مسك الدفاتر في ولاية تينيسي

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يتعين على الشركات في ولاية تينيسي الاحتفاظ بسجلات تدعم ضرائب الولاية التي تقدمها، ولا سيما ضريبة المبيعات والاستخدام، وضريبة الأعمال، وضريبة الامتياز والضريبة الانتقائية للكيانات المشمولة. وقد تم تدوين قانون ضريبة المبيعات والاستخدام في تينيسي في المواد من 67.6.101 إلى 67.6.907 من قانون تينيسي المشروح، وفقًا لموقع دعم دائرة الإيرادات. https://revenue.support.tn.gov/hc/en-us/articles/360058138372-SUT-1-Sales-and-Use-Tax-Tennessee-Code-Reference

تحتفظ الشركات في ولاية تينيسي بسجلات المبيعات حسب الموقع، وشهادات الإعفاء، وفواتير الشراء لمراجعة ضريبة الاستخدام، وملف منفصل لأوراق عمل ضريبة الامتياز وضريبة الإنتاج، لأن هذه الضرائب تستخدم أسسًا مختلفة، وهي إجمالي المبيعات، وبالنسبة لضريبة الامتياز، صافي القيمة أو الممتلكات، وبالنسبة لضريبة الإنتاج، صافي الأرباح.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تحتاج الشركات التي لديها أكثر من موقع واحد في ولاية تينيسي إلى سجلات مبيعات على مستوى الموقع، لأن ضريبة الأعمال وضريبة المبيعات المحلية حساسة للموقع.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

لأغراض التأمين ضد البطالة، يجب أن يتضمن سجل صاحب العمل فترة صرف الرواتب، ومكان العمل في الولاية، وساعات العمل المقررة، بالإضافة إلى رقم الضمان الاجتماعي واسم كل موظف، وتواريخ التعيين وإعادة التعيين وإنهاء الخدمة، ومعلومات الأجر الأسبوعي، وساعات العمل المدفوعة، وإجمالي الأجور حسب فترة الدفع والربع، وقيمة المكافآت العينية، والمدفوعات الخاصة كالعلاوات والهدايا والجوائز. وينص دليل أصحاب العمل في ولاية تينيسي على ضرورة الاحتفاظ بهذه السجلات لآخر سبع سنوات. المصدر: دليل وزارة العمل وتنمية القوى العاملة، منشور على موقع tn.gov. https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/workforce/documents/employers/HandbookforEmployers6-13-19.pdf

يقوم أصحاب العمل المشمولون بتقديم تقارير ربع سنوية عن الأجور والأقساط للتأمين ضد البطالة ويخضعون للتدقيق بموجب قانون ولاية تينيسي المشروح القسم 0.7.701 من قانون الاحتفاظ والقاعدة 0800.10.03.10، كما هو مذكور في ذلك الدليل.

الدخل والمشتريات والوثائق

يتم الاحتفاظ بفواتير الشراء ومراجعتها لضريبة الاستخدام، لأن ضريبة الاستخدام في ولاية تينيسي يمكن أن تنطبق على المشتريات الخاضعة للضريبة حيث لم يتم تحصيل ضريبة المبيعات، ويتم الاحتفاظ بسجلات المبيعات مع شهادات الإعفاء للمبيعات المعفاة.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

بالنسبة للمشروبات الكحولية التي يبيعها أصحاب التراخيص، تنص توجيهات وزارة المالية على ضرورة الاحتفاظ بالسجلات لمدة أربع سنوات، مع استثناء محدود يسمح بالتخلص من فواتير الزبائن بعد 60 يومًا بشرط الاحتفاظ بسجلات نقاط البيع وفواتير الزبائن التي تُظهر نفس المبيعات، والاحتفاظ بالسجلات لمدة أربع سنوات كاملة. المصدر: توجيهات وزارة المالية المنشورة على موقع tn.gov. https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/revenue/documents/notices/lbd/recreports.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

الكحول. يجب على حاملي تراخيص بيع المشروبات الكحولية الاحتفاظ بفواتير الشراء، وإيصالات التسليم، وبوالص الشحن، وأوامر الشراء، وسجل جرد دائم للكحول والنبيذ المستخدم في الطهي، وجدول أسعار محدّث، وفقًا لتوجيهات الإدارة في قسم الاحتفاظ.

التصنيع. يمكن للمصنّعين المطالبة بإعفاء من ضريبة الآلات الصناعية والضرائب الأخرى ذات الصلة، لذا يجب أن تُظهر سجلات الشراء كيفية استخدام الآلات والمعدات في التصنيع لدعم الإعفاء المطالب به. ترد مواضيع الإعفاء في مواد الدعم الخاصة بالوزارة المشار إليها في قسم حفظ السجلات.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ تاجر تجزئة في ناشفيل لديه موقعان بسجلات المبيعات وشهادات الإعفاء وأوراق عمل ضريبة الأعمال منفصلة حسب الموقع، لأن المجموع الكلي المجمع لن يدعم ملفاته المستندة إلى الموقع في TNTAP.

يحتفظ المطعم الحاصل على رخصة بيع المشروبات الكحولية بفواتير شراء الكحول وجدول أسعاره لمدة أربع سنوات، ويحتفظ بأشرطة التسجيل طوال الفترة حتى لو تم التخلص من تذاكر الضيوف في وقت سابق بموجب الاستثناء الوارد في قسم الاحتفاظ.

ضريبة الأعمال وضريبة الامتياز التجاري على الرغم من عدم وجود ضريبة دخل على الأجور

قد لا تخضع شركة في ولاية تينيسي لضريبة دخل الأجور الحكومية، ومع ذلك فهي بحاجة إلى سجلات رواتب مفصلة لأغراض التأمين ضد البطالة. كما أن تقاريرها الضريبية التجارية تُبرر التمييز بين الإيرادات حسب الموقع والنشاط والأرباح الموضحة في البيانات المالية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية تينيسي تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكلٍ متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية تينيسي

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.