احتفظ بالتقارير التي تشرح عامك
احتفظ ببيان الأرباح والخسائر النهائي، والميزانية العمومية، وتقارير التسوية، وسجلات المعاملات التفصيلية، والجداول الداعمة ذات الصلة في نهاية السنة المالية. أدرج الذمم المدينة، والذمم الدائنة، والقروض، والأصول، ونشاط المالكين عند الاقتضاء. احتفظ بالنسخ المعتمدة وأي تعديلات لاحقة لتوضيح الأرصدة المُبلغ عنها.
احفظ التقارير النهائية مع إعداداتها.
احتفظ بـ بيان الأرباح والخسائرالميزانية العمومية وأي تقرير للتدفقات النقدية تستخدمه الشركة. سجّل نطاق التاريخ، وأساس إعداد التقارير، وتاريخ الإعداد، لضمان استخدام نفس الإعدادات في المقارنات اللاحقة. يمكن أن تساعد تقارير المقارنة الشهرية في تفسير النشاط الموسمي الذي لا يظهر ضمن الإجمالي السنوي.
حافظ على التفاصيل الكامنة وراء الموازين
احفظ ميزان المراجعة، دفتر الأستاذ العام، والملف المكتمل. تسوية الحسابات المصرفية والبطاقات التقارير. عند الاقتضاء، احتفظ بسجلات أعمار الذمم المدينة والمدفوعة، وأرصدة القروض، وتفاصيل الأصول الثابتة، ومعلومات المخزون، وملخصات الرواتب. تساعد هذه الجداول الداعمة في توضيح سبب وجود رصيد في نهاية العام، وما إذا كان يتطابق مع السجلات الخارجية.
احتفظ بالنسخة النهائية بعد إجراء التعديلات.
قد تختلف التقارير المُعدة قبل اعتماد مُعدّ الضرائب للقيود النهائية عن السجلات. لذا، يُنصح بحفظ تعليمات التعديل ومجموعة التقارير النهائية بوضوح بعد إدخال التغييرات. يُفضل تصدير البيانات المهمة بصيغ يسهل الوصول إليها بدلاً من الاعتماد كلياً على برامج متخصصة لاحقاً. تختلف متطلبات الاحتفاظ بالبيانات باختلاف المستند والظروف، لذا يُنصح بالتنسيق مع مُختص الضرائب لوضع سياسة لحفظ السجلات. يُسهّل الأرشيف الدائم حل أي استفسارات أو عمليات نقل أو مقارنات لاحقة.