مسك الدفاتر في ولاية كارولينا الجنوبية

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على أي شخص يتقدم بطلب للحصول على ترخيص صادر عن دائرة الإيرادات في ولاية كارولاينا الجنوبية، أو يحمل ترخيصًا من هذه الدائرة، ويكون مسؤولاً عن أي ضريبة أو رسوم أو مبالغ إضافية تفرضها الدائرة، أو يُطلب منه تقديم أي إقرار أو بيان إلى الدائرة، الاحتفاظ بدفاتر ووثائق ومذكرات وسجلات كافية لإثبات حقه في الحصول على الترخيص أو الاحتفاظ به، وأي مبلغ مطلوب إظهاره في أي إقرار أو بيان، أو أي ضريبة أو رسوم أو مبالغ إضافية مستحقة. ويشمل الإقرار، لهذا الغرض، الإقرارات والتقارير المعلوماتية. هذا ملخص للائحة كارولاينا الجنوبية رقم 117 200.1، بعبارات واضحة. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

يجب إبقاء تلك الدفاتر والسجلات متاحة في جميع الأوقات للتفتيش من قبل موظفي أو مدققي حسابات الوزارة. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية كارولاينا الجنوبية ضريبة مبيعات واستخدام، وضريبة دخل شخصي، وضريبة دخل الشركات، ورسوم ترخيص الشركات، بالإضافة إلى اقتطاع ضريبي من رواتب الموظفين. تبلغ نسبة ضريبة المبيعات الحكومية 6%، ويجوز للمقاطعات إضافة ضرائب مبيعات واستخدام محلية، بما في ذلك ضرائب المشاريع الرأسمالية، والنقل، والتعليم، والضرائب المحلية الاختيارية، لذا يجب أن تُظهر السجلات مقاطعة البيع أو التسليم.

تفرض ولاية كارولاينا الجنوبية أيضًا ضريبة دخول، وضريبة على المشروبات الكحولية للمنشآت التي تبيعها بالقطعة، بالإضافة إلى ضرائب أخرى مُدرجة في بوابة الضرائب التابعة للوزارة، بما في ذلك رسوم ترخيص المشروبات الكحولية، وضريبة البنغو، وضرائب الوقود للشركات العاملة في تلك الفئات. المصدر: http://dor.sc.gov/mydorway/

تحتفظ الشركات التي لديها مبيعات في عدة مقاطعات بجدول ضرائب محلي لكل فترة تقديم إقرارات يسرد إجمالي المبيعات والضرائب حسب المقاطعة، لأن الإقرار الضريبي للولاية يتطلب الإبلاغ عن مبالغ الضرائب المحلية حسب المقاطعة.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يقوم أصحاب العمل بحجز ضريبة الدخل في ولاية كارولينا الجنوبية وتقديم إقرارات الحجز وبيانات الأجور السنوية إلى إدارة الإيرادات، كما يقدمون تقارير ربع سنوية عن ضريبة البطالة والأجور إلى إدارة التوظيف والقوى العاملة في ولاية كارولينا الجنوبية.

الدخل والمشتريات والوثائق

تُحدد اللائحة 117 200.1 أنواع المستندات الداعمة التي يشملها استنساخ السجلات، بما في ذلك مستندات الإدخال الأصلية، وأوامر الشراء، والفواتير، والشيكات، والإيصالات، وسجلات الرواتب، مما يُشير إلى أن مستندات الشراء والدفع تُعد جزءًا من سجلات الضرائب في ولاية كارولاينا الجنوبية. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب الاحتفاظ بالدفاتر والسجلات بموجب اللائحة 117 200.1 لمدة لا تقل عن أربع سنوات بعد تقديم الإقرار الضريبي أو الموعد المقرر لتقديمه، أيهما أبعد. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

يجوز الاحتفاظ بنسخ مصغرة من السجلات الداعمة، مثل وثائق الإدخال الأصلية، وأوامر الشراء، والفواتير، والشيكات، والإيصالات، وسجلات الرواتب، بدلاً من الوثائق الأصلية فقط بموافقة خطية مسبقة من الإدارة، وفقط في حال احتفاظ دافع الضرائب بالنسخ طالما أن محتوياتها قد تصبح جوهرية في تطبيق القانون من قبل الإدارة، وتوفير وسائل الحفظ والتفتيش السريع، بما في ذلك جهاز عرض، والاستعداد لعمل نسخ من المعلومات عند الطلب. https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تخضع مؤسسات الضيافة في ولاية كارولاينا الجنوبية لضرائب متعددة المستويات. فالمطاعم والحانات التي تبيع المشروبات الكحولية بالقطعة تجمع ضريبة المشروبات الكحولية بالقطعة، بينما تجمع أماكن الإقامة ضرائب الإقامة الحكومية والمحلية، وتجمع أماكن الترفيه ضريبة الدخول. ويتطلب كل من هذه الضرائب سجلات إيرادات مصنفة حسب الفئة. وتُدرج الوزارة ضريبة الدخول، وضريبة المشروبات الكحولية بالقطعة، ورسوم ترخيص بيع المشروبات الكحولية ضمن أنواع الضرائب في بوابتها الإلكترونية. http://dor.sc.gov/mydorway/

تُبلغ الشركات الصناعية والتصنيعية عن ممتلكاتها الشخصية، وبالنسبة للمصنّعين، تُبلغ عن مسائل ضريبة الممتلكات الصناعية، والتي تتطلب سجلات الأصول الثابتة والاستهلاك بالإضافة إلى سجلات ضريبة الدخل العادية. وتُدرج الوزارة ضريبة الممتلكات الشخصية التجارية وضريبة الممتلكات الصناعية ضمن أنواع الضرائب التي تُطبقها. المصدر: http://dor.sc.gov/mydorway/

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يقوم تاجر تجزئة في تشارلستون بتقديم إقرار ضريبة المبيعات والاستخدام لفترة محددة، ويحتفظ بالسجلات، وجداول الضرائب المحلية حسب المقاطعة، وأوامر الشراء، والفواتير، والشيكات الخاصة بتلك الفترة. ويحدد التاجر تاريخ إتلاف هذه السجلات بعد أربع سنوات على الأقل من تاريخ تقديم الإقرار أو تاريخ استحقاقه، أيهما أبعد، ويحتفظ بالملف إذا فتحت الدائرة تدقيقًا قبل ذلك التاريخ.

يحتفظ مطعم في كولومبيا يبيع المشروبات الكحولية في سجلات منفصلة بإجمالي مبيعات المشروبات، ومبيعات الطعام، والمبيعات الأخرى. في نهاية الشهر، يقوم المحاسب بمطابقة إجمالي ضريبة المشروبات الكحولية مع إجمالي ضريبة المبيعات في سجل مبيعات واحد. كما يقوم صاحب المطعم الذي يوظف نادلاً جديداً بالإبلاغ عن هذا التوظيف خلال 20 يوماً من أول يوم عمل له.

الإقامة، ورسوم الدخول، وضرائب المشروبات

قد تخضع مؤسسات الضيافة في ولاية كارولاينا الجنوبية لعدة فئات ضريبية لا يمكن تفسيرها برقم إجمالي الإيرادات فقط. تتطلب حجوزات الإقامة، وإيصالات الدخول، ومبيعات المشروبات الكحولية تصنيفًا منفصلاً ووثائق إثباتية عند انطباق هذه الضرائب.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية كارولاينا الجنوبية تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية كارولاينا الجنوبية

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.