مسك الدفاتر في ولاية يوتا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على كل بائع تجزئة أو مؤجر أو شخص يمارس أعمالًا تجارية في ولاية يوتا الاحتفاظ بسجلات كاملة تُستخدم لتحديد التزامات ضريبة المبيعات والاستخدام. وينص منشور لجنة الضرائب بولاية يوتا رقم 25، نقلاً عن القاعدة R865.19S.22، على أن السجلات يجب أن تُظهر جميع الإيرادات الإجمالية من مبيعات أو عقود إيجار يوتا، والخصومات والإعفاءات المطالب بها، والفواتير، وما شابهها من إثباتات للممتلكات والمنتجات المشتراة للبيع أو الاستهلاك أو التأجير في يوتا. https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية يوتا ضريبة دخل على الأفراد، وضريبة امتياز ودخل على الشركات، بالإضافة إلى ضريبة مبيعات وضريبة استخدام. ويتناول المنشور رقم 25 ضريبة المبيعات وضريبة الاستخدام، بما في ذلك تطبيق ضريبة الاستخدام عند استخدام السلع أو الخدمات الخاضعة للضريبة في يوتا دون دفع ضريبة المبيعات. المصدر: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

يقتطع أصحاب العمل ضريبة الدخل في ولاية يوتا من الأجور، كما هو موضح في قسم الرواتب، وهو ما يختلف عن الولايات التي لا تفرض ضريبة دخل في هذه المجموعة. يحتاج تجار التجزئة إلى سجلات إجمالي الإيرادات التي تفصل بين المبيعات الخاضعة للضريبة، والمبيعات المعفاة، والخصومات، كما هو موضح في قسم حفظ السجلات.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على أصحاب العمل إبلاغ سجل التوظيف الجديد في ولاية يوتا، الذي تديره إدارة خدمات القوى العاملة، عن جميع الموظفين الجدد أو المعاد توظيفهم، وذلك في غضون 20 يومًا من أول يوم عمل لهم. وينص دليل الإبلاغ عن التوظيف الجديد الصادر عن الإدارة على هذا الشرط، ويستشهد بقانون ولاية يوتا، القسم 5A.7.101 الخاص بالرواتب، كمرجع لقانون السجل. المصدر: الدليل الرسمي المنشور على موقع jobs.utah.gov. https://jobs.utah.gov/ui/employer/public/NewHire/New%20Hire%20Handbook.pdf

ينصّ دليل الموظف والنموذج الخاص بصاحب العمل على أن عدم الإبلاغ في الوقت المحدد قد يؤدي إلى غرامة مدنية ضمن النطاق المذكور في تلك الوثائق، وأنه يجب تقديم المعلومات المطلوبة في غضون 20 يومًا تقويميًا من أول يوم عمل. مصدر ملخص النموذج: https://jobs.utah.gov/UI/Employer/Public/Handbook/NEW_Hire_form6.pdf

الدخل والمشتريات والوثائق

فيما يخص ضريبة المبيعات والاستخدام، فإن قاعدة التوثيق هي تلك الواردة في قسم حفظ السجلات، وتحديداً سجلات إجمالي الإيرادات، ومستندات إثبات الخصومات والإعفاءات، وفواتير المشتريات. المصدر: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب الاحتفاظ بسجلات ضريبة المبيعات والاستخدام لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي، ويجب أن تكون متاحة لهيئة الضرائب بصيغتها الأصلية، سواءً كانت ورقية أو إلكترونية، وفقًا للمنشور رقم 25 الذي يستشهد بالقاعدة R865.19S.22. المصدر: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

النقل البري بين الولايات وشركات النقل. يلزم تقديم سجلات المسافة المقطوعة، وسجلات شراء الوقود، وسجلات المسافة حسب الولاية القضائية لدعم التسجيل المخصص والإبلاغ عن ضريبة الوقود. يقتصر النطاق على شركات النقل البري المؤهلة.

في قطاع الإنشاءات، يلتزم المقاولون في ولاية يوتا عمومًا بدفع ضريبة المبيعات على المواد التي يستخدمونها لتحسين العقارات في العديد من الحالات، لذا يجب أن تفصل سجلات تكاليف المشاريع بين المواد والعمالة والمعدات. وينطبق على هذه المشتريات قاعدة تسجيل ضريبة المبيعات العامة الواردة في قسم حفظ السجلات، وتعتمد المعاملة الضريبية المحددة على تفاصيل العقد، والتي ينبغي مراجعتها في إرشادات لجنة الضرائب الحالية قبل اتخاذ أي قرار.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ بائع التجزئة في ولاية يوتا بتقارير إجمالي الإيرادات، ودعم المبيعات المعفاة، وفواتير الشراء لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي الذي تدعمه، في شكلها الورقي الأصلي أو الإلكتروني، حتى يمكن تقديم السجلات إلى لجنة الضرائب كما هو موضح في المنشور رقم 25.

يقوم صاحب عمل في مدينة سولت ليك بالإبلاغ عن موظف جديد إلى سجل الموظفين الجدد في ولاية يوتا في غضون 20 يومًا من اليوم الأول للعمل، ويحجز ضريبة الدخل في ولاية يوتا من خلال حساب الحجز الخاص بلجنة الضرائب، ويقدم تقرير الأجور الفصلي الخاص بالبطالة إلى خدمات القوى العاملة، ويعامل هذه التقارير على أنها ثلاثة ملفات منفصلة.

إجمالي الإيرادات وضريبة الاستخدام على المشتريات غير الخاضعة للضريبة

ينبغي أن يكون بإمكان بائع التجزئة في ولاية يوتا إظهار كل من الضريبة المحصلة على المبيعات والمشتريات التي خضعت لضريبة الاستخدام. وهذان الأمران يمثلان جانبين متقابلين من الدفاتر، وهما حسابات القبض وحسابات الدفع، ولا ينبغي الخلط بينهما لمجرد ظهورهما في أوراق العمل الضريبية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية يوتا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية يوتا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.