مسك الدفاتر في نيويورك

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على البائعين المسجلين لدى دائرة الضرائب الاحتفاظ بسجلات دقيقة وكاملة للمبيعات والمشتريات. وتنص نشرة دائرة الضرائب بشأن حفظ السجلات لبائعي ضريبة المبيعات على ضرورة وجود سجلات توضح إجمالي المبيعات، والمبيعات الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة لها، والمشتريات، والضريبة المحصلة، كما تنص على ضرورة إتاحة هذه السجلات للدائرة عند الطلب. http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

فيما يخص ضريبة الدخل، تنصح الدائرة بالاحتفاظ بالسجلات والوثائق الداعمة لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تقديم الإقرار الضريبي، مع توثيق مصادر الدخل، والضرائب المقتطعة، والمدفوعات التقديرية، والمصروفات القابلة للخصم. المصدر: http://www.tax.ny.gov/pit/letters/recordkeeping.htm

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية نيويورك ضريبة مبيعات واستخدام، وضريبة دخل شخصي، وضريبة امتياز للشركات، بالإضافة إلى اقتطاع ضريبي من رواتب الموظفين. تُجبى ضرائب المبيعات المحلية، بما في ذلك ضرائب المقاطعات والمدن وبعض المناطق، مع ضريبة الولاية، لذا يجب أن تُظهر السجلات مكان التسليم أو الاستخدام لتبرير تطبيق المعدل الإجمالي.

يحتفظ تجار التجزئة بشهادات الإعفاء وشهادات إعادة البيع في ملفاتهم للمبيعات التي تعتبر معفاة، لأن البائع يتحمل عبء إثبات سبب عدم تحصيل الضريبة.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يقدم أصحاب العمل إقرارات ربع سنوية مجمعة بشأن الاستقطاع الضريبي، وتقارير الأجور، والتأمين ضد البطالة إلى دائرة الضرائب. أما مساهمات التأمين ضد البطالة وتقارير الأجور فتُدار من قبل وزارة العمل.

الدخل والمشتريات والوثائق

تحدد دائرة الضرائب سجلات موردي ضريبة المبيعات، وتشمل هذه السجلات المستندات اليومية التي تدعم عمليات البيع والشراء. ويصف هذا البيان سجلات مثل إيصالات البيع، والفواتير، والإيصالات، وفواتير الشراء، ووثائق الإعفاء، باعتبارها جزءًا من السجلات التي يجب على المورد الاحتفاظ بها وتقديمها. المصدر: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب على بائعي ضريبة المبيعات الاحتفاظ بجميع السجلات لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات من تاريخ استحقاق الإقرار الضريبي الذي تتعلق به هذه السجلات، أو من تاريخ تقديم الإقرار، أيهما أحدث. ويجوز للدائرة أن تطلب فترة أطول في حال كانت السجلات موضوع تدقيق أو دعوى قضائية أو أي إجراء آخر. http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

يجب نقل بيانات نقاط البيع التي تُحذف من النظام لأسباب تتعلق بالسعة، والاحتفاظ بها متاحةً بصيغة قابلة للتدقيق لنفس فترة الثلاث سنوات، كما يجب نقل البيانات عند تغيير الشركة لأنظمة نقاط البيع. المصدر: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تخضع الشركات التي تبيع وقود السيارات والتبغ والكحول وبعض المنتجات الأخرى الخاضعة للتنظيم لإجراءات تسجيل منفصلة لضريبة الإنتاج، وتقديم إقرارات ضريبية، وحفظ سجلات المنتجات في نيويورك. وتقتصر هذه الواجبات على الشركات العاملة في هذه القطاعات التجارية فقط.

يتعين على مقدمي الرعاية الصحية المشاركين في برنامج ميديكيد الاحتفاظ بسجلات تدعم المطالبات والمدفوعات وفقًا لقواعد البرنامج، بالإضافة إلى السجلات الضريبية. وينطبق هذا على مقدمي الخدمات المسجلين، وليس على جميع مؤسسات الرعاية الصحية.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ متجر ملابس في ألباني بسجلات المبيعات اليومية، وسجل عمليات التدقيق، وشهادات إعادة البيع لعملاء الجملة في ملف شهري واحد. وبعد ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي الفصلي، يراجع المتجر هذا الملف قبل إتلافه، ويحتفظ به في حال وجود تدقيق جارٍ.

تحتفظ شركة خدمات في مانهاتن لديها موظفون يعيشون في مدينة نيويورك بفصل استقطاع المدينة في سجل رواتبها عن استقطاع الولاية، بحيث يتطابق الإقرار الضريبي المجمع ربع السنوي وسجلات الأجور المتعلقة بالمدينة.

سجلات تدقيق نقاط البيع والتزامات المدينة

ينبغي على متجر في نيويورك يشهد عمليات استرداد وإلغاء واستبدال متكررة أن يكون قادراً على توضيح سبب اختلاف إجمالي مبيعاته اليومية عن إجمالي حجم المعاملات. وقد تواجه الشركات في مدينة نيويورك أيضاً فئات إبلاغ إضافية يجب عدم الخلط بينها وبين الالتزامات على مستوى الولاية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في نيويورك تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ مهنيٌّ مستقل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في نيويورك

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.