مسك الدفاتر في ولاية ماريلاند

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يشترط قانون ولاية ماريلاند على البائع الاحتفاظ بسجلات كاملة ودقيقة لجميع عمليات البيع والشراء، ولضريبة المبيعات والاستخدام المحصلة والمدفوعة. يجب أن تميز السجلات بوضوح بين عمليات البيع والشراء الخاضعة للضريبة وتلك غير الخاضعة لها. في حال عدم كفاية السجلات، يجوز لمراقب الحسابات حساب الضريبة المستحقة بناءً على التقديرات المتاحة، أو من خلال مسح للشركات المماثلة، أو على أي أساس معقول آخر، ويقع عبء الإثبات على البائع لإثبات تحصيل الضريبة ودفعها بشكل صحيح. المصدر: مراقب حسابات ولاية ماريلاند، نصيحة ضريبية للأعمال رقم 2. http://marylandtaxes.gov/forms/Business_Tax_Tips/bustip2.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية ماريلاند ضريبة مبيعات واستخدام بنسبة 6%، مع تخفيض أو اختلاف في المعاملة لبعض السلع، ونسبة أعلى لمبيعات القنب للمستهلكين البالغين بموجب نظام ضريبة القنب الذي يديره المراقب المالي. ولا تفرض ماريلاند ضريبة مبيعات محلية عامة، إلا أن هناك ضرائب محلية لأغراض محددة، مثل ضرائب تأجير الفنادق التي تفرضها المقاطعات وبعض الضرائب غير المباشرة.

تفرض ولاية ماريلاند ضرائب على دخل الأفراد والشركات، بالإضافة إلى اقتطاع ضريبي من رواتب الموظفين، وضريبة دخل محلية تُجبى من قبل الولاية كجزء من نظام ضريبة الدخل، وتختلف قيمتها باختلاف مقاطعة إقامة الأفراد، وضريبة على إجمالي إيرادات الإعلانات الرقمية للشركات الكبيرة التي تستوفي عتبات الإيرادات المحددة. تُفرض ضريبة الإعلانات الرقمية على إجمالي الإيرادات فقط، ولكنها لا تُطبق إلا على الشركات ذات الإيرادات الرقمية العالمية والمحلية المرتفعة جدًا، ولا تُطبق على الشركات الصغيرة العادية. كما تُفرض ضريبة الدخول والترفيه محليًا، وتُدار جزئيًا من خلال مكتب المراقب المالي لبعض الجهات المُقدمة للإقرارات الضريبية.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

التأمين ضد البطالة. يسجل أصحاب العمل لدى إدارة العمل في ولاية ماريلاند، قسم التأمين ضد البطالة، ويقدمون تقارير ربع سنوية عن الأجور والمساهمات عبر نظام BEACON، ويدفعون المساهمات. كما يقدمون أيضًا بيانات الاستقطاع الضريبي إلى المراقب المالي. يجب أن تدعم سجلات الرواتب الأجور لكل موظف ربع سنويًا لكلا النظامين، ولأن ضريبة الدخل في ماريلاند تتضمن مكونًا خاصًا بالمقاطعة للأفراد، يجب أن تُظهر سجلات الاستقطاع معلومات مقاطعة الموظف المستخدمة.

سجلات الأجور. ينص قانون دفع وتحصيل الأجور وقانون الأجور وساعات العمل في ولاية ماريلاند على إلزام أصحاب العمل بالاحتفاظ بسجلات ساعات العمل والأجور والاستقطاعات، وتقديم كشوفات الأجور. ويُدرج ملخص الاحتفاظ في المجموعات الثانوية سجلات الأجور الأساسية في ماريلاند لمدة ثلاث سنوات، بينما تُحفظ سجلات ضرائب التوظيف الفيدرالية لمدة أربع سنوات بموجب القانون الفيدرالي.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

القنب. يجب على الشركات المرخصة لبيع القنب الاحتفاظ بشهادات إعادة البيع الخاصة بالمبيعات بين الشركات المرخصة، مع ذكر رقم ترخيص المشتري أو ترخيص ضريبة المبيعات على الشهادة. كما يجب عليها توثيق مبيعات القنب الطبي ببطاقة الهوية الطبية للمريض أو مقدم الرعاية، لأن مبيعات القنب الطبي لا تخضع لضريبة استخدام القنب للبالغين بنفس الطريقة، بينما تخضع المبالغ التي تتجاوز الكمية المعتمدة للضريبة. المصدر: ملخص ثانوي لتوجيهات المراقب المالي، مرفق في قسم الاحتفاظ بالوثائق.

في قطاعي البناء والتصنيع، يتعين على الشركات التي تطالب بإعفاء للممتلكات الشخصية المادية المستخدمة بشكل مباشر وأساسي في أنشطة الإنتاج، أو لإعادة بيعها أو دمجها في منتج للبيع، الاحتفاظ بوثائق تثبت هذا الاستخدام. ولذلك، يحتفظ المقاولون والمصنعون بسجلات العمل والإنتاج التي تدعم عمليات الشراء المعفاة.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يقوم تاجر تجزئة في ولاية ماريلاند بشحن منتج إلى عميل خارج الولاية. ويحتفظ التاجر بالفاتورة وبوليصة الشحن وسجل الشحن الذي يُظهر التسليم خارج الولاية مع سجلات مبيعاته لمدة أربع سنوات، وذلك لإثبات سبب عدم تحصيل ضريبة ماريلاند على تلك العملية في حال خضوعها للتدقيق.

يشتري متجر معدات عبر الإنترنت من بائع خارج الولاية لا يفرض ضريبة ولاية ماريلاند. يسجل المتجر عملية الشراء في دفتر حساباته الدائنة، ويضيف ضريبة استخدام ولاية ماريلاند على سعر الشراء، ويبلغ عنها في إقرار ضريبة المبيعات والاستخدام من خلال نظام ماريلاند تاكس كونكت، ويحتفظ بفاتورة الشراء لمدة أربع سنوات.

إمكانية تتبع سجلات ضريبة المبيعات وسجلات الممتلكات الشخصية

تُبيّن عملية بيع من ولاية ماريلاند تم شحنها خارج الولاية أهمية إرفاق إثبات الشحن مع فاتورة البيع. بالنسبة للشركات التي تمتلك معدات وتجهيزات، يُعدّ سجل الأصول الثابتة مصدرًا عمليًا لإعداد تقارير ممتلكات الشركة، بشكل منفصل عن إجمالي نفقات التشغيل.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية ماريلاند تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية ماريلاند

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.