فهم المعاملات التي تمت تسويتها قبل إجراء المطابقة
ظهرت معاملة مُسدّدة في سجلّات البنك أو مُصدر البطاقة. لا يعني هذا بالضرورة إتمام عملية مطابقة رسمية للمعاملة في برنامج المحاسبة الخاص بك. تُحدّد عملية التسوية حركة الأموال في المؤسسة المالية، بينما تُقارن المطابقة كشف حساب كامل بسجلات البنك.
عمليات منفصلة معلقة، ومُنجزة، ومُطابقة
قد يتغير مبلغ عملية شراء معلقة بالبطاقة أو تختفي قبل تسجيلها. أما عملية الشراء المُنجزة فقد تم تسجيلها، ولكن قد تختلف مسميات الحالة في البرنامج. وعادةً ما يتم تضمين القيد المُطابق في مقارنة كشف الحساب النهائي. يساعد فهم هذه الفروقات على تجنب إضافة عملية الشراء مرتين عند ظهور قيد معلق وقيد نهائي مسجل في نفس الوقت.
قم بمطابقة المعاملة قبل إضافة معاملة أخرى.
إذا كانت هناك بالفعل عملية دفع فاتورة أو إيصال عميل مسجلة في السجلات، بيانات البنك ينبغي أن يتطابق العنصر غالبًا مع السجل. قد يؤدي إضافة مصروف جديد أو عملية بيع جديدة إلى تكرار العملية. تحقق من المبلغ والتاريخ والحساب ومرجع الدفع، مع مراعاة الفروقات الزمنية المشروعة بين وقت إدخال الشركة للمعاملة ووقت معالجتها من قبل البنك.
التحقيق في البنود التي لا تزال معلقة
قد لا يزال الشيك غير المصروف ينتظر الإيداع، ولكن قد يعكس قيد قديم غير مسدد وجود شيك مكرر، أو دفعة ملغاة، أو حساب بنكي خاطئ. لذا، يُنصح بمراجعته مع السجلات الداعمة بدلاً من اعتباره مصروفاً لفرض رصيد. وتؤكد إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية بشأن التسوية على ضرورة تسجيل الشيكات غير المصروفة والإيداعات والرسوم البنكية، لضمان تطابق السجلات المعدلة لسبب وجيه.