مسك الدفاتر الضريبي

قد تتطلب الهياكل التجارية المختلفة وأساليب المحاسبة معلوماتٍ متباينة. تبدأ عملية تسليم المعلومات المفيدة بتحديد السنة الضريبية، والسجلات المحفوظة مسبقًا، وأي طلبات محددة من مُعدّ التقارير. إذا كان لدى مُعدّ التقارير قائمة مراجعة أو يرغب في نموذج تقرير معين، فإن ذلك يُساعد في تحديد مهام مسك الدفاتر قبل تجميع السجلات.

الهدف هو عرض مجموعة متماسكة من الحقائق. ويكون المجلد الكبير للإيصالات أكثر فائدة عندما يمكن ربط القيود في الدفاتر بتلك السجلات.

قد تشمل ودائع الشركات أنواعًا متعددة من العمليات. لا ينبغي تصنيف مدفوعات العملاء، وأموال المالك، وتحويلات الحسابات، والأموال المقترضة ضمن فئة المبيعات. في حال قيام منصة الدفع بخصم رسوم قبل إيداع الأموال، قد يلزم الرجوع إلى سجلاتها لتوضيح الفرق بين مدفوعات العملاء والمبلغ الواصل إلى البنك.

تساعد مراجعة هذه العلاقات الضريبية المختص على فهم ما سجلته الشركة فعلياً. كما تساعد على تحديد الإيرادات المكررة الناتجة عن معاملة الفاتورة وسدادها كعمليتي بيع منفصلتين.

يُحدد تصنيف المصروفات كيفية تسجيل المعاملة، ولكنه لا يُثبت، بحد ذاته، إمكانية خصم المبلغ بالكامل. فالغرض التجاري والوثائق الداعمة والمعاملة الضريبية المطبقة لا تزال أمورًا مهمة. وتحتاج المعاملات التي تجمع بين النشاط الشخصي والتجاري إلى شرح واضح بدلاً من مجرد تصنيفها بشكل ملائم.

يُفترض أن يسهل على خبير الضرائب تحديد مشتريات المعدات، وتعويضات المالك، وغيرها من البنود غير الاعتيادية. يُمكن لبرنامج "Paper Trail" تنظيم التفاصيل الأساسية مع ترك تحديد الضريبة النهائي للشخص المسؤول عن الإقرار الضريبي.

مثال توضيحي: اشترت شركة جهاز كمبيوتر، ودفعت اشتراكًا في برنامج، ثم سددت للمالك ثمن اللوازم. إن إدراج هذه البنود الثلاثة ضمن المصروفات المتنوعة يُخفي الفروقات. أما السجل الأكثر وضوحًا فيُحدد كل عملية شراء، ويحتفظ بمعلوماتها الداعمة، ويشرح عملية السداد بشكل منفصل.

يستطيع خبير الضرائب حينها تقييم عملية شراء الحاسوب وأي قواعد ضريبية ذات صلة دون الحاجة إلى إعادة حساب كل دفعة على حدة. هذا لا يضمن خصماً محدداً، ولكنه يزود الخبير بالمعلومات اللازمة للوصول إلى استنتاج مدروس.

ينبغي أن تكون فترة إعداد التقارير والأساس المحاسبي متسقين في جميع أجزاء البرنامج. يعرض تقرير الأرباح والخسائر الإيرادات والمصروفات، بينما... الميزانية العمومية يساعد ذلك في توضيح الأرصدة المتبقية في تاريخ التقرير. وتدعم معلومات التسوية حسابات البنوك والبطاقات المدرجة في تلك السجلات.

ينبغي أن تُحدد عملية التسليم البنود غير المحلولة بدلاً من إخفائها في فئة متنوعة. فقائمة مختصرة تشرح كشف حساب مفقود، أو دفعة غير واضحة، أو تسوية محاسبية معلقة، أسهل في التعامل معها من فرق غير مُفسر في تقرير.

قم بربط الأرصدة الهامة بجداولها الداعمة، مثل الفواتير غير المدفوعة، وفواتير الموردين، والقروض، ومشتريات الأصول. يجب أن يستخدم إجمالي التقرير والقائمة التفصيلية نفس تاريخ التقرير.

احتفظ بالمعاملات غير المعتادة والأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها في عملية التسليم. إن تقديم وصف واضح لما هو معروف، وما هو مفقود، والوثيقة التي تدعم كل إدخال، أكثر فائدة من تقديم رقم غير مُفسَّر على أنه نهائي.

يمكنك البدء بتحديد السنة الضريبية، والشهر الأخير المكتمل تقريبًا، وما إذا كان مُعدّ الإقرارات الضريبية قد طلب معلومات مسبقًا. ويمكن طلب السجلات المالية التفصيلية لاحقًا عبر وسيلة آمنة مناسبة بعد الاتفاق على نطاق العمل. ولا يتطلب التواصل عبر الموقع الإلكتروني أرقام الحسابات أو المستندات الضريبية لتحديد نوع المساعدة المحاسبية التي تحتاجها.

إذا كانت السجلات متأخرة، فقد يلزم إجراء بعض التعديلات قبل إمكانية تسليمها بشكل موثوق. أما إذا كانت السجلات محدثة، فيمكن التركيز على مراجعة أضيق. ولا يستدعي أي من الحالتين اختلاق أدلة مفقودة أو اعتبار البنود غير المحسومة منتهية.

يمكن تنظيم عملية التسليم بناءً على قائمة طلبات مُعدّ الإقرارات الضريبية، بما في ذلك التقارير المالية، وتفاصيل الحسابات الداعمة، وسجل البنود غير المُنجزة. ويبقى أي إيصال مفقود أو معاملة غير مُفسّرة مُحدّدًا على هذا النحو. وبذلك، يستطيع مُعدّ الإقرارات الضريبية تحديد النشاط الأساسي، وطلب توضيحات، واتخاذ القرارات الضريبية دون الحاجة إلى إعادة بناء السجلات المحاسبية أولًا.