محاسبة في تكساس

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

ينصّ البند 11.0041 من قانون الضرائب في تكساس، الخاص بحفظ السجلات، على إلزام دافع الضرائب الملزم بحفظ السجلات بموجب القانون، بإتاحة هذه السجلات للتفتيش، وتقديم السجلات المعاصرة والوثائق الداعمة التي تثبت صحة أي مطالبة تتعلق بالضريبة أو الغرامة أو الفائدة. وتشمل الأمثلة الواردة في القانون الفواتير، وإيصالات الدفع، والشيكات، وسجلات الشحن، والعقود. المصدر: نص القانون، مُعاد نشره من قِبل ناشر ثانوي للقانون. https://texas.public.law/statutes/tex._tax_code_section_111.0041 و https://law.justia.com/codes/texas/2022/tax-code/title-2/subtitle-b/chapter-111/subchapter-a/section-111-0041/

في عملية تدقيق من قبل مراقب الحسابات، يجب على دافع الضرائب تقديم السجلات التي يطلبها المدقق والتي تُعد ضرورية لإجراء تدقيق كامل. وتشمل قائمة المستندات المطلوبة في إشعار التدقيق فواتير المبيعات، وفواتير المشتريات، وفواتير الأصول الرأسمالية، وشهادات إعادة البيع والإعفاء، ودفاتر المحاسبة، ودفاتر الأستاذ العامة، ودفاتر اليومية الفرعية، ومخططات الحسابات، والبيانات المالية، ومعلومات ضريبة الدخل الفيدرالية، وكشوفات الحسابات المصرفية، وأوراق العمل، وسجلات الحاسوب، والوثائق الخاصة بالمبالغ المستردة والائتمانات. المصدر: مراقب حسابات ولاية تكساس. https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية تكساس ضريبة مبيعات حكومية وضريبة استخدام، بالإضافة إلى ضرائب مبيعات واستخدام محلية، وضريبة امتياز على الكيانات الخاضعة للضريبة المشمولة، بما في ذلك الشركات، والشركات ذات المسؤولية المحدودة، وشركات التضامن المحدودة، والجمعيات المهنية، بغض النظر عما إذا كانت الضريبة مستحقة في سنة معينة، مع تقديم تقرير سنوي وتقرير معلومات عامة كما هو موضح في الفصل 171 من قانون الضرائب. مصدر واجبات الإبلاغ عن ضريبة الامتياز: https://statutes.capitol.texas.gov/Docs/TX/htm/TX.171.htm

ضريبة الامتياز ليست ضريبة دخل. وهي تعتمد عموماً على هامش الربح كما هو محدد في الفصل 171، لذا يجب الاحتفاظ بسجلات الإيرادات وتكلفة البضائع المباعة والتعويضات بشكل يدعم حساب هامش الربح المختار، بالإضافة إلى سجلات ضريبة المبيعات.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

لا تفرض ولاية تكساس ضريبة دخل على الأجور، لأنها لا تفرض ضريبة دخل شخصية، كما هو الحال في قسم الضرائب الحكومية.

يجب على صاحب العمل المسؤول عن دفع إعانات البطالة التسجيل لدى هيئة القوى العاملة في تكساس في غضون عشرة أيام من دفع الأجور وبدء سريان المسؤولية، وتقديم تقارير الأجور ودفع ضرائب البطالة إلكترونيًا ما لم يكن لديه إعفاء معتمد بسبب ظروف قاهرة، والإبلاغ عن العمال الجدد والمعاد توظيفهم في غضون 20 يومًا من تاريخ التوظيف إلى مركز عمليات الإبلاغ عن توظيف العمال الجدد التابع لمكتب المدعي العام. https://www.twc.texas.gov/programs/unemployment-tax/responsibilities-liable-employer و https://www.twc.texas.gov/employer-resources/new-hire-reporting

الدخل والمشتريات والوثائق

يتم وضع علامات على فواتير الشراء لإظهار ما إذا تم دفع ضريبة المبيعات في تكساس، أو ما إذا تم تقديم شهادة إعادة بيع أو إعفاء، أو ما إذا تم احتساب ضريبة الاستخدام، لأن هذا التمييز هو نقطة تدقيق روتينية للمراقب المالي.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

ينص إشعار التدقيق الصادر عن مكتب المراقب المالي على أن مدة التقادم للضرائب المستحقة للدولة هي أربع سنوات، وأن التدقيق يغطي عادةً فترة السنوات الأربع الأخيرة، باستثناء الحالات التي تم فيها تقديم إقرار ضريبي كاذب أو احتيالي بقصد التهرب الضريبي، أو الحالات التي يؤدي فيها تصحيح الإقرار الضريبي إلى زيادة الضريبة بنسبة 25% أو أكثر كما هو موضح في الإشعار، أو الحالات التي لم يتم فيها تقديم أي إقرار ضريبي. https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

الطاقة. يجب على منتجي النفط والغاز وغيرهم من دافعي ضرائب الإنتاج الاحتفاظ بسجلات الإنتاج والمبيعات والأسعار التي تدعم تقارير ضريبة الإنتاج، بالإضافة إلى سجلات ضريبة الامتياز والمبيعات. ويقتصر نطاق هذا النظام على الشركات العاملة في مجال الإنتاج الخاضع لضريبة الإنتاج.

يجب على مقاولي البناء وتحسين العقارات التمييز بين الخدمات الخاضعة للضريبة، والمواد المستخدمة في العقارات، وعمليات الشراء لإعادة البيع، لأن معاملة ضريبة المبيعات في تكساس تختلف باختلاف نوع العقد. وتُعدّ فواتيرهم وعقودهم من بين السجلات المدرجة في إشعار التدقيق الصادر عن المراقب المالي في قسم حفظ السجلات.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

تحتفظ شركة ذات مسؤولية محدودة في تكساس بفواتير مبيعاتها وفواتير مشترياتها وشهادات إعادة البيع ودفتر الأستاذ العام وكشوفات الحسابات المصرفية وأوراق عمل هامش ضريبة الامتياز لمدة أربع سنوات على الأقل، وتحتفظ بها لفترة أطول لمدة عام تخضع لجلسة استماع المراقب المالي، كما هو مطلوب في قسم الاحتفاظ.

يقوم صاحب العمل بتعيين عامل في الأول من الشهر، ويسجل أو يؤكد حسابه لدى لجنة القوى العاملة، ويبلغ عن الموظف الجديد في غضون 20 يومًا تقويميًا، ويقدم تقرير الأجور الفصلي إلكترونيًا بدلاً من البريد، ما لم يكن لديه إعفاء بسبب المشقة.

حسابات ضريبة الامتياز ووثائق البائع

قد تحتفظ شركة في تكساس بحساب مصرفي متطابق تمامًا، ومع ذلك تفتقر إلى الجداول اللازمة لشرح حسابات هامش ضريبة الامتياز. يجب ربط الإيرادات وسجلات التكاليف المؤهلة وفواتير العملاء ووثائق الإعفاء، ولكن لا ينبغي دمجها معًا.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في تكساس تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في تكساس

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.