مسك الدفاتر في ولاية ميسيسيبي

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

ينص قانون ولاية ميسيسيبي على إلزام كل دافع ضرائب بالاحتفاظ بسجلات دقيقة وكاملة وواضحة. يجب الاحتفاظ بهذه السجلات لتحديد مبلغ الضريبة المستحقة والمُبلغ عنها لكل معاملة، ويجب أن تكون مكتوبة باللغة الإنجليزية، وأن تتضمن تاريخ المعاملة على الفواتير والإيصالات والشيكات وإيصالات الدفع وأشرطة آلة تسجيل النقد، وأن تكون متاحة للمراجعة من قبل دائرة الإيرادات عند الطلب، ويجب الاحتفاظ بها في مكان العمل، أو في المقر الرئيسي للعمل إذا كان خارج ولاية ميسيسيبي. في حال عدم الاحتفاظ بسجلات كافية، يجوز للدائرة تحديد المسؤولية الضريبية وتقييم الضريبة باستخدام أي معلومات متاحة. حفظ السجلات والوثائق، دائرة الإيرادات في ولاية ميسيسيبي

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تشمل الضرائب التي تؤثر عادةً على مسك الدفاتر في ولاية ميسيسيبي ضريبة المبيعات، وضريبة الاستخدام، وضريبة الدخل، وضريبة الاستقطاع، ولكل منها سجلات إضافية مُدرجة في صفحة الإدارة المذكورة في قسم حفظ السجلات. بالنسبة لضريبة المبيعات، يجب الاحتفاظ بسجلات مبيعات منفصلة لكل موقع عمل، ويجب الاحتفاظ بالوثائق، بما في ذلك فاتورة المبيعات، لإثبات أي إعفاء أو خصم. كما يجب على البائعين الذين يبيعون لحاملي التراخيص الاحتفاظ بسجل لكل عملية بيع يتضمن وصفًا للمنتج، والسعر، والتاريخ، واسم المشتري وعنوانه، ورقم الترخيص. ويجب أن تدعم السجلات الكاملة الخصومات المتعلقة بالديون المعدومة، والبضائع المرتجعة، والمبيعات الملغاة. حفظ السجلات والوثائق، دائرة الإيرادات في ولاية ميسيسيبي

تنص إرشادات التدقيق الصادرة عن الوزارة على أن دافعي الضرائب مسؤولون عن الاحتفاظ بدفاتر وسجلات كافية لحساب الالتزامات الضريبية، وأن بعض التقييمات الضريبية تنتج عن نقص السجلات اللازمة لدعم حسابات الإيرادات وخصومات المصروفات. المصدر: إجراءات التدقيق، دائرة الإيرادات في ولاية ميسيسيبي

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

فيما يخص ضريبة الاستقطاع، تتطلب صفحة سجلات الإدارة سجلات استقطاع تتضمن اسم كل موظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي الخاص به، وتواريخ التوظيف، وتواريخ ومبالغ الأجور المدفوعة، وتواريخ ومبالغ الضرائب المستقطعة، وشهادات الإعفاء من الاستقطاع في ولاية ميسيسيبي والحكومة الفيدرالية لكل موظف، وشيكات الرواتب الملغاة، ونسخ من جميع نماذج W2 و1099 الصادرة، وسجلات المزايا الإضافية، ومستحقات المصاريف، وراتب التقاعد، ونفقات السفر، وبدل الإجازة، وتعويضات الفصل، والإكراميات. حفظ السجلات والوثائق، دائرة الإيرادات في ولاية ميسيسيبي

يُشترط على الموظف الجديد تقديم بياناته إلى دليل الموظفين الجدد التابع لوزارة الخدمات الإنسانية في ولاية ميسيسيبي، وذلك في غضون 15 يومًا من تاريخ التعيين أو إعادة التعيين أو عودة الموظف إلى العمل، وفقًا للمادة 43-19-46 من قانون ولاية ميسيسيبي، كما هو موضح في دليل دعم الطفل الصادر عن وزارة الخدمات الإنسانية. دليل دعم الطفل، وزارة الخدمات الإنسانية في ولاية ميسيسيبي (ملف PDF)

الدخل والمشتريات والوثائق

تُعدّ ولاية ميسيسيبي أكثر تحديدًا من معظم الولايات في هذه المجموعة. فبالإضافة إلى القائمة العامة في قسم حفظ السجلات، يجب على حسابات الشركات الاحتفاظ بسجلات الأصول الثابتة حسب الموقع مع التكلفة التاريخية حسب سنة الاستحواذ، وسجلات المخزون حسب الموقع بما في ذلك المخزون العابر في نهاية العام، وأوراق العمل التي تُفصّل أساليب تقييم الأصول، واتفاقيات الإيجار مع الأطراف غير ذات الصلة، وسجلات الرواتب حسب الموقع، والإقرارات الضريبية الفيدرالية الكاملة، وسجلات المبيعات والفواتير التي تُفصّل مبيعات الممتلكات الشخصية الملموسة حسب نقطة الشحن من المنشأ إلى الوجهة، وسجلات المبيعات والفواتير التي تُفصّل مبيعات الخدمات حسب وجهة المعاملة، وسجلات توثّق أسعار الإيجار السوقية العادلة للممتلكات المملوكة لكيان ذي صلة، وسجلات الملكية وهيكل رأس المال، ومحاضر اجتماعات الشركة والوثائق المماثلة، والسجلات التي تدعم أي تغيير في المحاسبة، والسجلات التي تدعم الإعفاءات الضريبية. حفظ السجلات والوثائق، دائرة الإيرادات في ولاية ميسيسيبي

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تنص صفحة سجلات الوزارة على أنه ينبغي على الكازينوهات، وتجار الجملة للبيرة أو التبغ، وتجار النفط، وغيرهم من أصحاب الصناعات المتخصصة، مراجعة متطلبات السجلات المحددة في قواعد ولوائح الوزارة. هذا توجيهٌ لقواعد خاصة بكل قطاع، وليس واجبًا عامًا على جميع الشركات. المصدر: حفظ السجلات والوثائق، دائرة الإيرادات في ولاية ميسيسيبي

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ بائع التجزئة الذي يمتلك متجرين في ولاية ميسيسيبي بمجموعة منفصلة من سجلات المبيعات لكل موقع، ويحتفظ لكل عملية بيع لحامل تصريح بوصف السلعة وسعرها وتاريخها واسم المشتري وعنوانه ورقم التصريح، وفقًا لما يقتضيه قسم الضرائب في الولاية.

تقوم شركة بتوظيف عامل في الأول من يونيو. يجب تقديم تقارير التوظيف الجديدة في ولاية ميسيسيبي في غضون 15 يومًا، وهي فترة أقصر من فترة الـ 20 يومًا المستخدمة في معظم الولايات في هذه المجموعة، لذا فإن جدول الرواتب المبني فقط على قاعدة الـ 20 يومًا سيكون متأخرًا في ولاية ميسيسيبي.

سجلات المبيعات المستندة إلى الموقع وتاريخ الأصول

تُعدّ إرشادات ولاية ميسيسيبي واضحة بشكل استثنائي فيما يتعلق بالاحتفاظ بسجلات الأعمال الداعمة. ينبغي على الشركات متعددة الفروع الاحتفاظ ببيانات المبيعات لكل فرع على حدة، والاحتفاظ بتواريخ وتكاليف شراء الأصول في جدول منفصل بدلاً من الاعتماد على رقم إجمالي في الميزانية العمومية.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية ميسيسيبي تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية ميسيسيبي

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.