تم تسجيل المعاملات الصحيحة في السنة الخاطئة
قد يؤدي إدخال معاملة في سنة خاطئة إلى تغيير الإيرادات أو المصروفات أو الأرصدة بين الفترات المحاسبية. لذا، يُرجى مراجعة المستندات الأساسية وطريقة المحاسبة قبل تغيير التاريخ. ولا يُعد تاريخ القيد المصرفي وحده كافيًا لتحديد السنة الصحيحة دائمًا، خاصةً عند تطبيق أساس الاستحقاق المحاسبي أو قواعد ضريبية خاصة.
حدد التاريخ الذي يمثله الإدخال
قد تختلف تواريخ الفاتورة، والخدمة، والدفع، والتسوية المصرفية. يركز المحاسبة النقدية عمومًا على الاستلام والدفع، بينما يركز المحاسبة على أساس الاستحقاق عمومًا على تحقيق الإيرادات وتحمل التكاليف. يشرح منشور مصلحة الضرائب الأمريكية رقم 538 هذه المبادئ واستثناءاتها. احتفظ بالوثائق الأصلية لكي يعكس القرار المعاملة الفعلية وليس رقم الربح المُفضّل.
ضع في اعتبارك كل سجل مرتبط بالمدخل
قد يؤثر تغيير تاريخ الفاتورة على حسابات القبض وتقارير المبيعات وملخصات الضرائب. كما قد يؤثر تغيير تاريخ المعاملة البنكية على عملية مطابقة تمت سابقًا. لذا، يُرجى مراجعة المدفوعات والائتمانات والبيانات المُستوردة ذات الصلة قبل التعديل. قد يتطلب التصحيح تعديل السجلات المرتبطة، وليس مجرد نقل سطر واحد في التقرير.
تغييرات الإحداثيات لسنة تم تقديمها بالفعل
إذا تم تقديم الإقرار الضريبي أو إصدار البيانات المالية النهائية، فزوّد مُعدّ الإقرار الضريبي أو المحاسب المسؤول بالتفاصيل قبل تغيير الفترة المُغلقة. فهم يُحددون ما إذا كان يلزم تصحيح الإقرار أو إجراء تعديل محاسبي مُحدد. احتفظ بشرح للخطأ ونسخة من التقارير المتأثرة. والهدف من ذلك هو توثيق دقيق للتسلسل الزمني، مع سجل واضح لكيفية حل الخطأ.