مسك الدفاتر في نيو مكسيكو

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

لا تفرض ولاية نيو مكسيكو نظامًا موحدًا للمحاسبة على جميع الشركات الخاصة. وتنشأ الواجبات الملزمة لكل ضريبة على حدة، وذلك بشكل رئيسي من خلال قانون إدارة الضرائب ونظام الإبلاغ الموحد عن إجمالي الإيرادات والتعويضات والضرائب المقتطعة. ويتعين على دافع الضرائب المسجل تقديم إقرار ضريبي لكل فترة إبلاغ حتى في حال عدم استحقاق أي ضريبة، وهو ما تنص عليه لوائح إجمالي الإيرادات. https://www.law.cornell.edu/regulations/new-mexico/3-2-2-15-NMAC

يجب أن تكون السجلات كافية لإظهار إجمالي الإيرادات حسب الموقع، والخصومات المطالب بها، والضريبة المستحقة، لأن الإقرار الضريبي يُفصّل الإيرادات موقعًا تلو الآخر. كما توضح إرشادات دائرة الضرائب والإيرادات للمُقدّمين فترات مراجعة التقييم، وهذا هو سبب أهمية سجلات الإيرادات الأساسية عمليًا. المصدر: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية نيو مكسيكو ضريبة على إجمالي الإيرادات، وليست ضريبة مبيعات التجزئة التقليدية. تُفرض هذه الضريبة على البائع مقابل امتياز ممارسة النشاط التجاري، وتُطبق على نطاق واسع على الإيرادات الناتجة عن بيع العقارات وتقديم الخدمات في الولاية، مع مراعاة الخصومات والإعفاءات القانونية. تم تخفيض المعدل على مستوى الولاية إلى 5% اعتبارًا من 1 يوليو 2022، وتُضاف معدلات اختيارية محلية إلى هذا المعدل حسب الموقع. المصدر: https://www.tax.newmexico.gov/wp-content/uploads/2022/07/Tax-laws-take-effect.pdf

تفرض ولاية نيو مكسيكو ضريبة تعويضية على استخدام الممتلكات وبعض الخدمات المكتسبة خارج الولاية، بالإضافة إلى ضريبة دخل شخصية، وضريبة دخل الشركات، وضريبة دخل مستقطعة من رواتب الموظفين. لذا، يجب على المحاسبين فصل الإيرادات الإجمالية، والإيرادات القابلة للخصم، والإيرادات الخاضعة للضريبة، والمشتريات الخاضعة للضريبة التعويضية، والضريبة المستقطعة من الرواتب.

نظراً لاختلاف الأسعار المحلية، فإن أنظمة نقاط البيع والفواتير تسجل موقع التسليم أو الأداء لكل معاملة، وليس فقط عنوان العمل.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يقوم أصحاب العمل باقتطاع ضريبة الدخل الحكومية والإبلاغ عن الاقتطاع من خلال دائرة الضرائب والإيرادات. أما ضريبة التأمين ضد البطالة وتقارير الأجور الفصلية فتُرسل إلى إدارة حلول القوى العاملة في نيو مكسيكو، التي تُخصص حساب التأمين ضد البطالة لصاحب العمل.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

تنص توجيهات الإدارة للمُقدّمين لتقارير الضرائب المُجمّعة على أن فترة التقييم العادية هي ثلاث سنوات من نهاية السنة التي كان من المُفترض أن تُستحق فيها الضريبة. وتمتد هذه الفترة إلى ست سنوات في حال كان النقص في الإبلاغ عن الضريبة يزيد عن 25%، وإلى سبع سنوات في حال عدم تقديم التقارير، وإلى عشر سنوات في حال وجود أدلة على الاحتيال. وتنصح التوجيهات نفسها المُقدّمين بالاحتفاظ بسجلات التقارير المُجمّعة لمدة عشر سنوات، لما في ذلك من مصلحة لهم. المصدر: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تخضع شركات القنب للترخيص والمتابعة من خلال قسم مراقبة القنب، وتترتب على النشاط المرخص مهام تتبع المخزون والمبيعات بالإضافة إلى سجلات ضريبة الإيرادات الإجمالية. وينطبق هذا فقط على مؤسسات القنب المرخصة.

لدى مقاولي البناء تقارير إيرادات إجمالية مرتبطة بمشاريع البناء ومواقعها، ويعني هيكل الإقرار القائم على الموقع أن سجلات المشروع يجب أن توضح مكان تنفيذ العمل.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

تقوم إحدى شركات الخدمات في سانتا فيه بتقديم إقرارات إجمالي الإيرادات حسب الموقع. وتحتفظ الشركة، لكل شهر، بقائمة إيصالات مصنفة حسب موقع العميل، والفواتير التي تدعم خصمين كبيرين، والإقرار الضريبي المقدم. وعندما تستفسر الإدارة عن خصم ما بعد ثلاث سنوات، تستطيع الشركة تتبع بند الإقرار الضريبي وصولاً إلى الفاتورة والعقد.

قام متجر بتعيين فني في 3 مارس. أبلغ المكتب عن التعيين إلى دليل التوظيف الجديد في نيو مكسيكو في غضون 20 يومًا، وفتح سجل أجور البطالة للربع، وقام بإيداع أوراق التعيين مع أول سجل رواتب لهذا الموظف.

الإبلاغ عن إجمالي الإيرادات للخدمات والممتلكات

بالنسبة لشركة خدمات في نيو مكسيكو، يجب أن تتضمن الفاتورة تفاصيل الخدمة والموقع المستخدمة عند احتساب ضريبة الإيرادات الإجمالية. كما يجب على قسم المحاسبة الاحتفاظ بأي مستندات تثبت الخصم مع الإيصال، بدلاً من خصم المصاريف العادية من دفتر الإيرادات الإجمالية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في نيو مكسيكو تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في نيو مكسيكو

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.