نفقات العمل التي تستحق المتابعة باستمرار
تتبّع تكاليف تشغيل مشروعك، بما في ذلك تكاليف الوظائف المباشرة، والإيجار، والبرامج، والتأمين، والخدمات المهنية، والرسوم المصرفية، وغيرها من نفقات العمل. يُظهر السجل المفيد ما تم شراؤه، وسبب ارتباطه بالعمل، وكيفية سداده. لا يُعدّ تسجيل التكلفة بحد ذاته سببًا كافيًا للحصول على خصم ضريبي.
قم بإنشاء فئات تعكس طريقة عمل الشركة
قد تحتاج شركة خدمات إلى تصنيفات منفصلة للمقاولين من الباطن، والإعلان، ومستلزمات المشاريع. كما قد يحتاج بائع المنتجات إلى سجلات المخزون وتكلفة البضائع المباعة. اختر التصنيفات التي تجيب على أسئلة الإدارة، ثم طبّقها بشكل متسق. كثرة التصنيفات المتشابهة قد تُصعّب مقارنة التقارير دون إضافة تفاصيل مفيدة.
احتفظ بإثبات الشراء والغرض التجاري
عادةً ما يُحدد كشف حساب البطاقة التاجر والمبلغ، ولكنه قد لا يُوضح تفاصيل المشتريات. احتفظ بالإيصالات والفواتير والملاحظات الداعمة عندما لا يكون الغرض التجاري واضحًا. قد تتطلب عملية الشراء المختلطة فصلًا موثقًا بين المبالغ التجارية والشخصية. تجنب تصنيف عملية الشراء بالكامل ضمن فئة تجارية لمجرد استخدام بطاقة عمل.
افصل المصاريف عن الاستخدامات الأخرى للنقد
قد تؤدي مشتريات المعدات، وأصل القرض، وسحوبات المالكين، والتحويلات، إلى خفض السيولة النقدية للبنك دون أن تُعتبر نفقات تشغيلية عادية. لذا، حدد هذه النفقات قبل الاعتماد على تقرير الأرباح. يحدد خبير الضرائب أهلية الخصم، والاستهلاك، وأي قيود خاصة. أما مهمة محاسب الدفاتر فهي تنظيم البيانات الكاملة والحفاظ على سجلات واضحة لضمان اتخاذ القرارات بناءً على أدلة كافية.