تتبع المصروفات غير المتوقعة في تقاريرك الشهرية
ينبغي تتبع أي مصروف كبير غير متوقع إلى المعاملة الأصلية قبل تقييم أداء الشهر. قد يكون هذا المصروف تكلفة مشروعة، أو مكررة، أو خطأ في التوقيت، أو دفعة يجب إدراجها في الميزانية العمومية. يُظهر إجمالي التقرير مكان التحقق، وليس التفسير بحد ذاته.
افتح الفئة واطلع على التفاصيل
تحقق من المورّد والمبلغ والتاريخ والفاتورة المرفقة. قارن العملية مع سجل البنك أو البطاقة وأي فاتورة مسجلة مسبقًا. قد يؤدي إدخال دفعة كمصروف جديد إلى تكرار فاتورة مسجلة. كما قد يؤدي التجديد السنوي إلى ارتفاع متوقع في المبلغ، حتى وإن بدا غير معتاد مقارنةً بشهر عادي.
حدد ما إذا كان التصنيف مناسبًا
تُعدّ المعدات، وأصل القرض، وسحوبات المالك، والتحويلات أمثلة شائعة على التدفقات النقدية الخارجة التي قد لا تُصنّف ضمن المصاريف التشغيلية العادية. يجب توزيع بعض التكاليف المدفوعة مُسبقًا على فترات زمنية مُختلفة، وذلك وفقًا للأساس المحاسبي والقواعد المُطبّقة. ينبغي تحديد المعاملة الضريبية من قِبل مُختصّ ضرائب، وليس استنتاجها من اسم التاجر أو قيمة المبلغ المدفوع.
اشرح الأثر التجاري بعد التحقق من الدقة
إذا كان المصروف صحيحًا، قارنه بالفائدة أو النشاط ذي الصلة. قد يتطلب مشروع ما موادًا قبل أن يدفع العميل، أو قد يؤدي قرار التوسع إلى زيادة النفقات العامة قبل تحقيق المبيعات. لاحظ ما إذا كانت التكلفة متكررة أم غير اعتيادية، وكيف تؤثر على السيولة النقدية المتاحة. هذا يفصل بين تصحيح محاسبي وقرار تجاري يتعلق بالإنفاق أو التسعير أو التوقيت.