خدمات المحاسبة في ولاية مين

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

تنص القاعدة 103 من قواعد دائرة الإيرادات في ولاية مين، والمتعلقة بحفظ السجلات والاحتفاظ بها، على إلزام كل دافع ضرائب، بما في ذلك كل تاجر تجزئة مسجل بموجب الباب 36، الفصل 211، وكل مقدم خدمة مسجل بموجب قانون ضريبة مقدمي الخدمات، بالاحتفاظ بجميع السجلات اللازمة لتحديد الالتزام الضريبي الصحيح، وإتاحتها عند طلبها من قبل مُقيّم الضرائب بالولاية بموجب الباب 36، القسم 12(4) المتعلق بحفظ السجلات. المصدر: نص القاعدة 103. https://www.maine.gov/future/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/Rule_103_July_2021.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية مين ضريبة مبيعات بنسبة 5.5% على الممتلكات الشخصية الملموسة وبعض الخدمات الخاضعة للضريبة، بالإضافة إلى ضريبة استخدام تكميلية. كما تفرض مين ضريبة على مقدمي الخدمات على خدمات محددة، تشمل بعض خدمات الرعاية الصحية، والدعم المجتمعي، والدعم المنزلي، وخدمات الاتصالات والإعلام، والتي يجب إظهارها بشكل منفصل في فاتورة العميل مع تسميتها "ضريبة مقدم الخدمة"، ولا يمكن دمجها مع ضريبة المبيعات حتى في الفاتورة نفسها. المصدر: دليل أعمال دائرة الإيرادات في ولاية مين. https://www.maine.gov/revenue/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/BusinessGuide07152022.pdf

تُطبق معدلات أعلى أو محددة على فئات معينة، لا سيما الإقامة بنسبة 9%، والطعام المُعدّ والمشروبات الكحولية في المطاعم وأماكن الإقامة، والتي تتطلب سجلات خاصة بكل معدل. كما تفرض ولاية مين ضرائب على دخل الأفراد والشركات، وضرائب اقتطاع من رواتب أصحاب العمل، وضرائب استهلاك على الوقود والتبغ والقنب. ولا تفرض مين ضريبة مبيعات محلية عامة، ولا ضريبة على إجمالي الإيرادات على مستوى الولاية.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

الإبلاغ عن الموظفين الجدد. ينص قانون ولاية مين والقانون الفيدرالي على وجوب الإبلاغ عن الموظفين الجدد خلال 7 أيام من تاريخ التعيين أو إعادة التعيين، إلى قسم إنفاذ الدعم والاسترداد من خلال برنامج مين للإبلاغ عن الموظفين الجدد. هذه المدة (7 أيام) أقصر من المدة (20 يومًا) المُطبقة في معظم الولايات في هذه المجموعة. يجب على أصحاب العمل الذين يُبلغون عن أكثر من 25 موظفًا جديدًا استخدام خيار إلكتروني. المصدر: وزارة الصحة والخدمات الإنسانية في ولاية مين، الأسئلة الشائعة حول الموظفين الجدد. http://www.maine.gov/dhhs/ofi/programs-services/child-support-services/employers/new-hire-faq

التأمين ضد البطالة والاستقطاع الضريبي. يُسجّل أصحاب العمل لدى وزارة العمل في ولاية مين للحصول على التأمين ضد البطالة، ويُقدّمون تقارير الأجور ربع السنوية عبر نظامها، ويُسجّلون لدى دائرة الإيرادات في ولاية مين للاستقطاع الضريبي. يجب أن تُثبت سجلات الرواتب الأجور لكل موظف ربع سنويًا.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

ينصّ البند 35 من المادة 36، المتعلقة بحفظ السجلات، على إلزام الأشخاص الخاضعين للضريبة بموجب هذه المادة بالاحتفاظ بسجلات يحددها مُقيّم الضرائب بالولاية. ويجب الاحتفاظ بسجلات معظم الضرائب بموجب المادة 36 لمدة ست سنوات على الأقل. أما سجلات بعض ضرائب الوقود وتقارير اتفاقية ضريبة الوقود الدولية، فيجب الاحتفاظ بها لمدة أربع سنوات، بينما يجب الاحتفاظ بسجلات الضرائب بموجب الفصلين 371 و575 والجزء 8 طالما كان ذلك مطلوبًا بموجب القانون واللوائح الفيدرالية المعمول بها. المصدر: نص القانون المُعاد إنتاجه في مواد دائرة الإيرادات بولاية مين. https://www1.maine.gov/REVENUE/othertaxes/tobacco/ExciseBull3%20CigTob%20072009.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

الإقامة والوجبات والإيجارات. يجب على المشغلين الاحتفاظ بسجلات حسب فئة السعر، لأن الإقامة والوجبات الجاهزة وبعض الإيجارات تخضع لضرائب بنسب مختلفة عن النسبة العامة البالغة 5.5%، كما يجب الاحتفاظ بسجلات ضرائب مقدمي الخدمات للخدمات المدرجة في قسم ضرائب الولاية. وينص دليل الأعمال على وجوب الاحتفاظ بجميع سجلات إقرارات مقدمي الخدمات، بما في ذلك الخدمات الإجمالية والمعفاة والخاضعة للضريبة حسب الفئة، لمدة ست سنوات.

خدمات الرعاية الصحية ودعم المجتمع. يجب على مقدمي الخدمات الخاضعين لضريبة مقدمي الخدمات الاحتفاظ بسجلات للخدمات الخاضعة للضريبة والمعفاة منها، بما في ذلك الخدمات المخصصة لإعادة البيع، والخدمات المقدمة للمنظمات المعفاة، والخدمات المباعة لعملاء من خارج الولاية، وذلك حسب الفئة.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يتقاضى نُزُل في ولاية مين رسومًا مقابل الغرف والوجبات المُجهزة. ويحتفظ بسجلات منفصلة للإقامة بسعرها الخاص، والوجبات بسعرها الخاص، والسلع المُباعة بالتجزئة بنسبة 5.5%، مع الاحتفاظ بجميع الفواتير وأشرطة التسجيل لمدة ست سنوات، بحيث يمكن تتبع كل بند في إقرار ضريبة المبيعات الخاص به.

يقوم مقدم خدمات الدعم المنزلي الخاضع لضريبة مقدمي الخدمات بإدراج هذه الضريبة بشكل منفصل في الفواتير، ويصنفها على أنها ضريبة مقدمي الخدمات، ويحتفظ بسجل للخدمات المعفاة المقدمة للعملاء من خارج الولاية، ويحتفظ بسجلات إقرارات مقدمي الخدمات لمدة ست سنوات.

فترات احتفاظ أطول وفئات خدمات خاضعة للضريبة مختلفة

في ولاية مين، ينبغي أن تراعي عملية الأرشفة قاعدة الست سنوات الواردة في البحث الحكومي المذكور، بدلاً من حذف الفواتير القديمة تلقائياً بعد ثلاث سنوات. كما ينبغي على الشركات التي تقدم وجبات الطعام والإقامة وغيرها من السلع تجنب وضع جميع أنواع الإيصالات في فئة ضريبية واحدة غير مصنفة.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية مين تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية مين

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.