مسك الدفاتر في ولاية أوريغون

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على كل جهة توظيف الاحتفاظ بسجل رواتب للأفراد الذين يقدمون خدمات لها. ينص قانون البطالة في ولاية أوريغون، القاعدة الإدارية رقم 471 031 0005، على أن يُظهر السجل إجمالي الرواتب حسب الربع السنوي، ولكل فرد، اسمه، ورقم حساب الضمان الاجتماعي، وإجمالي الأجر لكل فترة دفع، ولجميع فترات الدفع في كل ربع سنوي، مع توضيح الأجور غير المستثناة بموجب قانون العمل، والأجور المستثناة بموجب ذلك القانون، والقيمة النقدية للأجور غير النقدية، بالإضافة إلى تاريخ كل فترة دفع، وتاريخي التعيين وإعادة التعيين، وتاريخ إنهاء الخدمة، وساعات العمل في كل ربع سنوي. https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

تحتفظ الشركات في ولاية أوريغون بملف للنشاط التجاري يجمع الإيرادات من النشاط في ولاية أوريغون خلال العام، لأن ضريبة النشاط المؤسسي تُقاس على النشاط التجاري في ولاية أوريغون بدلاً من تحصيلات ضريبة المبيعات.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

لا تفرض ولاية أوريغون ضريبة مبيعات على مستوى الولاية، ولا ضريبة استخدام على مستوى الولاية على المشتريات العادية. وتصف صفحة ضريبة النشاط التجاري التابعة لوزارة الإيرادات هذه الضريبة بأنها ضريبة ليست ضريبة معاملات، مثل ضريبة مبيعات التجزئة، وليست ضريبة دخل، مما يؤكد أن الشركات في أوريغون لا تفرض ضريبة مبيعات على مبيعات التجزئة. https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx

تفرض ولاية أوريغون ضريبة على النشاط التجاري للشركات، تُعرف باسم ضريبة النشاط التجاري للشركات (CAT). وهي ضريبة سنوية تُطبق على السنوات الضريبية التي تبدأ في 1 يناير 2020 أو بعده، وتُفرض مقابل امتياز ممارسة الأعمال التجارية في أوريغون، وتُقاس على النشاط التجاري، أي إجمالي المبلغ الذي تحققه الشركة من المعاملات والأنشطة في سياق أعمالها الاعتيادية في أوريغون. تُطبق ضريبة النشاط التجاري للشركات على النشاط التجاري الخاضع للضريبة في أوريغون الذي يتجاوز مليون دولار. تُحسب الضريبة على أساس 250 دولارًا بالإضافة إلى 0.57% من قيمة النشاط التجاري في أوريغون الذي يتجاوز عتبة المليون دولار، وذلك وفقًا للمادة 317A.125 من قانون أوريغون المعدل. يلتزم بدفع هذه الضريبة فقط دافعو الضرائب الذين تتجاوز قيمة نشاطهم التجاري الخاضع للضريبة في أوريغون مليون دولار، ويستحق تقديم الإقرار الضريبي في اليوم الخامس عشر من الشهر الرابع الذي يلي نهاية السنة الضريبية. https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx

تفرض ولاية أوريغون ضريبة دخل شخصية، وضريبة دخل أو ضريبة استهلاك على الشركات، بالإضافة إلى اقتطاع ضريبي من رواتب الموظفين، فضلاً عن اقتطاع ضريبة النقل على مستوى الولاية، وضرائب محلية على الرواتب في بعض المناطق، بما في ذلك ضرائب النقل والفنون في منطقة بورتلاند حيثما ينطبق ذلك. ويجب على محاسبي الولاية فصل إيصالات أوريغون، ودخلها، ومبالغ رواتبها عن المبالغ المحولة إلى ولايات أخرى.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يتعين على الجهات المُوظِّفة الاحتفاظ بسجلات الرواتب الموضحة في قسم حفظ السجلات من هذا القانون لمدة ثلاث سنوات تقويمية، وتقديم هذه المعلومات إلى إدارة العمل عند الطلب. كما يتعين على الجهة المُوظِّفة الاحتفاظ، لكل ربع سنة تقويمية، بتاريخ انتهاء كل فترة دفع، وإجمالي الأجور حسب فترات الدفع المنتهية في ذلك الربع، وإجمالي عدد الموظفين في كل فترة دفع. https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

يقوم أصحاب العمل في ولاية أوريغون بالإبلاغ عن ضرائب الرواتب في تقرير ربع سنوي موحد يغطي الاستقطاع والتأمين ضد البطالة وبرامج الرواتب الأخرى، ويقومون بالإبلاغ من خلال نظام إدارة التوظيف المسمى Frances Online فيما يتعلق بالبطالة والإجازات المدفوعة، بينما تتم معالجة مدفوعات الضرائب والعديد من الإقرارات الضريبية من خلال إدارة الإيرادات Revenue Online.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب الاحتفاظ بسجلات الرواتب بموجب القاعدة الإدارية رقم 471 031 0005 في ولاية أوريغون لمدة ثلاث سنوات تقويمية. المصدر: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

يجب حفظ سجلات شركات النقل البري الخاصة بضريبة الوزن على الأميال في ولاية أوريغون في المكتب الرئيسي للشركة أو مقر عملها، وإتاحتها للتفتيش عند الطلب، والاحتفاظ بها لمدة ثلاث سنوات ما لم تأذن الإدارة بخلاف ذلك. يجب أن تُظهر سجلات المسافة نقطة الانطلاق والوجهة، ونقاط الدخول والخروج من ولاية أوريغون، وعدد الأميال داخل الولاية، والمسارات، والتواريخ، وقراءات عداد المسافة اليومية لكل مركبة. https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تخضع شركات النقل البري الخاضعة لضريبة الوزن على الأميال في ولاية أوريغون لواجبات مفصلة تتعلق بالمسافة وسجلات المركبات، كما هو موضح في قسم الاحتفاظ بالسجلات من هذا القسم الخاص بالولاية. وينطبق هذا على شركات النقل التي تُشغّل مركبات مشمولة بالضريبة على الطرق السريعة العامة في أوريغون، وليس على الشركات عمومًا. المصدر: https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx

يتعين على شركات بيع القنب المرخصة من قبل هيئة الخمور والقنب في ولاية أوريغون تتبع المخزون والمبيعات في نظام تتبع القنب الحكومي، والاحتفاظ بسجلات الأنشطة المرخصة، بالإضافة إلى سجلات ضريبة الدخل وسجلات ضريبة القنب. ينطبق هذا فقط على شركات بيع القنب المرخصة. كما تفرض ولاية أوريغون ضريبة على القنب تُدار من قبل دائرة الإيرادات على تجار التجزئة المرخصين.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

لا يفرض تاجر جملة في بورتلاند ضريبة مبيعات على مبيعاته في ولاية أوريغون، إلا أن إيراداته في أوريغون تتجاوز مليون دولار خلال العام. يحتفظ المحاسب بسجل شهري لإجمالي إيرادات أوريغون من دفتر المبيعات، ويقدم إقرار ضريبة المبيعات السنوية (CAT) في الموعد المحدد في الشهر الرابع بعد نهاية العام، ويحتفظ بجدول الإيرادات مع الإقرار.

يقوم صاحب عمل في مدينة سالم بإعداد تقرير رواتبه الفصلي الموحد. يتضمن ملف الرواتب للفصل اسم كل موظف، ورقم الضمان الاجتماعي الخاص به، والأجور حسب فترة الدفع، وساعات العمل، والاستقطاعات الضريبية، وأجور التأمين ضد البطالة، ومساهمات الإجازات المدفوعة، ويتم الاحتفاظ بالملف لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات تقويمية.

ضريبة النشاط التجاري وإعداد التقارير الموحدة للرواتب

قد لا تخضع شركة في ولاية أوريغون لضريبة مبيعات التجزئة على مستوى الولاية، ومع ذلك فهي بحاجة إلى معلومات تفصيلية عن إيراداتها من مصادر حكومية لأغراض ضريبة النشاط التجاري. وقد يتطلب ملف رواتبها أيضًا توضيحًا لأرقام الاستقطاعات، والتأمين ضد البطالة، والإجازات المدفوعة الأجر من نفس فترات الدفع الأساسية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية أوريغون تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية أوريغون

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.