مسك الدفاتر في ولاية أوهايو

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

ينص قانون ولاية أوهايو على إلزام البائعين والمستخدمين الخاضعين لضريبة المبيعات والاستخدام بالاحتفاظ بالسجلات والإيصالات والفواتير وسندات الشحن وسجلات الأصول وجداول الاستهلاك وسجلات التحويلات وغيرها من السجلات الأساسية والثانوية بالشكل الذي يحدده مفوض الضرائب. ويجب أن تكون هذه السجلات متاحة للتفتيش من قبل المفوض خلال ساعات العمل. http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

فيما يخص ضريبة الدخل، يجوز لمفوض الضرائب تحديد متطلبات حفظ السجلات والوثائق الأخرى ذات الصلة، وتقديم نسخ من إقرارات ضريبة الدخل الفيدرالية وقراراتها، ويجوز له إلزام أي شخص بالاحتفاظ بسجلات توضح ما إذا كان ملزمًا بدفع الضريبة أو الاستقطاع الضريبي، ومدى هذا الالتزام. https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية أوهايو ضريبة مبيعات واستخدام، وضريبة دخل شخصي، وضريبة اقتطاع من رواتب أصحاب العمل، وضريبة نشاط تجاري. وتُضاف ضرائب المبيعات التي تفرضها المقاطعات وهيئات النقل إلى معدل ضريبة المبيعات في الولاية، لذا يجب أن تُظهر سجلات المبيعات مقاطعة التسليم.

لأن ضريبة CAT تعتمد على إجمالي الإيرادات بدلاً من الربح، تحتفظ الشركات بتسوية للإيرادات تبدأ بإجمالي الإيرادات في الدفاتر، وتزيل الإيرادات التي مصدرها خارج ولاية أوهايو والإيرادات المستبعدة، وتنتهي بإجمالي الإيرادات الخاضعة للضريبة في ولاية أوهايو لإقرار ضريبة CAT.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يقوم أصحاب العمل باقتطاع ضريبة الدخل في ولاية أوهايو وتقديم إقرارات الاقتطاع والتسوية السنوية إلى دائرة الضرائب. كما يقدمون تقارير ربع سنوية عن الأجور لأغراض التأمين ضد البطالة إلى وزارة العمل والخدمات العائلية في ولاية أوهايو.

الدخل والمشتريات والوثائق

تنص قاعدة سجلات ضريبة الاستخدام في قسم حفظ السجلات من هذا القسم الخاص بالولاية على تحديد المستندات المطلوب حفظها، بما في ذلك الفواتير، وسندات الشحن، وسجلات الأصول، وجداول الإهلاك، لذا فإن فواتير الشراء وسجلات الأصول في ولاية أوهايو تُعتبر صراحةً سجلات ضريبية. المصدر: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

بموجب المادة 741.15 من قانون ولاية أوهايو المعدل، يجب الاحتفاظ بسجلات ضريبة المبيعات والاستخدام لمدة أربع سنوات، ما لم يوافق مفوض الضرائب كتابيًا على إتلافها خلال تلك المدة أو يأمر بالاحتفاظ بها لفترة أطول. المصدر: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

بموجب المادة 747.17 من قانون ولاية أوهايو المعدل، يجب الاحتفاظ بسجلات ضريبة الدخل لمدة أربع سنوات، مع مراعاة الاستثناءات المتعلقة بالموافقة الخطية والاستثناءات المتعلقة بفترة الاحتفاظ الأطول. المصدر: https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تُفرض ضريبة استخراج الموارد في ولاية أوهايو على النفط والغاز والفحم وغيرها من الموارد الطبيعية المستخرجة داخل الولاية، ويحتفظ المستخرجون بسجلات الإنتاج والمبيعات لأغراض هذه الضريبة. ويقتصر تطبيق هذه الضريبة على المستخرجين والمشترين المرتبطين بهم.

تواجه شركات وقود السيارات والسجائر والمشروبات الكحولية تراخيص ضريبية منفصلة، وإقرارات ضريبية، وسجلات منتجات منفصلة في ولاية أوهايو.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يشتري موزع في كولومبوس معدات من مورد خارج الولاية لم يفرض عليه أي ضريبة. يسجل المحاسب عملية الشراء في ملف ضريبة الاستخدام مع الفاتورة وقيد دفتر الأصول، ويضيف ضريبة الاستخدام المستحقة في أوهايو، ويحتفظ بالملف لمدة أربع سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي لتلك الفترة.

بدأت إحدى شركات التجزئة المتنامية في ولاية أوهايو بتقديم إقرارات ضريبة المبيعات في أوهايو (CAT). وفي نهاية العام، تُعدّ الشركة بيانًا لتسوية الإيصالات يفصل بين إيصالات أوهايو والإيصالات الواردة من ولايات أخرى، وتحتفظ بالفواتير وسجلات المبيعات الخاصة بهذا البيان لمدة أربع سنوات على الأقل بعد تقديم إقرار ضريبة المبيعات في أوهايو.

ضريبة النشاط التجاري وضريبة رواتب موظفي المدينة

يتعين على الشركات في ولاية أوهايو التمييز بين ضريبة المبيعات المحصلة من العملاء والتزاماتها الضريبية الخاصة بها بناءً على إجمالي إيراداتها. كما يستفيد أصحاب العمل العاملون في عدة بلديات من بيانات دقيقة عن مواقع العمل، لأن إجمالي الضريبة المقتطعة من الولاية قد لا يوضح الالتزامات المحلية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في أوهايو تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية أوهايو

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.