محاسبة فيرمونت

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يتعين على الشركات في ولاية فيرمونت الاحتفاظ بسجلات تدعم ضرائب الولاية التي تقدمها، بما في ذلك ضريبة المبيعات والاستخدام، وضريبة الوجبات والإقامة، وضريبة الاستقطاع من رواتب الموظفين، وضريبة دخل الشركات، وكلها مدرجة ضمن أنواع الضرائب التي يتم تقديمها عبر بوابة myVTax من قبل دائرة الضرائب. المصدر: https://tax.vermont.gov/myvtax/create-an-account

تحتفظ الشركات في فيرمونت بتقارير نقاط البيع منفصلة حسب نوع الضريبة، لأن الشركة الواحدة قد تكون مدينة بضريبة المبيعات على السلع، وضريبة الوجبات والغرف على الطعام أو الإقامة، وضريبة الخيار المحلي على المبيعات في بلدية اعتمدت واحدة، وهذه الأسس لا تتطابق دائمًا.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية فيرمونت ضريبة دخل شخصية، وضريبة دخل شركات، وضريبة مبيعات، وضريبة استخدام، وضريبة على الوجبات والإقامة، وضريبة اقتطاع من رواتب أصحاب العمل، بالإضافة إلى ضرائب اختيارية محلية عند اعتمادها، وضرائب متعلقة بالرعاية الصحية وضرائب على أقساط التأمين للجهات المشمولة المدرجة في صفحة حساب myVTax. المصدر: https://tax.vermont.gov/myvtax/create-an-account

تُدرج صفحة myVTax أنواعًا إضافية من ضرائب الأعمال التي يجب تقديمها في هذا النظام للشركات المشمولة، بما في ذلك مبيعات القنب والإبلاغ عن الرسوم الجمركية، وضريبة امتياز البنوك، وضريبة أقساط التأمين الذاتي، وضريبة أقساط التأمين، وضريبة مطالبات الرعاية الصحية، وضريبة النفايات الصلبة. وتُطبق هذه الضرائب فقط على الشركات في هذه الفئات.

يحتاج مشغلو الوجبات والغرف وتجار التجزئة للقنب إلى سجلات مبيعات يومية مصنفة حسب الفئة، وليس فقط إجمالي شهري، لأن المعدلات والضرائب غير المباشرة المختلفة يمكن أن تنطبق على فئات مختلفة في نفس الموقع.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يُعدّ الإبلاغ عن الموظفين الجدد إلزاميًا في ولاية فيرمونت، ويجب تقديمه في غضون عشرة أيام من أول يوم عمل. وهذه المدة أقصر من المدة المحددة بعشرين يومًا في معظم الولايات الأخرى. تُفصّل صفحة وزارة العمل البيانات المطلوبة لكل من صاحب العمل والموظف، بما في ذلك اسم صاحب العمل وعنوانه ورقم التعريف الضريبي الفيدرالي، واسم الموظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي وتاريخ التعيين، والذي يُعرّف بأنه أول يوم يُقدّم فيه خدماته مقابل أجر. ويشمل هذا الوصف أيضًا إعادة التوظيف بعد انقطاع عن العمل لمدة لا تقل عن ستين يومًا متتالية. المصدر: https://labor.vermont.gov/unemployment-insurance/new-hire-reporting

يتم تقديم التقارير عبر الإنترنت في الخدمات الإلكترونية لأصحاب العمل، على العنوان المذكور في صفحة وزارة العمل تلك.

الدخل والمشتريات والوثائق

تحتفظ ملفات حسابات الدفع بفواتير الموردين مع ملاحظة حول ما إذا تم فرض ضريبة فيرمونت، وتحتفظ ملفات حسابات القبض بشهادات الإعفاء المرتبطة بالفاتورة التي تغطيها.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

القنب. يجب على تجار التجزئة الذين يُبلغون عن مبيعات القنب تقديم إقرارات ضريبة المبيعات والاستخدام التي تُفصّل مبيعات القنب في نظام myVTax، كما يجب تقديم أي إقرار يُفصّل مبيعات خاضعة لضريبة الإنتاج على القنب في نظام myVTax، وفقًا لقائمة الوزارة في قسم الضرائب الحكومية. يقتصر نطاق هذا النظام على مؤسسات بيع القنب المرخصة والبائعين الذين يُبلغون عن هذه المبيعات. ولذلك، تُعد سجلات المخزون والمبيعات حسب فئة المنتج جزءًا من مسك الدفاتر لهذه الشركات.

الضيافة. يجب على مشغلي ضريبة الوجبات والغرف، بما في ذلك مشغلي الإيجار قصير الأجل حيث يتم تطبيق رسوم إضافية على الإيجار قصير الأجل، تقديم إقراراتهم في myVTax في الحالات المدرجة في الجزء 7، لذلك يلزم تقديم سجلات الإشغال والوجبات والإعفاءات حسب الإقامة أو الفاتورة.

الوكالات الحكومية والتقارير

يجب على دافعي الضرائب استخدام نظام myVTax في حالات محددة تحددها الإدارة، بما في ذلك ضريبة المبيعات والاستخدام للمواقع المتعددة، وضريبة المبيعات والاستخدام للإبلاغ عن رسوم الخدمة الشاملة، وضريبة المبيعات والاستخدام للإبلاغ عن مبيعات القنب، وضريبة المبيعات والاستخدام عندما تتجاوز الضريبة المحولة للسنة التقويمية السابقة 100,000 دولار، وضريبة الوجبات والغرف في حالات مماثلة للمواقع المتعددة والتحويلات المرتفعة، وأي إقرار ضريبي للإبلاغ عن ضرائب الخيارات المحلية، وأي إقرار ضريبي للإبلاغ عن ضريبة الإنتاج على القنب، والاستقطاع الضريبي عندما تتجاوز تحويلات السنة السابقة 100,000 دولار، بالإضافة إلى أنواع أخرى من الضرائب المذكورة. المصدر: صفحة myVTax نفسها.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يقوم مقهى في فيرمونت بفصل مبيعات الوجبات اليومية عن مبيعات البضائع بالتجزئة، ويقدم ضرائب الوجبات والغرف وضرائب المبيعات في myVTax، لأن الضريبتين لا تغطيان نفس الإيصالات بنفس الطريقة.

يقوم صاحب العمل بتعيين عامل وتقديم تقرير الموظف الجديد في الخدمات الإلكترونية لأصحاب العمل في غضون 10 أيام من اليوم الأول للعمل، وليس في غضون 20 يومًا، لأن ولاية فيرمونت تستخدم الفترة الأقصر في قسم الرواتب.

الوجبات والغرف والضرائب المحلية الاختيارية

لا ينبغي لمقهى في فيرمونت يحقق دخلاً من الإقامة أن يعتمد على حساب مبيعات واحد لتفسير فئات الضرائب المختلفة. يجب أن تتضمن الإيرادات المسجلة وصفاً كافياً لتمييز السلع والوجبات الجاهزة ورسوم الغرف، حيث تُطبق ضرائب منفصلة في كل حالة.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في فيرمونت تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في فيرمونت

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.