تصحيح فاتورة مورد تم دفعها مرتين

قارن كشوفات الحساب البنكي أو كشوفات البطاقة مع مراجع الفواتير والمدفوعات. لا يُثبت وجود سجلين في البرنامج حدوث دفعتين. قد تُمثل عملية دفع مُدخلة يدويًا ومعاملة مُنزّلة نفس عملية السحب البنكي. إذا كانت هناك عملية سحب واحدة فقط، فإن التصحيح يُعد تصحيحًا لسجل مُكرر، وليس طلبًا لاسترداد الأموال.

إذا تمت تسوية كلا الدفعتين، اترك الفاتورة الأصلية كما هي، وحدد المبلغ الزائد مع البائع. تأكد مما إذا كان سيتم رد المبلغ أو إضافته كرصيد إلى فاتورة لاحقة. احتفظ برد البائع ومراجع الدفع ذات الصلة حتى تتمكن من متابعة الرصيد حتى يتم حله.

عند استلام مبلغ مسترد، قم بمطابقته مع المبلغ المدفوع بالزيادة المسجل بدلاً من اعتباره تلقائيًا إيراد مبيعات جديد. عند استخدام رصيد، وثّق الفاتورة اللاحقة التي تم تخفيضها. يجب أن تبقى التكلفة الأصلية قابلة للتتبع إلى عملية الشراء الفعلية. تساعد مراجعة كشوفات الموردين ومطابقة الفواتير قبل الدفع على كشف التكرارات مبكرًا، وتحافظ على تقارير المدفوعات مفيدة لتحديد المبالغ التي لا تزال بحاجة إلى الدفع.