محاسبة ماساتشوستس

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

تنص لائحة ولاية ماساتشوستس رقم 830 CMR 62C.25.1 على إلزام كل شخص خاضع للضريبة بموجب فصول الضرائب المذكورة في ماساتشوستس، أو ملزم بتحصيل هذه الضريبة، بالاحتفاظ بدفاتر حسابات أو سجلات دائمة تتسم بالدقة والشمول الكافيين لتحديد إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات وغيرها من الأمور التي يجب إظهارها في الإقرار الضريبي. يجب أن تكون السجلات سهلة الوصول ومنظمة ليسهل على مفوض الإيرادات تحديد الالتزام الضريبي، كما يجب أن تحتوي السجلات القابلة للقراءة آليًا على تفاصيل دقيقة على مستوى المعاملات وأن تكون قابلة للاسترجاع بتنسيق موحد عند الطلب. قد يؤدي عدم الاحتفاظ بسجلات كاملة ودقيقة وسهلة الوصول إلى لجوء المفوض إلى تحديد الضريبة من معلومات أخرى، وقد يترتب على ذلك عقوبات، بما في ذلك رفض الخصومات والائتمانات والإعفاءات. 830 CMR 62C.25.1، Mass.gov

تحتفظ الشركات بسجل عام مرتبط بالوثائق الأصلية والسجلات المصرفية والإقرارات الضريبية المقدمة، لأن اللوائح تُحمّل دافع الضرائب عبء إثبات صحة القيود والخصومات والائتمانات المطالب بها. ويستند هذا البيان العملي إلى قاعدة عبء الإثبات الواردة في اللائحة نفسها المذكورة أعلاه.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تشمل الضرائب التي تؤثر عادةً على مسك الدفاتر في ولاية ماساتشوستس ضريبة الدخل الشخصي، والاستقطاع من الأجور، وضريبة الشركات، وضريبة المبيعات والاستخدام، وضريبة مبيعات الوجبات، وضريبة الإقامة في الفنادق، وضرائب بيع الماريجوانا بالتجزئة. ويغطي نظام الاحتفاظ بالسجلات صراحةً فصولًا تتضمن ضريبة الدخل، وضرائب الشركات والأعمال، وضريبة المبيعات والاستخدام، ومساهمات الإجازة العائلية والطبية المدفوعة الأجر بموجب الفصل 175M. المصادر: 830 CMR 62C.25.1، Mass.gov

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يُقدّم تقرير الأجور الخاص بالتأمين ضد البطالة كل ثلاثة أشهر. وتُشير إدارة المساعدة في حالات البطالة إلى أن تقارير تفاصيل التوظيف والأجور تُقدّم في 30 أبريل، و31 يوليو، و31 أكتوبر، و31 يناير، وأن التقرير يتطلب رقم حساب صاحب العمل، ورقم الضمان الاجتماعي للموظف واسمه الكامل، وساعات العمل، وإجمالي الأجور، والأجور الخاضعة للاستقطاع، وضريبة الدخل الحكومية المستقطعة، وموقع العمل، وبيانات التوظيف في الثاني عشر من كل شهر. قم بتقديم تقرير تفصيلي عن التوظيف والأجور على موقع Mass.gov.

الدخل والمشتريات والوثائق

يشترط نظام الاحتفاظ بالسجلات وجود سجلات كافية لإثبات إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، ويقدم قسم تبادل البيانات الإلكترونية أمثلة على التفاصيل التي يتضمنها السجل المقبول، بما في ذلك اسم البائع والمشتري، وتاريخ الفاتورة، ووصف المنتج، والكمية، والسعر، ومبلغ الضريبة، والحالة الضريبية، وتفاصيل الشحن. يجب أن تسمح سجلات نقاط البيع بالمطابقة المباشرة بين الإيصالات والفواتير مع الدفاتر والمرتجعات. 830 CMR 62C.25.1، Mass.gov

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

يجب الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة بموجب المادة 62C.25.1 من قانون الضرائب في ولاية ماساتشوستس (830 CMR) طالما كانت محتوياتها جوهرية لإدارة الضرائب في الولاية. وكحد أدنى، ما لم يوافق المفوض كتابيًا على إتلافها قبل ذلك، يجب حفظ السجلات حتى انقضاء مدة التقادم القانونية للتقييمات الإضافية لتلك الفترة، والتي تنص اللائحة على أنها عادةً ثلاث سنوات بعد تاريخ استحقاق الإقرار الضريبي أو تاريخ تقديمه الفعلي، أيهما أبعد. وتشمل الاستثناءات المذكورة في اللائحة: الاحتيال أو عدم تقديم الإقرار، حيث يمكن إجراء التقييم في أي وقت، والتمديد المتفق عليه، وسجلات حدث ضريبي مستقبلي مثل أساس الملكية، والتي يجب الاحتفاظ بها حتى ثلاث سنوات بعد الإقرار الضريبي لسنة التصرف، والسجلات الداعمة لطلب استرداد أو ائتمان أو تخفيض ضريبي، والتي يجب الاحتفاظ بها حتى الفصل النهائي في الطلب. 830 CMR 62C.25.1، Mass.gov

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

يتحمل بائعو الوجبات مسؤولية إضافية تتمثل في استلام الإيصالات اليومية، ومراجعة المشروبات، وفحص سجلات المبيعات، كما هو موضح في قسم الضرائب الحكومية. أما تجار التجزئة للماريجوانا، فيتحملون مسؤولية التحقق من نقاط البيع وإجمالي الإيرادات، كما هو موضح في قسم الضرائب الحكومية، ويُحظر التلاعب ببيانات نقاط البيع.

يخضع مقدمو الخدمات الإنسانية والاجتماعية الذين تدفع لهم الدولة رسومًا لقواعد الامتثال والإبلاغ والتدقيق الحكومية، بما في ذلك تقديم بيانات مالية موحدة سنوية وتقرير مدقق حسابات مستقل بموجب المادة 808 من قانون اللوائح الإدارية 1.00، كما هو مشار إليه في لوائح تحديد الأسعار الصادرة عن المكتب التنفيذي للخدمات الصحية والإنسانية. ويقتصر هذا النطاق على مقدمي الخدمات الذين يشترون الخدمات من خلال الدولة، وليس على الشركات عمومًا. (مصدر الإشارة كما ورد في ملف لائحة مقترحة). اللائحة المقترحة، Mass.gov

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ مطعم في بلدة اعتمدت ضريبة الوجبات المحلية، لكل يوم، بأشرطة التسجيل، وفواتير البار، وفواتير الطعام، وسجل الإيصالات اليومية، مفصولة إلى وجبات خاضعة للضريبة، ومشروبات كحولية، وأطعمة غير خاضعة للضريبة، ويحتفظ بإقرارات الوجبات المقدمة مع تلك السجلات لمدة ثلاث سنوات على الأقل كما هو موضح في قسم الاحتفاظ.

يقوم أحد تجار التجزئة بإتلاف سجلات المبيعات بعد عامين من تقديمها. ولأن الحد الأدنى العام للفترة يمتد حتى انتهاء فترة التقادم للتقييم، والتي عادةً ما تكون ثلاث سنوات بعد تاريخ الاستحقاق أو تاريخ التقديم، أيهما أبعد، فإن الإتلاف يُعتبر مبكراً بموجب اللائحة المذكورة في قسم الاحتفاظ، حتى لو لم تكن هناك عملية تدقيق جارية.

السجلات الرقمية ونشاط ضريبة الوجبات المحلية

يجب أن يُميّز تقرير مبيعات المطعم بين الوجبات والمشروبات الكحولية والإيرادات الأخرى حيثما تتطلب القواعد المعمول بها ذلك. كما تُؤكد معايير السجلات الإلكترونية في ولاية ماساتشوستس على أهمية إمكانية قراءة البيانات القديمة وربطها بالسجلات بعد عمليات نقل البرامج.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ماساتشوستس تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية ماساتشوستس

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.