مسك الدفاتر في وايومنغ

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

تحتفظ الشركات في وايومنغ بسجلات المبيعات وشهادات الإعفاء وفواتير الموردين وسجلات الإقامة والتعويضات عند الاقتضاء، وأوراق عمل التقرير السنوي لوزير الخارجية، لأن وايومنغ ليس لديها إقرار ضريبة دخل لتأسيس ملف سجل سنوي بالطريقة التي تتبعها ولاية ضريبة الدخل.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

نظراً لعدم وجود ضريبة دخل في وايومنغ، فإن المحركات الرئيسية لمسك الدفاتر في الولاية هي ضريبة المبيعات والاستخدام حسب المقاطعة والموقع، وضريبة الإقامة عند الاقتضاء، وضرائب الاستخراج والمعادن للمنتجين، وتقارير تعويضات العمال وكشوف رواتب البطالة، وضريبة الترخيص السنوية القائمة على الأصول.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

لا تفرض ولاية وايومنغ ضريبة دخل على الأجور، لأنها لا تفرض ضريبة دخل شخصية، كما هو الحال في قسم الضرائب الحكومية.

يقوم أصحاب العمل المشمولون بالتسجيل لدى إدارة خدمات القوى العاملة للحصول على تأمين البطالة وتعويضات العمال، وتقديم تقارير الأجور المتعلقة بالبطالة ربع السنوية من خلال بوابة مستخدم تأمين البطالة في وايومنغ، والتي تسمى WYUI على صفحة الإدارة في الفقرة أعلاه، وتقديم تقارير رواتب تعويضات العمال وفقًا للجدول الزمني الذي تحدده الإدارة.

الدخل والمشتريات والوثائق

يحتفظ بائع التجزئة في وايومنغ بسجل مبيعات على مستوى المقاطعة، لأن ضرائب خيار المقاطعة تغير المعدل المجمع وتوزيع الضريبة، على الرغم من تقديم الإقرار الضريبي إلى الولاية.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

الطاقة والتعدين. يخضع منتجو المعادن لضريبة الاستخراج وضريبة القيمة المضافة على الإنتاج، لذا تُعدّ سجلات الحجم والقيمة والإتاوات والمبيعات لكل بئر أو منجم سجلات محاسبية أساسية. يقتصر نطاق هذا العمل على منتجي المعادن والطاقة، والمعالجين، والجهات العاملة ذات الصلة.

الإقامة والضيافة. يقوم بائعو أماكن الإقامة بتحصيل ضريبة المبيعات وضريبة الإقامة حيثما ينطبق ذلك، لذلك يلزم وجود سجلات الإشغال والأسعار والإعفاءات حسب الإقامة بالإضافة إلى سجلات المبيعات العادية.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ تاجر التجزئة في شايان المرخص له بضريبة مبيعات وايومنغ بسجلات المبيعات حسب المقاطعة، ويجمع ضريبة الولاية بنسبة 4% بالإضافة إلى أي ضريبة مقاطعة سارية في مكان البيع، ويقدمها إلى إدارة الإيرادات، ويحتفظ بالسجلات لمدة ثلاث سنوات على الأقل في قسم الاحتفاظ، على الرغم من أنه لا يقدم أي إقرار ضريبي لدخل وايومنغ.

تحتفظ شركة صغيرة لخدمات الطاقة بفواتير شراء المعدات مع ملاحظات ضريبة الاستخدام وسجلات مواقع العمل وتقارير الرواتب الخاصة بالبطالة وتعويضات العمال، وتقوم بالإبلاغ عن أي موظف جديد في غضون 20 يومًا، لأنه في ولاية وايومنغ يوجد نظام الإبلاغ عن الرواتب على الرغم من عدم وجود نظام اقتطاع ضريبة دخل الأجور.

إعداد التقارير السنوية القائمة على إنتاج المعادن والأصول

لا تخضع الشركات في وايومنغ لضريبة دخل الولاية، لكن هذا لا يُغني عن الحاجة إلى بيانات مالية منظمة. قد يحتاج منتجو المعادن إلى جداول توضح حجم وقيمة الأصول، بينما قد تحتاج الشركات التي تُعدّ التقارير السنوية إلى محاسبة دقيقة للأصول الموجودة في الولاية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في وايومنغ تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في وايومنغ

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.