مسك الدفاتر في ولاية فرجينيا الغربية

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على كل دافع ضرائب بموجب ضريبة المبيعات والخدمات للمستهلكين الاحتفاظ بسجلات كاملة ودقيقة للمبيعات والرسوم الخاضعة للضريبة، بالإضافة إلى سجل للضريبة المحصلة، كما يجب عليه الاحتفاظ بجميع الفواتير وسندات الشحن وغيرها من المستندات ذات الصلة بالشكل الذي قد يطلبه مفوض الضرائب بموجب اللوائح. المصدر: قانون ولاية فرجينيا الغربية، القسم 1.15.23 من قانون حفظ السجلات، الموقع الرسمي للقانون. https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/

فيما يخص الضرائب الخاضعة لقانون الإجراءات والإدارة الضريبية، يجب على دافعي الضرائب الاحتفاظ بالسجلات والإيصالات والفواتير وغيرها من الوثائق ذات الصلة بالشكل الذي يحدده مفوض الضرائب، كما هو الحال في المادة 1.12B.14 من قانون ولاية فرجينيا الغربية المتعلقة بفصل المعادن، والتي تم تلخيصها في نتائج البحث، والتي تنص على واجب عام في حفظ السجلات لدافعي الضرائب الملزمين بموجب تلك المادة. المصدر: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية فرجينيا الغربية ضريبة دخل شخصية، وضريبة دخل صافي للشركات، وضريبة مبيعات وخدمات للمستهلكين، بالإضافة إلى ضريبة استخدام مقابلة. يُحدد معدل ضريبة مبيعات المستهلكين في مواد القانون بنسبة 6% في تصريح الدفع المباشر والأقسام ذات الصلة المُلخصة في نتائج البحث، مع إمكانية فرض ضرائب محلية وبلدية في بعض المناطق. لم تُذكر هنا ضريبة عامة على إجمالي إيرادات الأعمال والمهن للشركات العادية، لأن ضرائب الأعمال والمهن البلدية السابقة محلية وليست ضريبة حالية على مستوى الولاية لجميع الشركات، ويجب عدم الخلط بينها وبين ضرائب الولاية المذكورة أعلاه.

تفرض ولاية فرجينيا الغربية أيضاً ضرائب استخراج على الفحم والنفط والغاز والأخشاب وغيرها من الموارد الطبيعية، بالإضافة إلى ضريبة تسجيل الأعمال المرتبطة بشهادة تسجيل الأعمال. وتُطبق هذه الضرائب فقط على الشركات العاملة في الأنشطة ذات الصلة أو على الشركات الملزمة بالتسجيل.

يحتاج البائعون إلى سجل للمبيعات الخاضعة للضريبة والضريبة المحصلة كمبلغ منفصل، وفقًا لقسم حفظ السجلات، ويحتاج المشترون إلى سجلات ضريبة الاستخدام للمشتريات والخدمات الخاضعة للضريبة حيث لم يتم تحصيل ضريبة المبيعات.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على أصحاب العمل إبلاغ مكتب إنفاذ دعم الطفل عن تعيين أو إعادة تعيين أو عودة أي موظف أو متعاقد مستقل إلى العمل في غضون 14 يومًا من تاريخ التعيين أو إعادة التعيين أو العودة إلى العمل. وهذه المدة أقصر من قاعدة العشرين يومًا المطبقة في معظم الولايات ضمن هذه المجموعة. إذا تم إرسال التقارير إلكترونيًا أو عبر البريد المغناطيسي على دفعتين شهريتين، فيجب ألا تقل الفترة بينهما عن اثني عشر يومًا ولا تزيد عن ستة عشر يومًا. يتضمن التقرير اسم الشخص وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي الخاص به، وتاريخ بدء العمل، واسم صاحب العمل وعنوانه، وأي عنوان آخر لمكتب الرواتب، ورقم التعريف الضريبي الفيدرالي لصاحب العمل. المصدر: قانون ولاية فرجينيا الغربية، القسم 48.18.125، الموقع الرسمي للقانون. https://code.wvlegislature.gov/pdf/48-18-125/

ينص نفس القسم من القانون على عقوبة مدنية لا تزيد عن 25 دولارًا لكل حالة عدم إبلاغ، مع عقوبة أعلى موصوفة في القانون عندما ينتج عدم الإبلاغ عن تواطؤ بين صاحب العمل والموظف أو المقاول لعدم الإبلاغ أو الإبلاغ بشكل كاذب، كما هو ملخص من نص القانون في نتائج البحث.

الدخل والمشتريات والوثائق

يتم الاحتفاظ بفواتير الشراء مع مذكرة مراجعة ضريبة الاستخدام للخدمات والممتلكات المادية التي يتم إدخالها إلى ولاية فرجينيا الغربية، ويتم الاحتفاظ بسجلات المقاولين وسجلات الفصل في الجزء 6 حسب الوظيفة أو حسب البئر أو المنجم أو الممتلكات، حسب الاقتضاء.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب الاحتفاظ بسجلات ووثائق ضريبة المبيعات والخدمات للمستهلكين لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات، ما لم يوافق مفوض الضرائب كتابيًا على إتلافها خلال تلك الفترة أو يأمر بالاحتفاظ بها لفترة أطول. المصدر: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/

بالنسبة للمادة المشمولة بقسم حفظ السجلات 1.12ب.14، يجب الاحتفاظ بالسجلات لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تقديم الإقرار الضريبي السنوي، ما لم يأذن مفوض الضرائب كتابيًا بإتلافها قبل ذلك، ويؤدي تمديد مهلة التقييم تلقائيًا إلى تمديد فترة الاحتفاظ بالسجلات للسنوات المشمولة باتفاقية التمديد. المصدر: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

الطاقة والتعدين. يجب على دافعي ضرائب استخراج الفحم والنفط والغاز وغيرهم من دافعي ضرائب الاستخراج الاحتفاظ بسجلات الإنتاج والاستخراج والمبيعات والأسعار التي تدعم إقرارات ضريبة الاستخراج، بالإضافة إلى سجلات ضريبة الدخل والمبيعات. يقتصر نطاق هذا الالتزام على المنتجين والمعالجين في الأنشطة الخاضعة لضريبة الاستخراج. مثال واجب التسجيل الوارد في القسم 1.12ب.14 من قسم الاحتفاظ بالسجلات مأخوذ من مقال ذي صلة بضريبة الاستخراج.

شركات النقل البري. يحتفظ حاملو تراخيص اتفاقية ضريبة الوقود الدولية بسجلات الأميال والوقود حسب الولاية القضائية، ويقدمون تقارير ربع سنوية من خلال برنامج قسم الضرائب. المصدر: قسم الضرائب في ولاية فرجينيا الغربية، اتفاقية ضريبة الوقود الدولية. https://tax.wv.gov/business/motorfuel/internationalfueltaxagreement/pages/internationalfueltaxagreement.aspx

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ تاجر التجزئة في تشارلستون بسجل يومي للمبيعات الخاضعة للضريبة والضريبة المحصلة، بالإضافة إلى الفواتير وسندات الشحن، لمدة ثلاث سنوات على الأقل، ولا يقوم بإتلافها بعد ثلاث سنوات في السنة التي أمر مفوض الضرائب بالاحتفاظ بها لفترة أطول أو التي تخضع للتدقيق.

يقوم صاحب العمل بتعيين مقاول وموظف في نفس الأسبوع ويبلغ كليهما إلى مكتب إنفاذ دعم الطفل في غضون 14 يومًا، لأن قانون التوظيف الجديد في ولاية فرجينيا الغربية في قسم الرواتب يشمل المقاولين المستقلين وكذلك الموظفين، على عكس القاعدة التي تقتصر على الموظفين فقط.

ضريبة مبيعات المستهلكين وسجلات صناعة الموارد

يُوضح سجل ضريبة المبيعات بالتجزئة الأموال المحصلة من العملاء، بينما قد يعتمد سجل ضريبة الإنتاج على كميات وقيم الإنتاج. تحتاج الشركات في ولاية فرجينيا الغربية، في كلا الحالتين، إلى أدلة منفصلة تدعم هذه الأرقام.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية فرجينيا الغربية تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية فرجينيا الغربية

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.