محاسبة فيرجينيا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

ينصّ البند 8.1.102 من قانون ولاية فرجينيا على إلزام كلّ دافع ضرائب بالاحتفاظ بسجلات ووثائق مناسبة تُثبت جميع المعلومات الواردة في أيّ إقرار ضريبي مطلوب بموجب هذا الباب الفرعي، وأيّ سجلات أخرى ذات صلة قد يطلبها مفوض الضرائب بموجب اللوائح. كما ينصّ البند 8.1.103 على ضرورة إتاحة هذه السجلات للتفتيش خلال ساعات العمل الرسمية. (المصدر: قرار صادر عن دائرة الضرائب يقتبس هذه البنود). https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

فيما يخص ضريبة المبيعات والاستخدام بالتجزئة، ينص قانون ولاية فرجينيا، القسم 8.1.633 من قانون الاحتفاظ بالسجلات، واللائحة 23 من قانون ولاية فرجينيا الإداري 10.210.470، على إلزام كل تاجر مسجل بالاحتفاظ بسجلات كافية وكاملة لتحديد وإثبات الالتزام الضريبي، بما في ذلك المبيعات، والإيجارات، والمشتريات، ودفاتر الحسابات، وشهادات الإعفاء وإعادة البيع. https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20 و https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-132

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية فرجينيا ضريبة دخل على الأفراد، وضريبة دخل على الشركات، وضريبة مبيعات التجزئة، وضريبة استخدام، بالإضافة إلى ضريبة اقتطاع من رواتب الموظفين. يقوم التجار المسجلون بتحصيل ضريبة المبيعات وتوريدها، وتقديم الإقرارات الضريبية، بما في ذلك النموذج ST.9 لضريبة مبيعات التجزئة وضريبة الاستخدام، مع جداول توضح توزيع المبيعات على المناطق والبلدات التي تُطبق عليها ضرائب إضافية. مصدر هيكل توزيع النموذج ST.9 هو مواد نماذج وزارة المالية في نتائج البحث على موقع tax.virginia.gov، وقد تم تلخيصها هنا دون رابط مباشر للنموذج، تجنبًا لإنشاء عنوان URL.

يحتاج التاجر الذي لديه مواقع في أكثر من منطقة، أو ليس لديه موقع ثابت، إلى سجلات المبيعات حسب المنطقة، لأن ضريبة المبيعات في ولاية فرجينيا تشمل مكونًا حكوميًا ومكونًا محليًا، وفي مناطق محددة، ضرائب إقليمية إضافية موصوفة في جداول ST.9.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يقوم أصحاب العمل باقتطاع ضريبة الدخل في ولاية فرجينيا من الأجور، ويسجلون حساب اقتطاع لدى دائرة الضرائب في فرجينيا، ويقدمون إقرارات الاقتطاع والتسويات السنوية. كما يسجل أصحاب العمل المشمولون لدى لجنة التوظيف في فرجينيا، ويقدمون تقارير الأجور ربع السنوية، ويدفعون ضريبة البطالة.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب حفظ السجلات والوثائق بموجب المادة 8.1.102 من قانون ولاية فرجينيا لمدة ثلاث سنوات من التاريخ المحدد لتقديم الإقرار الضريبي ذي الصلة. المصدر: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

يتعين على تجار ضريبة المبيعات والاستخدام الاحتفاظ بسجلاتهم لمدة ثلاث سنوات، بما في ذلك شهادات الإعفاء وإعادة البيع، وذلك بموجب المادة 8.1.633 من قانون ولاية فرجينيا، واللائحة المذكورة في قسم حفظ السجلات. المصدر: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

البناء والمقاولون. يختلف نظام ضريبة المبيعات في ولاية فرجينيا للمقاولين عن نظام تجار التجزئة، إذ يُعامل المقاولون عمومًا كمستخدمين للمواد في بناء العقارات في العديد من الحالات، لذا تُعدّ العقود وفواتير المواد والسجلات التي تفصل بين المواد والعمالة سجلات تدقيق مهمة بموجب قواعد سجلات التاجر والمشتري في قسم حفظ السجلات. وتعتمد المعاملة المحددة على تفاصيل العقد والتوجيهات الحالية للوزارة.

يحتاج المقاولون الحكوميون والمنظمات غير الربحية الذين يطالبون بالإعفاءات إلى شهادات وسجلات عقود تربط عملية الشراء المعفاة بالكيان المعفى والعقد، لأنه يمكن تقييم عملية بيع معفاة غير مدعومة على التاجر، كما هو موضح في مناقشة المبيعات المعفاة في الحكم الوارد في قسم حفظ السجلات من عام 2006.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ تاجر في ولاية فرجينيا يمتلك متاجر في منطقتين بشهادات المبيعات والإعفاء حسب الموقع لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي، ويقدم جداول ST.9 التي تخصص المبيعات لكل منطقة، بدلاً من تقديم الإقرار بناءً على إجمالي مبيعات مجمع واحد.

يقوم صاحب عمل في ريتشموند بالإبلاغ عن موظف جديد في غضون 20 يومًا، ويقتطع ضريبة دخل ولاية فرجينيا من الأجور، ويقدم تقريرًا ربع سنويًا منفصلاً عن الأجور إلى لجنة التوظيف في ولاية فرجينيا، لأن تقرير الموظف الجديد لا يفي بواجب الإبلاغ عن الأجور.

تخصيص المبيعات المحلية والاحتفاظ بسجلات الوكلاء

ينبغي على وكلاء ولاية فرجينيا الذين يعملون في مواقع متعددة الاحتفاظ بالبيانات الضريبية المستخدمة في إقراراتهم الضريبية مع الفواتير الأصلية. كما أن إعفاء العميل من الضرائب يثير مسألة تتعلق بالوثائق لا يمكن الإجابة عليها بمجرد إيداع المبلغ في البنك.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في فرجينيا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية فرجينيا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.