محاسبة واشنطن

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على جميع الشركات في ولاية واشنطن الاحتفاظ بسجلات كاملة ودقيقة، تُمكّن دائرة الإيرادات من تحديد أي ضرائب قد تكون الشركة مُلزمة بدفعها. يجب أن تُظهر السجلات إجمالي الإيرادات والمبيعات من جميع المصادر، بما في ذلك معاملات المقايضة أو التبادل، ومقدار جميع الخصومات أو الإعفاءات أو الخصومات المُطالب بها، مع تقديم المستندات الداعمة. تشمل السجلات دفاتر الأستاذ العامة، وسجلات المبيعات، والفواتير، وإيصالات الدفع، وأشرطة تسجيل النقد، وغيرها من القيود الأصلية، بالإضافة إلى الإقرارات الضريبية الفيدرالية والولائية وأوراق العمل المُستخدمة في إعدادها. المصدر: دائرة الإيرادات في ولاية واشنطن، متطلبات حفظ السجلات. https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements والإرشادات نفسها في https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

لا تفرض ولاية واشنطن ضريبة دخل على الشركات أو الأفراد. وقد صرّحت وزارة الإيرادات بذلك صراحةً، وحدّدت الضرائب التي تواجهها الشركات في واشنطن عمومًا، وهي ضريبة الأعمال والمهن، وضريبة مبيعات التجزئة والاستخدام، وضريبة الممتلكات الشخصية. https://dor.wa.gov/education/industry-guides/mortgage-brokers/business-tax-structure-washington-state

ضريبة الأعمال والمهن الحكومية، والمعروفة بضريبة B&O، هي ضريبة تُحتسب على إجمالي الإيرادات، وتُقاس على قيمة المنتجات، أو إجمالي عائدات المبيعات، أو إجمالي دخل النشاط التجاري. وتنص تعليمات وزارة المالية بشأن ضريبة الإنتاج الموحدة على أن ولاية واشنطن لا تفرض ضريبة دخل، وأن ضريبة B&O تُحسب على إجمالي الدخل، وأنه لا توجد أي خصومات من ضريبة B&O مقابل العمالة، أو المواد، أو الضرائب، أو غيرها من تكاليف ممارسة الأعمال. https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/file-or-amend-my-return/instructions-completing-combined-excise-tax-return/combined-excise-tax-return-state-business-and-occupation-tax

تختلف معدلات ضريبة B و O حسب التصنيف. تُشير صفحة ضريبة B و O التابعة للدائرة إلى أن ضريبة البيع بالتجزئة تبلغ 0.471% من إجمالي الإيرادات، وضريبة البيع بالجملة 0.484%، بينما تُفرض ضرائب على الخدمات والأنشطة الأخرى والتصنيفات الأخرى بمعدلاتها الخاصة. يجب أيضًا تحصيل ضريبة مبيعات التجزئة على المبيعات الخاضعة لضريبة B و O الخاصة بالبيع بالتجزئة، ما لم ينطبق عليها خصم أو إعفاء. مصدر أمثلة التصنيف: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/private-mailing-business-tax-guide/business-and-occupation-bo-tax

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

لا تفرض ولاية واشنطن ضريبة دخل على الأجور، لعدم وجود ضريبة دخل شخصية فيها، كما هو الحال في قسم الضرائب الحكومية. لكن لدى أصحاب العمل في واشنطن برامج حكومية تعتمد على كشوف الرواتب، تشمل التأمين ضد البطالة من خلال إدارة أمن التوظيف، وتعويضات العمال من خلال وزارة العمل والصناعة، وأقساط الإجازة العائلية والطبية المدفوعة التي تديرها إدارة أمن التوظيف، ولكل منها تقارير أجور تستند إلى سجلات الرواتب.

يجب على أصحاب العمل الإبلاغ عن جميع الموظفين الجدد والمعاد توظيفهم خلال 20 يومًا من تاريخ التوظيف. ويستند قانون ولاية واشنطن الذي استشهدت به إدارة أمن التوظيف إلى المادة 26.23.040 من قانون ولاية واشنطن المعدل. ويشمل الموظف المعاد توظيفه أي شخص لم يعمل لدى صاحب العمل نفسه خلال الستين يومًا الماضية، وفقًا لما حددته الإدارة. تتضمن معلومات التقرير اسم الموظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي وتاريخ ميلاده وتاريخ توظيفه، بالإضافة إلى اسم صاحب العمل وعنوانه ورقم التعريف الضريبي الفيدرالي الخاص به. تُرسل التقارير إلى إدارة الخدمات الاجتماعية والصحية، قسم دعم الطفل. المصادر: https://esd.wa.gov/employer-requirements/reporting-new-and-rehired-employees و https://www.dshs.wa.gov/family-food-and-housing-services/child-support/employer-resources/new-hire-reporting

الدخل والمشتريات والوثائق

تخضع وثائق واشنطن للقاعدة الواردة في قسم حفظ السجلات. يجب أن تُظهر السجلات إجمالي الإيرادات والمبيعات من جميع المصادر، بما في ذلك المقايضة، وأن تدعم كل خصم وإعفاء وائتمان مُطالب به. تتضمن قائمة الإدارة سجلات المشتريات والمدفوعات النقدية، وفواتير شراء الأصول وبنود المصروفات، وفواتير المبيعات، والبيانات المالية، وتصاريح إعادة البيع لمبيعات الجملة. https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب حفظ سجلات الأعمال بموجب المادة 458.20.254 من قانون ولاية واشنطن الإداري لمدة خمس سنوات. وتنص الوزارة على أن هذا الواجب هو الاحتفاظ بسجلات كاملة وكافية لمدة خمس سنوات على الأقل، وتكرر قاعدة الخمس سنوات فيما يتعلق بتصاريح إعادة البيع والسجلات بعد إغلاق النشاط التجاري. المصادر: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements و https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/filing-frequencies-due-dates/annual-business-filers

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

في قطاع الإنشاءات، يخضع المقاولون لتصنيفات ضريبية خاصة بالأنشطة الإنشائية، بالإضافة إلى ضريبة المبيعات بالتجزئة أو ضريبة الاستخدام على المواد في حالات محددة، والإبلاغ عن الأجور السائدة وتعويضات العمال حيثما ينطبق ذلك. يجب أن تفصل سجلات العمل بين تكاليف العمالة والمواد والمقاولين من الباطن والموقع، لأن تحديد مصدر ضريبة الأعمال والمهن وضريبة المبيعات بالتجزئة في المدينة قد يعتمد على موقع العمل.

القنب. تخضع الشركات المرخصة لبيع القنب لضريبة الأعمال والمهن، وضريبة مبيعات التجزئة، وواجبات تسجيل وتتبع البيانات لدى مجلس الخمور والقنب في ولاية واشنطن، بالإضافة إلى سجلات الضرائب لدى دائرة الإيرادات. ويقتصر نطاق هذا القانون على الشركات المرخصة لبيع القنب.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

تحتفظ شركة خدمات في سياتل ليس لديها موظفين بسجل إجمالي الدخل حسب تصنيف B و O، وتقدم إقرار ضريبة الإنتاج المجمعة في My DOR، وتحتفظ بالسجلات والفواتير والإقرارات لمدة خمس سنوات، على الرغم من عدم وجود إقرار ضريبة دخل في واشنطن لتقديمه.

يبيع تاجر التجزئة البضائع بالجملة إلى تاجر إعادة بيع، وبالتجزئة إلى المستهلكين. ويحتفظ بتصريح إعادة البيع لمدة خمس سنوات لمبيعات الجملة، ويحصل على ضريبة مبيعات التجزئة، ويُبلغ عن الفئتين ضمن تصنيفات B و O المختلفة، كما هو موضح في الجزأين 2 و 4.

ضريبة الأعمال والمهن على إجمالي الدخل

تُوضح الشركات في واشنطن الفرق بين الربح والدخل الإجمالي الخاضع للضريبة. قد تُدرج تكاليف الموردين كمصروفات في بيان الأرباح والخسائر دون أن تُخفض القاعدة الإجمالية لضريبة الدخل. ينبغي أن تُوضح السجلات هذا الفرق بدلاً من دمج الحسابين في رقم واحد.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في واشنطن تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في واشنطن

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.