مسك الدفاتر في ولاية بنسلفانيا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

تنص لائحة ضريبة المبيعات والاستخدام في ولاية بنسلفانيا، القسم 4.2 من قانون الرواتب (61 Pa. Code)، على إلزام البائعين والمستخدمين بالاحتفاظ بسجلات للمعاملات الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة لها. ويجب على الشخص الذي يمارس أعمالًا تجارية منفصلة الاحتفاظ بسجلات ودفاتر منفصلة لكل نشاط. وتقدم اللائحة مثالًا على شخص يعمل في تجارة التجزئة ومقاول بناء، حيث يجب عليه الاحتفاظ بسجلات وحسابات منفصلة لكل من تجارة التجزئة ومقاول البناء. https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

عند إجراء التدقيق، أو في أي وقت آخر تطلبه دائرة الإيرادات، يجب على البائع أو المستخدم تقديم السجلات بطريقة منظمة، بالإضافة إلى الملخصات والجداول التي تطلبها الدائرة، كما يجب عليه توفير التسهيلات المناسبة للتدقيق أو الفحص. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض فيلادلفيا والعديد من البلديات الأخرى في ولاية بنسلفانيا ضرائب محلية على الدخل المكتسب، وفي فيلادلفيا تحديدًا، ضريبة على دخل الشركات وإيراداتها. ويتعين على أصحاب العمل والشركات الخاضعة للضريبة المحلية الاحتفاظ بسجلات الأجور والإيرادات حسب مكان العمل والبلدية، بما يكفي لتقديم الإقرارات الضريبية المحلية. ويختلف نطاق هذه السجلات باختلاف البلدية التي يُؤدى فيها العمل أو تُمارس فيها الأعمال التجارية.

يستخدم أصحاب العمل معلومات سكن الموظف ومكان عمله التي تم جمعها لحجز ضريبة الدخل المكتسب المحلية لتحديد نسبة الحجز المحلية الصحيحة لكل موظف، ويحتفظون بهذه الوثائق مع سجل الرواتب.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يقوم أصحاب العمل بتقديم تقارير ربع سنوية عن ضرائب وأجور تعويضات البطالة إلى وزارة العمل والصناعة، مكتب تعويضات البطالة.

الدخل والمشتريات والوثائق

يختلف شرط فصل السجلات في قسم حفظ السجلات من هذا القسم الخاص بالولاية باختلاف الولاية. يجب على أي شركة لديها نشاط تجاري خاضع للضريبة في مجال البيع بالتجزئة، بالإضافة إلى نشاط آخر مثل المقاولات الإنشائية، الاحتفاظ بسجلات وحسابات منفصلة لكل منهما، بحيث لا يمكن دمج حسابات القبض وتكاليف المشاريع ومشتريات المواد في دفتر حسابات واحد غير مُفصّل لأغراض ضريبية. https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة بموجب قانون ضريبة المبيعات والاستخدام أو بموجب المادة 4.2 من قانون الرواتب في ولاية بنسلفانيا (القسم 61) لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات من نهاية السنة التقويمية التي تتعلق بها هذه السجلات. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

يجب الاحتفاظ بسجلات ضريبة المبيعات والاستخدام للمبيعات التي تتم من مواقع داخل ولاية بنسلفانيا داخل الولاية، ما لم يكن لدى البائع تفويض كتابي من مدير مكتب ضريبة المبيعات والاستخدام لإخراجها. ويمكن إلغاء هذا التفويض بإشعار كتابي مدته 30 يومًا. أما سجلات المبيعات التي تتم من مواقع خارج بنسلفانيا، فيمكن الاحتفاظ بها داخل بنسلفانيا، في موقع البيع، أو في المكتب الرئيسي للبائع. https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

يُعتبر مقاولو البناء في ولاية بنسلفانيا عمومًا مستهلكين للمواد واللوازم التي يقومون بتركيبها، ويخضعون للضريبة على تلك المواد، مع قيامهم أيضًا ببيع بالتجزئة خاضع للضريبة في بعض الحالات. ويُعدّ تطبيق قاعدة السجلات المنفصلة على بائع التجزئة الذي يعمل أيضًا كمقاول، والمذكورة في قسم حفظ السجلات، النتيجة المحاسبية المترتبة على ذلك. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

تقوم الفنادق ومقدمو خدمات الإقامة الآخرون بتحصيل ضريبة إشغال الفنادق الحكومية بالإضافة إلى ضريبة المبيعات حيثما ينطبق ذلك، الأمر الذي يتطلب سجلات إيرادات الغرف والإعفاءات لكل إقامة.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

تبيع شركة في بيتسبرغ الأدوات والمعدات بالتجزئة، كما تقدم خدمات تركيبها. وتحتفظ الشركة بسجلين للمبيعات والوظائف، أحدهما لمبيعات التجزئة مع الضرائب المحصلة، والآخر لوظائف المقاولات مع فواتير شراء المواد، وتحتفظ بكلا السجلين في ولاية بنسلفانيا لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات من نهاية السنة التقويمية التي يتعلق بها كل سجل.

يحتفظ صاحب العمل في فيلادلفيا، لكل موظف، بمعلومات الإقامة الضريبية المحلية ومكان العمل، وسجل الاستقطاع الحكومي لكل فترة دفع، وقائمة أجور البطالة الفصلية في ملف رواتب واحد، بحيث يمكن التوفيق بين ملفات الولاية والملفات المحلية وملفات البطالة لنفس الربع.

دفاتر منفصلة لأنشطة تجارية متميزة

لا ينبغي لشركة في ولاية بنسلفانيا تدير متجرًا للبيع بالتجزئة وتتعاقد على مشاريع بناء أن تدمج جميع الإيصالات وتكاليف المواد في فئة واحدة. يُعد التمييز بين سلع إعادة البيع والمواد المستهلكة في المشاريع أمرًا بالغ الأهمية لدعم السجلات الضريبية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في بنسلفانيا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية بنسلفانيا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.