قائمة مراجعة مسك الدفاتر الشهرية لشهر كامل

راجع كشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان، والفواتير، والإيصالات، وتقارير معالج الدفع. أضف الحسابات الجديدة والحسابات ذات النشاط المحدود، فقد تظهر عليها رسوم أو تحويلات. تأكد من مطابقة المعاملات المستوردة مع المعاملات الموجودة مسبقًا لضمان عدم تسجيل أي دفعة أو عملية شراء ببطاقة الائتمان مرتين.

تختلف معاملة التحويل عن معاملة شراء الأعمال. قد يلزم تقسيم مدفوعات القروض، وربط المبالغ المستردة بنشاطها الأصلي، وتحديد معاملات المالك بشكل منفصل. تُجمع الأسئلة الموجهة للمالك عندما لا توضح السجلات الداعمة الغرض منها. ثم تُجرى عمليات مطابقة الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان لتحديد العناصر المفقودة والمكررة والفروقات الزمنية المشروعة.

تُراجع المراجعة النهائية الأرصدة غير الاعتيادية، والتغييرات الهامة، وأي فواتير أو سجلات مدفوعات غير مشمولة في نطاق العمل. يجب أن تُحدد التقارير تواريخها وأساسها المحاسبي. تبقى الأسئلة العالقة موثقة حتى يتم حلها. يُضفي الاتفاق على موعد نهائي شهري للوثائق وتاريخ واقعي لإعداد التقارير انتظامًا على العملية، بينما يُعالج مشروع الإصلاح الأولي أو مشروع استكمال المشكلات القديمة التي قد تستمر لولا ذلك.

تُعدّ قائمة المهام مفيدة للغاية عندما يكون لكل مهمة شخص مسؤول وسجل يُبيّن ما إذا كانت قد أُنجزت. تحميل المعاملات مهمة، ومراجعتها مع كشوف الحسابات مهمة أخرى. حدّد تواريخ التقارير قبل البدء حتى لا تتم مقارنة رصيد البنك الحالي مع سجلات الشهر الماضي.

• اجمع كشوفات الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان كاملة للفترة المذكورة.
• جمع سجلات المبيعات، ومعالج الدفع، والفواتير، والإيصالات.
• قم بمطابقة المدفوعات الحالية قبل إضافة النشاط الذي تم تنزيله.
• صنّف المعاملات المدعومة وأدرج العناصر غير المؤكدة.
• قم بمطابقة كل حساب مصرفي وبطاقة مدرجة.
• مراجعة الفواتير المفتوحة، والإيصالات، والأرصدة الأخرى ذات الصلة.
• قم بإعداد التقارير المتفق عليها وتوثيق الاستثناءات المتبقية.

إذا كانت عملية الدفع تفتقر إلى معلومات كافية، فحدد التاريخ والمبلغ والحساب والشرح المطلوب في سجلات العمل. يمكن لأحد موظفي الشركة حينها توفير السياق اللازم. قد يكون من السهل التعرف على الرسوم المتكررة، لكن اسم التاجر غير المألوف لا يُعد دليلاً موثوقاً على وجود غرض تجاري. احتفظ بالبنود غير المنجزة منفصلة عن المهام المنجزة.

يجب أن تراعي قائمة التحقق عامل التوقيت أيضًا. فقد يبقى شهرٌ مفتوحًا ريثما يتوفر كشف الحساب النهائي أو تنتظر معاملةٌ هامةٌ توضيحًا. ينبغي أن يوضح جدول التقارير هذه التبعيات بوضوح بدلًا من اعتبار الفترة مكتملةً لمجرد انقضاء آخر يومٍ فيها.

بعد مراجعة التقارير، احفظ سجلات المطابقة والتقارير وشرح التغييرات الهامة معًا. دوّن المشكلات المتكررة في المستندات وحدد المسؤول عن تصحيحها. على سبيل المثال، إذا وصلت مدفوعات العملاء بشكل متكرر دون مراجع الفواتير، فإن إصلاح هذه المشكلة سيقلل من عدد الإيصالات غير المطابقة والتذكيرات غير الضرورية بالتحصيل.

تُنظّم قائمة المهام أعمال المحاسبة. تتطلب معالجة الرواتب، وتقديم الإقرارات الضريبية، وجرد المخزون، والموافقة على المدفوعات مسؤوليات منفصلة عند تطبيقها. قد تُستخدم سجلاتها في الإقفال الشهري، ولكنها لا تُدرج تلقائيًا في كل عملية محاسبية.