الأموال التي تدين بها والأموال المستحقة لك

عند تتبع الفواتير، يجب ربط مدفوعات العملاء بالفاتورة الصحيحة. كما تؤثر الخصومات والمدفوعات الجزئية والمبالغ المستردة على المبلغ المتبقي المستحق. يُصنّف تقرير أعمار الديون المبالغ غير المدفوعة حسب مدة استحقاقها، مما يساعدك على التمييز بين الفواتير الحديثة والأرصدة المتأخرة التي تحتاج إلى تحقيق أو متابعة من العملاء.

يجب أن تتضمن الفواتير اسم المورّد، والمبلغ، والتاريخ، وشروط الدفع. تُخصم المدفوعات من الالتزامات المسجلة. قد يؤدي إدخال دفعة كمصروف جديد مع ترك الفاتورة مفتوحة إلى تضخيم التكاليف وإظهار المورّد وكأنه لم يسدد. تتطلب أرصدة المورّد والفواتير المكررة عناية مماثلة لضمان أن تعكس قائمة المستحقات المبالغ الفعلية المتبقية.

في المحاسبة على أساس الاستحقاق، تُساعد حسابات القبض والدفع على ربط الإيرادات والتكاليف بالفترات التي تحققت فيها أو تكبدت. تُسجل التقارير المالية على أساس النقد الإيرادات والمصروفات عند استلامها أو دفعها، وفقًا للقواعد المعمول بها، ولكن يظل تتبع الفواتير التشغيلية مفيدًا. استفسر عن الأساس المستخدم في التقرير قبل تفسير المجاميع. يُفيد التخطيط النقدي من معرفة كل من الجهة التي يجب أن تدفع لك والجهة التي تتوقع أن تدفع لها.