اجعل مراجعتك الشهرية للحسابات ذات قيمة
أثناء مراجعة الحسابات، اسأل عن التغييرات، وما تبقى من مسائل عالقة، وماذا تعني التقارير للشركة. أهم الأسئلة هي تلك التي تربط المجاميع المُبلغ عنها بالمعاملات التي تقف وراءها. ابدأ بالتأكد من تواريخ إعداد التقارير، والأساس المحاسبي، وما إذا كانت جميع الحسابات المتفق عليها قد تمت مطابقتها.
اسأل عن سبب تحرك الأرقام المهمة
إذا طرأ تغيير كبير على الإيرادات أو المصروفات، فاسأل عن العملاء أو المشاريع أو الفئات التي تُفسر هذا التغيير. قارن فترات زمنية متماثلة وأساس محاسبي ثابت. استفسر عما إذا كانت التكلفة الكبيرة متكررة، أو غير اعتيادية، أو ناتجة عن عامل التوقيت. هذا يجعل النقاش أكثر فائدة من مجرد الإشارة إلى أن شهرًا ما كان أفضل أو أسوأ.
اسأل عن الأرصدة التي تحتاج إلى إجراء.
راجع فواتير العملاء المتأخرة، وفواتير الموردين غير المدفوعة، والائتمانات غير المبررة، والمعاملات القديمة غير المسددة، إن وجدت. استفسر عما إذا كان رصيد القرض أو البطاقة يتطابق مع كشف حساب المورّد. يمكن أن يكون التقرير متوازنًا حسابيًا مع احتوائه على معاملات تحتاج إلى تحقيق أو قرار من المالك.
ارحل بمسؤوليات واضحة
حدد الإيصالات المفقودة، والبنود المتنازع عليها، وأي استفسارات موجهة إلى مُعدّ الضرائب. اتفق مع الشخص المسؤول عن تقديم كل مستند أو الموافقة على كل تصحيح، وموعد الحاجة إليه. في حال حدوث تغيير في الشهر السابق، اطلب توضيحًا وتقارير مُحدّثة. يُفضّل أن تكون المراجعة عبارة عن حوار عمل دوري، بمعلومات متسقة وقائمة مختصرة من القرارات، بدلاً من عرض أرقام لا تُستخدم لاحقًا.