خدمات المحاسبة في مينيسوتا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

تُلزم قوانين ضريبة المبيعات والاستخدام في ولاية مينيسوتا دافعي الضرائب الذين يحتفظون بسجلات إلكترونية بالاحتفاظ بسجلات تتضمن دفتر الأستاذ العام مع مراجع المصادر التي تتوافق مع التقارير المالية لفترات إعداد تقارير ضريبة المبيعات، ودفاتر الأستاذ الفرعية عند استخدامها لدعم دفتر الأستاذ العام، والفواتير، والإيصالات، وغيرها من السجلات التي تدعم بيانات المحاسبة الموجزة، على أن يتم تحديدها وإتاحتها لإدارة الإيرادات عند الطلب. يجب الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية طالما أن محتوياتها قد تكون جوهرية لإدارة قانون ضريبة المبيعات والاستخدام. قاعدة مينيسوتا 8130.7500، مراجعة PDF

فيما يخص ضريبة المبيعات والاستخدام عموماً، تنص دائرة الإيرادات على أن السجلات يجب أن تشمل الفواتير والإيصالات وإيصالات الدفع وأشرطة تسجيل النقد وأي مستندات أخرى تدعم القيود في الدفاتر، بالإضافة إلى شهادات الإعفاء ومستندات الشحن وجداول البيانات المستخدمة لإعداد الإقرارات الضريبية. تقديم الإقرارات وحفظ السجلات، دائرة الإيرادات في ولاية مينيسوتا

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تشمل الضرائب في ولاية مينيسوتا التي تؤثر عادةً على عمليات المحاسبة ضريبة الدخل الفردي، والضريبة المقتطعة من رواتب أصحاب العمل، وضريبة امتياز الشركات، وضريبة المبيعات والاستخدام بما في ذلك ضرائب المبيعات المحلية، والضرائب المتعلقة ببرنامج مينيسوتا كير على مقدمي الرعاية الصحية والأشخاص ذوي الصلة بهم حيثما ينطبق ذلك. وقد وردت إرشادات تسجيل ضريبة المبيعات والاستخدام في قسم حفظ السجلات. أما الإشارة إلى ضريبة الرعاية الصحية فتظهر في قانون التقييم، الذي ينص على تقديم إقرار ضريبي عن الضريبة المفروضة بموجب المادة 95.52 من قانون الضرائب في الولاية. المصدر: قوانين ولاية مينيسوتا 289A.38، المراجع

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يُشترط الإبلاغ عن الموظفين الجدد خلال 20 يومًا من تاريخ التعيين. ينص قانون ولاية مينيسوتا، القسم 42A.29 الخاص بحفظ السجلات، على إلزام أصحاب العمل الذين يمارسون أعمالهم في مينيسوتا بالإبلاغ عن تعيين أي موظف يقيم أو يعمل في الولاية، ويتوقع صاحب العمل دفع أجر له، إلى المفوض المسؤول عن نظام الإبلاغ المركزي عن العمل. ويستثني القانون من ذلك الشخص الذي سيعمل لمدة تقل عن شهرين، ويقل إجمالي دخله الشهري عن 250 دولارًا. قانون ولاية مينيسوتا 142A.29، نسخة PDF المعدلة

يجب الإبلاغ عن تفاصيل أجور التأمين ضد البطالة حسب وحدة الإبلاغ، أي الموقع الفعلي، وذلك امتثالاً للمتطلبات الإحصائية الفيدرالية، ويحتفظ أصحاب العمل بوحدات الإبلاغ في نظام البطالة الحكومي على الموقع uimn.org كما هو موضح في دليل المستخدم الخاص بأصحاب العمل. المصدر: دليل المستخدم لأصحاب العمل، التأمين ضد البطالة في مينيسوتا

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

بالنسبة للضرائب الخاضعة لأحكام الفصل 289أ من قوانين ولاية مينيسوتا، فإن فترة التقييم العامة هي 3.5 سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي. في حال تقديم إقرار ضريبي كاذب أو مزور، أو عدم تقديم أي إقرار، يجوز فرض الضريبة في أي وقت. إذا تجاوزت نسبة الإغفال 25% من إجمالي الدخل المُصرَّح به، أو من الضرائب المُبلَّغ عنها في إقرار المبيعات أو الاستخدام أو الاستقطاع، يجوز فرض ضريبة إضافية خلال 6.5 سنوات من تاريخ الاستحقاق أو تاريخ التقديم، أيهما أبعد. قوانين ولاية مينيسوتا 289A.38، المراجع

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تخضع منظمات المقامرة المرخصة لنظام تقييم وتسجيل منفصل بموجب الفصل 297E من قوانين ولاية مينيسوتا، والذي يستخدم نفس قاعدة التقييم العامة لمدة 3.5 سنوات وقاعدة الإغفال الكبير لمدة 6.5 سنوات الموصوفة لضرائب المقامرة. المصدر: قوانين مينيسوتا 297E.11، مراجع PDF

يتعين على الجهات المسجلة الخاضعة للوائح إدارة الديون والجهات ذات الصلة بموجب قانون ولاية مينيسوتا، القسم 32A.12 الخاص بالرواتب، الاحتفاظ بدفاتر وحسابات وسجلات تمكّن المفوض من التحقق من الامتثال، ويجب عليها الاحتفاظ بها لمدة ست سنوات على الأقل بعد إدخال القيد النهائي لأي معاملة مسجلة فيها. ويقتصر هذا النطاق على الجهات المسجلة بموجب هذا الفصل. المصدر: قوانين مينيسوتا 332A.12، مراجع PDF

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ بائع التجزئة في مينيسوتا، لكل فترة ضريبة مبيعات، بأشرطة التسجيل والفواتير وشهادات الإعفاء ووثائق الشحن للمبيعات التي تم تسليمها وورقة العمل المستخدمة لإعداد الإقرار الضريبي، ويحتفظ بالمجموعة لمدة 3.5 سنوات على الأقل بعد تقديم الإقرار الضريبي، بما يتوافق مع فترة التقييم في قسم الاحتفاظ.

قامت إحدى الشركات بتوظيف عامل موسمي يُتوقع أن يعمل لمدة ثلاثة أشهر. لا ينطبق استثناء العمل قصير الأجل المنصوص عليه في القانون على هذه الحالة، لأنه يشترط مدة عمل تقل عن شهرين ودخلًا إجماليًا أقل من 250 دولارًا شهريًا، لذا يتعين على صاحب العمل الإبلاغ عن التوظيف خلال 20 يومًا تقويميًا.

سجلات مبيعات إلكترونية مفصلة وبرامج رواتب منفصلة

تستفيد الشركات في مينيسوتا من سجل تدقيق أكثر وضوحًا عندما تربط أوراق عمل المبيعات الشهرية دفتر الأستاذ العام بالفواتير وسجلات الإعفاءات. كما ينبغي مطابقة برامج الرواتب بشكل منفصل، لا سيما عندما تستخدم تقارير الإجازات المدفوعة الأجر وتقارير البطالة حسابات مختلفة.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في مينيسوتا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في مينيسوتا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.