرجة ومُطابقة. قد يؤدي إغفال حساب أو عدم اكتمال البيانات إلى تغيير الصورة بشكل كبير. تأكد من أن التقارير هي أحدث نسخة إذا تم إجراء أي تعديلات بعد المسودة الأولى.
قارن النتائج بما حدث في العمل
انظر إلى التغيرات الكبيرة في المبيعات، والمصروفات غير الاعتيادية، والمدفوعات التي كنت تتوقعها. تعمّق في دراسة الفئات غير المألوفة بدلاً من الموافقة على إجمالي غير مُفسّر. قارن بين الفترات المتشابهة، مع الأخذ في الاعتبار أن مشروعًا موسميًا أو فاتورة تأمين سنوية قد تُحدث فرقًا منطقيًا. اطلب التفاصيل الداعمة عندما لا يتوافق التقرير مع فهمك للعمليات.
مراجعة الالتزامات والقرارات المعلقة
راجع الفواتير المتأخرة، والفواتير غير المدفوعة، وديون البطاقات، والقروض عند الاقتضاء. استفسر عما إذا كانت أي أرصدة تقديرية أم تعتمد على معلومات غير مكتملة. تأكد من معاملات المالك والمشتريات الكبيرة مع الشخص المسؤول عنها. احتفظ بسجل مختصر للأسئلة التي تم حلها وأي شيء لا يزال معلقًا. هذا يُنشئ سجل مراجعة مفيدًا ويساعد على فهم التغييرات اللاحقة على الشهر المكتمل.