خدمات المحاسبة في رود آيلاند

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على كل تاجر تجزئة الاحتفاظ بسجلات كافية وكاملة لأعماله في رود آيلاند. تنص اللائحة SU 89 91 الصادرة عن قسم الضرائب على ضرورة الاحتفاظ بسجلات توضح إجمالي الإيرادات من مبيعات الممتلكات الشخصية الملموسة، بما في ذلك البنود الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة لها، وأي خدمات تُقدم ضمن عملية البيع، وجميع الخصومات المسموح بها قانونًا والمطالب بها عند تقديم الإقرارات الضريبية، وإجمالي سعر شراء جميع الممتلكات الشخصية الملموسة المشتراة لإعادة البيع، وإجمالي سعر شراء جميع هذه الممتلكات المشتراة للاستخدام أو الاستهلاك داخل الولاية. https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

يجب أن تتضمن هذه السجلات دفاتر الحسابات المعتادة التي يحتفظ بها عادةً رجل أعمال حكيم يمارس نفس النشاط، بالإضافة إلى جميع الفواتير والإيصالات وإيصالات الدفع وأشرطة تسجيل النقد وغيرها من مستندات القيد الأصلية التي تدعم القيود في الدفاتر، وجميع الجداول وأوراق العمل المستخدمة في إعداد الإقرارات الضريبية. يُعتبر عدم الاحتفاظ بهذه السجلات دليلاً على الإهمال أو نية التهرب الضريبي، وقد يؤدي إلى فرض غرامات. https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية رود آيلاند أيضاً ضرائب منفصلة تؤثر على شركات محددة، بما في ذلك ضريبة الفنادق، وضريبة الوجبات والمشروبات على المطاعم والمقاهي، وضرائب أخرى على النفايات وغيرها من الضرائب المفروضة على بعض المهن. وتتطلب هذه الضرائب سجلات إيرادات مصنفة حسب الفئة للشركات الخاضعة لها.

تحتفظ المطاعم بمبيعات الطعام والمشروبات وغيرها في أقسام تسجيل منفصلة، لأن الإبلاغ عن ضرائب الوجبات والمشروبات يعتمد على هذا التقسيم.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على جميع أصحاب العمل الذين يمارسون أعمالهم في ولاية رود آيلاند الإبلاغ عن الموظفين الجدد المقيمين أو العاملين في الولاية خلال 14 يومًا من تاريخ بدء عملهم. وينص قانون الولاية والقانون الفيدرالي على ضرورة الإبلاغ عن الأفراد الذين يتقاضون أجورًا، بغض النظر عما إذا كان الشخص يُعتبر موظفًا بموجب معايير قانون الضرائب الفيدرالي، وذلك وفقًا لكتيب الإبلاغ عن الموظفين الجدد في رود آيلاند. https://dc-newhire.com/files/ri_new_hire.pdf

يقوم أصحاب العمل بحجز ضريبة الدخل في رود آيلاند وتقديم إقرارات الحجز إلى قسم الضرائب، كما يقدمون تقارير ضريبة التأمين ضد البطالة وتقارير الأجور إلى وزارة العمل والتدريب.

الدخل والمشتريات والوثائق

تختلف قواعد حفظ السجلات الواردة في قسم حفظ السجلات من هذا القسم الخاص بالولاية فيما يتعلق بالتوثيق. فهي تشترط وجود سجلات أسعار الشراء للعقارات المشتراة بغرض إعادة البيع، وللعقارات المشتراة للاستخدام أو الاستهلاك في رود آيلاند، بالإضافة إلى الفواتير والإيصالات وأوراق العمل التي تدعم هذه السجلات، وبذلك يُعد توثيق الشراء جزءًا أساسيًا من سجل ضريبة المبيعات في رود آيلاند. https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب الاحتفاظ بالسجلات المذكورة في اللائحة SU 89 91 لأغراض عمليات التدقيق التي تجريها إدارة الضرائب الحكومية لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات، ما لم يأذن مدير الضرائب أو ممثله المعتمد كتابيًا بإتلافها أو التخلص منها بأي طريقة أخرى. المصدر: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

تُقبل نسخ دفاتر الحسابات، بما في ذلك دفاتر النقدية، واليوميات، وسجلات الإيصالات، ودفاتر الأستاذ، وفواتير المبيعات، وفواتير المشتريات، ومذكرات الائتمان، على الميكروفيلم أو غيرها من الوسائط الآلية، بدلاً من السجلات الأصلية إذا استُوفيت الشروط المنصوص عليها في اللائحة. https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تقوم مؤسسات تناول الطعام والشراب بتحصيل ضريبة الوجبات والمشروبات والإبلاغ عنها، ويتعين عليها الاحتفاظ بسجلات مبيعات منفصلة بين مبيعات الطعام والشراب والمبيعات الأخرى. وينطبق هذا على المطاعم والحانات وشركات تقديم الطعام والمؤسسات المماثلة.

تقوم الفنادق ومقدمو خدمات الإقامة الآخرون بتحصيل ضرائب الإقامة الحكومية والمحلية، وتحتفظ بسجلات الإشغال وإيرادات الغرف حسب المنشأة.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ متجر هدايا في بروفيدنس، شهرياً، بسجلات إجمالي الإيرادات مقسمة بين الأصناف الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة لها، وفواتير شراء المخزون المُعدّ لإعادة البيع، وفواتير شراء اللوازم المستخدمة في المتجر. ويحتفظ المتجر بهذه السجلات لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات لأغراض التدقيق الضريبي، ولا يتلفها إلا بإذن كتابي إذا كانت هذه المدة لا تزال سارية.

قام مقهى بتعيين طاهٍ يوم الاثنين. أبلغ المالك عن الموظف الجديد إلى دليل رود آيلاند في غضون 14 يومًا من أول يوم عمل، وتم إعداد السجل بحيث يتم تسجيل مبيعات الطعام والشراب بشكل منفصل عن مبيعات البضائع لإقرار ضريبة الوجبات والمشروبات.

سجلات الوجبات والمشروبات إلى جانب المبيعات العامة

ينبغي على المقهى الذي يبيع القهوة والوجبات الجاهزة والسلع أن يفهم أي أقسام المحاسبة تُسهم في إجمالي الضرائب المختلفة. ويُعدّ أفضل نظام محاسبي هو الذي يُتيح الوصول إلى الشيكات والفواتير الأصلية إلى جانب الملخص المالي اليومي.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في رود آيلاند تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في رود آيلاند

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.