مسك الدفاتر استعداداً للضرائب: تنظيم سجلاتك قبل تقديم الإقرار الضريبي

تساعد الإيصالات في توضيح المشتريات الفردية، لكن مُعدّ الضرائب يحتاج أيضًا إلى ملخص موثوق للنشاط التجاري. يصعب استخدام مجموعة من المستندات عندما لا تكون المعاملات ذات الصلة منظمة أو عندما لا تزال أرصدة الحسابات بحاجة إلى مراجعة.

الهدف هو ربط السجلات الداعمة بالمجاميع في الدفاتر. يجب أن يكون لكل فئة من فئات المصروفات معاملاتٌ موثقة، وأن يكون لهذه المعاملات غرضٌ تجاري واضح. تُعرّف مصلحة الضرائب الأمريكية المستندات الداعمة بأنها أدلة على القيود في الدفاتر وفي الإقرار الضريبي. إن الحفاظ على هذا الربط واضحًا يقلل من الحاجة إلى إعادة بنائه لاحقًا.

أدرج جميع الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان وخدمات الدفع المستخدمة في العمل خلال العام. يشمل ذلك الحسابات المغلقة والحسابات التي تم فتحها خلال العام. تأكد من أن كشوف الحسابات تغطي العام بأكمله، وليس فقط الأشهر التي يسهل تحميلها.

قبل الاعتماد على التقارير، قارن بين النشاط المسجل والبيانات. تحقق من وجود أي تكرارات أو معاملات مفقودة أو مدفوعات مسجلة في غير مكانها الصحيح. احتفظ بسجل منفصل للعناصر غير المحلولة. حتى الاختلافات المبررة تحتاج إلى معالجة مناسبة، بينما قد يؤدي إجراء تعديل غير مبرر لمجرد إنهاء الملف إلى إخفاء المشكلة عن الشخص الذي يُعدّ الإقرار الضريبي.

تُساعد السجلات الداعمة المفيدة في تحديد المشتريات، والمبلغ، والتاريخ ذي الصلة، والغرض التجاري. وقد تتطلب المعاملات المختلفة وثائق مختلفة. فكشف حساب البطاقة قد يُثبت عملية الدفع، بينما تُوضح فاتورة المورد السلعة أو الخدمة المُستلمة.

نظّم السجلات بطريقة تُسهّل استرجاعها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجلد لكل سنة، يحتوي على ملفات كشوفات الحسابات الشهرية ومجموعات منفصلة للمشتريات الكبيرة والأنشطة غير الاعتيادية. تسمح مصلحة الضرائب الأمريكية بنظام حفظ سجلات مُناسب للشركة، شريطة أن يُظهر بوضوح النشاط المالي ذي الصلة. الميزة الأساسية هي القدرة على ربط كل سجل بالمعاملة التي يدعمها.

تتطلب التحويلات بين الحسابات، ونشاط المالك، وعائدات القروض وسدادها، مراجعة دقيقة لما تمثله هذه العمليات فعلياً. فإيداع الأموال في الشركة لا يُعدّ دائماً عملية بيع لعميل، كما أن كل عملية سحب لا تُعتبر تلقائياً مصروفاً قابلاً للخصم.

احتفظ بوثائق المعدات والأصول الهامة الأخرى متضمنةً تفاصيل الشراء ذات الصلة. إذا ظهر مبلغ دفع شخصي في حساب الشركة، فحدده بدلاً من إدراجه في أي فئة مصروفات أخرى. يجب أن يصف سجل المحاسبة النشاط بدقة. وبذلك، يستطيع مُعدّ الضرائب تحديد المعاملة الضريبية المناسبة بناءً على السجلات وظروف الشركة.

تتضمن عملية التسليم المفيدة التقارير المالية للفترة الصحيحة، والجداول الداعمة ذات الصلة بالعمل، وقائمة مختصرة بالبنود التي لا تزال قيد المراجعة. قد تشمل هذه الجداول أرصدة القروض، والأصول المشتراة، والفواتير غير المدفوعة، بالإضافة إلى سجلات الرواتب ومنصة الدفع ذات الصلة.

مثال توضيحي على ذلك هو مالك قام بتغيير مزود خدمة الدفع في منتصف العام. إرسال ملخص المزود الحالي فقط سيترك جزءًا من نشاط العام غير مُفسَّر. لذا، فإن إضافة ملاحظة تُحدد كلا المزودين وتواريخ استخدام كل منهما تُسهِّل عملية التسليم. كما أن الملاحظات المُفصَّلة حول التغييرات الفعلية أكثر فائدة من ترك المُعدّ يكتشفها من ملفات مُتفرقة.

تُسهم المحاسبة المُعدّة للضرائب في إعداد الإقرار الضريبي. ولا يعني ذلك أن جميع المعاملات قد خضعت بالفعل للمعالجة الضريبية النهائية أو أن الإقرار قد تم تقديمه. إذ يُمكن أن يؤثر نوع الكيان، والطريقة المحاسبية، والظروف الفردية على عملية الإعداد.

عندما تكون السجلات المالية منظمة، يمكن التركيز في النقاش مع مُعدّ الضرائب على البنود التي تتطلب رأيًا مهنيًا بدلًا من البحث عن بيان مفقود آخر. بعد تقديم الإقرار الضريبي، احتفظ بالسجلات والشروحات المتعلقة بها معًا. يُسهّل اتباع نظام منتظم لحفظ السجلات فهم السنة التالية، ويحافظ على فائدة المعلومات المالية طوال العام.

لا يُنهي إكمال الإقرار الضريبي تلقائيًا الحاجة إلى الاحتفاظ بالوثائق الداعمة له. تعتمد مصلحة الضرائب الأمريكية في تحديد مدة الاحتفاظ على نوع الوثيقة والظروف المحيطة بها، وقد تتطلب بعض سجلات الأصول أو التوظيف الاحتفاظ بها لفترة أطول من غيرها. كما قد تؤثر متطلبات العمل الأخرى على مدة الاحتفاظ. لذا، يُنصح باستخدام جدول زمني مناسب لطبيعة العمل قبل حذف الوثائق القديمة.

احفظ التقارير النهائية، وتسويات الحسابات، والتعديلات المعتمدة، والوثائق الداعمة ذات الصلة في أرشيف قابل للقراءة. قد يتم إغلاق اشتراك البرنامج أو الحساب البنكي في نهاية المطاف، لذا تأكد من إمكانية الوصول إلى عمليات التصدير والنسخ الاحتياطية المهمة. يساعد الأرشيف المنظم على شرح رصيد أو معاملة سابقة دون الحاجة إلى تذكر التفاصيل بعد سنوات.