خدمات المحاسبة في ولاية ويسكونسن

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

تحتفظ الشركات في ولاية ويسكونسن بالإقرارات الضريبية الفيدرالية وإقرارات ولاية ويسكونسن مع سجلات المبيعات وشهادات الإعفاء وفواتير الشراء وسجلات الرواتب، لأن الإدارة يمكنها فحص سجلات الدخل والمبيعات والاستقطاع لنفس الشركة في عمليات تدقيق مختلفة.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية ويسكونسن ضريبة دخل فردية، وضريبة امتياز ودخل للشركات، وضريبة مبيعات، وضريبة استخدام، بالإضافة إلى ضريبة اقتطاع من رواتب الموظفين في ويسكونسن. وتشمل الضرائب المحلية التي تؤثر على السجلات ضريبة مبيعات المقاطعة حيثما تم اعتمادها، وفي مناطق محددة، ضرائب المعارض المحلية وغيرها من ضرائب المناطق الخاصة.

تُعتبر ضريبة الامتياز في ولاية ويسكونسن ضريبة دخل لمعظم الشركات، تُحتسب بناءً على الدخل، وهي تختلف عن ضريبة الامتياز في ولاية تكساس على هامش الربح في هذه المجموعة، على الرغم من استخدام كلتيهما اسم ضريبة الامتياز. لذا، يجب أن تدعم السجلات الدخل والخصومات والتوزيع والائتمانات، وليس فقط إجمالي الإيرادات.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على جميع أصحاب العمل ومنظمات العمل في ولاية ويسكونسن الحاصلة على رقم تعريف ضريبي اتحادي الإبلاغ عن كل موظف جديد يتم تعيينه في غضون 20 يومًا من بدء عمله، كما يجب عليهم الإبلاغ عن الموظفين الذين أعيد توظيفهم أو استدعاؤهم أو عادوا إلى العمل بعد انقطاع عن العمل أو فترة انقطاع غير مدفوعة الأجر تزيد عن 60 يومًا. المراجع القانونية المذكورة للبرنامج هي: قانون ولاية ويسكونسن، القسم 3.05 الخاص بحفظ السجلات، والفصل الإداري DWD 142، والمادة 653a من قانون الولايات المتحدة رقم 42. المصادر: موقع التوظيف الجديد التابع لوزارة الأطفال والأسر في ولاية ويسكونسن. https://www.wisctfemployer.com/new_hire.html ومنشور وزارة تنمية القوى العاملة، https://dwd.wi.gov/dwd/publications/ui/ucb-10677-p.pdf

تُقدّم تقارير الموظفين الجدد إلى دليل الموظفين الجدد بالولاية. وتشمل البيانات الأساسية اسم الموظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي، واسم صاحب العمل وعنوانه ورقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي، كما هو موضح في مسرد البرنامج على نفس الموقع الرسمي للمقاول التابع لوزارة الأطفال والأسر: https://www.wisctfemployer.com/glossary.html

الدخل والمشتريات والوثائق

تحتفظ شركة في ولاية ويسكونسن بسجل لمراجعة ضريبة الاستخدام في حسابات الدفع الخاصة بالمعدات واللوازم الخاضعة للضريبة والتي تم شراؤها من بائع لم يفرض ضريبة ويسكونسن.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

قطاع التصنيع. تُقدم ولاية ويسكونسن إعفاءات ضريبية على قطاعي التصنيع والزراعة مقابل ضرائب الدخل والامتياز وضرائب المبيعات لبعض آلات ومعدات ومواد التصنيع الاستهلاكية، لذا يلزم تقديم سجلات الإنتاج والأصول والاستخدام لدعم طلب الإعفاء الضريبي. ويقتصر نطاق هذه الإعفاءات على المصنّعين والمزارعين المؤهلين الذين يطالبون بهذه الأحكام.

يمتلك موزعو الكحول والتبغ ووقود السيارات تصاريح ضريبة الإنتاج والفواتير وسجلات المخزون المرتبطة بالغالونات أو العبوات أو حركة المنتجات، بالإضافة إلى سجلات ضريبة المبيعات العادية.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يقوم صاحب العمل في ميلووكي بالإبلاغ عن الموظف الجديد إلى دليل التوظيف الجديد بالولاية في غضون 20 يومًا من تاريخ بدء العمل، ويحجز ضريبة ولاية ويسكونسن بناءً على WT.4 الخاص بالموظف، ويقدم تقرير الأجور الفصلية للبطالة إلى إدارة القوى العاملة، مع معاملة كل ملف على حدة.

يحتفظ مصنع في ولاية ويسكونسن بفواتير شراء الآلات وسجلات الإنتاج وسجلات المرافق والمواد الاستهلاكية مع ملف ضريبة الامتياز الخاص به، لأن هذه السجلات قد تكون ضرورية لدعم كل من الإعفاء من ضريبة المبيعات على المعدات والائتمان الضريبي على الدخل، وليس فقط لدعم الخصم.

إعفاءات التصنيع ودعم الإنتاج

غالباً ما تحتاج شركات التصنيع في ولاية ويسكونسن إلى توضيح استخدامات المعدات أو اللوازم، وليس فقط تكلفتها. ويمكن أن يساعد ربط فواتير الشراء بسجلات المعدات والإنتاج مُعدّ الإقرارات الضريبية في تقييم أهلية الشركات للحصول على معاملة ضريبية خاصة.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية ويسكونسن تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية ويسكونسن

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.