مسك الدفاتر في لويزيانا

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية لويزيانا ضريبة مبيعات وضريبة استخدام. وقد ارتفعت نسبة ضريبة الولاية إلى 5% اعتبارًا من 1 يناير 2025 بموجب تشريع حديث، وتُضاف إليها ضرائب المبيعات المحلية على مستوى المقاطعات والبلديات، مما ينتج عنه معدلات إجمالية تختلف اختلافًا كبيرًا حسب الموقع، وتُعد من بين أعلى المعدلات الإجمالية في البلاد. يجب على المحاسبين تسجيل الضريبة حسب المقاطعة والموقع المحدد للبيع، وتقديم الإقرارات الضريبية المحلية بشكل منفصل عن إقرار الولاية عند الاقتضاء.

تفرض ولاية لويزيانا ضرائب على دخل الأفراد والشركات، وضريبة امتياز الشركات التي يجري إلغاؤها تدريجياً بموجب تشريع حديث، بالإضافة إلى ضريبة الاستقطاع من رواتب أصحاب العمل، وضرائب استخراج النفط والغاز والموارد الطبيعية الأخرى، وضرائب الإنتاج على الكحول والتبغ والوقود. ولا توجد ضريبة موحدة على إجمالي إيرادات جميع الشركات على مستوى الولاية، مع العلم أن ضرائب الاستخراج وضرائب القطاعات الصناعية المحددة تُعتبر ضرائب إجمالية للقطاعات الاستخراجية.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

الإبلاغ عن الموظفين الجدد. يتعين على أصحاب العمل في لويزيانا، سواءً في القطاع العام أو الخاص، الإبلاغ عن جميع الموظفين الجدد أو المعاد توظيفهم إلى دليل لويزيانا للموظفين الجدد في غضون 20 يومًا من تاريخ التعيين، وذلك بموجب القانون رقم 97 الصادر عن الدورة التشريعية للويزيانا لعام 1997، كما هو موضح في نموذج الإبلاغ الرسمي. المصدر: نموذج لويزيانا للموظفين الجدد. https://la-newhire.com/files/LA_NewHire_Form.pdf

التأمين ضد البطالة. يُسجّل أصحاب العمل لدى هيئة القوى العاملة في لويزيانا، ويُقدّمون تقارير الأجور ربع السنوية، ويدفعون الاشتراكات بناءً على أساس الأجور الخاضعة للضريبة في الولاية. يجب أن تُثبت سجلات الرواتب الأجور لكل موظف ربع سنويًا والمبالغ الخاضعة لضريبة البطالة في لويزيانا، بالإضافة إلى تقارير الاستقطاع المُقدّمة إلى دائرة الإيرادات.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

في لويزيانا، تُحدد فترة التقييم الضريبي عادةً بثلاث سنوات في العديد من السياقات الضريبية، وتستخدم اتفاقيات مراجعة ضريبة المبيعات المحلية عادةً السنة الحالية بالإضافة إلى السنوات الثلاث السابقة، باستثناء الضرائب المحصلة وغير المحولة، حيث لا يقتصر التقييم على هذه المدة. مصدر إطار التدقيق المحلي: لوائح قانون ضريبة المبيعات المحلية الموحد في لويزيانا. https://lulstb.com/download/123/local-sales-tax-regulations/23542/title-72-local-sales-tax-regulations-august-2021.pdf

يتعين على الهيئات العامة في لويزيانا، والتي تُصنّف بشكل مختلف عن الشركات الخاصة، الاحتفاظ بالسجلات العامة لمدة ثلاث سنوات على الأقل ما لم ينص جدول زمني معتمد على خلاف ذلك، وذلك بموجب المادة 44:36 من القوانين المعدلة، كما لخصها المدقق التشريعي. وينطبق هذا الحكم على الوكالات الحكومية، وليس على مسك الدفاتر التجارية الخاصة العادية. https://app.lla.state.la.us/llala.nsf/7D23410AB0C0773C86258114004AE9C9/$FILE/Records%20Retention.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

النفط والغاز والموارد الطبيعية. يجب على دافعي ضريبة الاستخراج الاحتفاظ بسجلات الإنتاج والحجم والقيمة لكل بئر أو عقد إيجار لدعم إقرارات الاستخراج، ويقتصر ذلك على منتجي ومشتري الاستخراج.

الضيافة والضرائب المحلية. يجب على الفنادق والإيجارات قصيرة الأجل الاحتفاظ بسجلات الإشغال والأسعار لضرائب الولاية والمقاطعة على الإقامة المؤقتة والإشغال، بالإضافة إلى سجلات ضريبة المبيعات، مع تحكم مقاطعة العقار في تقديم الإقرارات المحلية.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ تاجر تجزئة لديه متاجر في أبرشيتين بسجل مبيعات لكل متجر وأبرشية، ويقدم إقراره الضريبي للولاية من خلال LaTAP، ويقدم إقرار كل أبرشية من خلال Parish E File، ويقوم بتسوية إجمالي المبيعات الإجمالية عبر جميع الملفات مع دفتر الأستاذ العام الخاص به كل شهر.

يتقاضى محل الإصلاح رسومًا مقابل أجور الإصلاح وقطع الغيار الخاضعة للضريبة. ويُفصّل المحل بنود قطع الغيار وأجور الإصلاح في الفواتير، ويحتفظ بالفواتير وأي شهادات إعادة بيع، لأنه في تدقيق حسابات الرعية، يجب عليه توضيح المبالغ التي تمثل خدمات خاضعة للضريبة والمبالغ التي تمثل مبيعات معفاة لإعادة البيع.

إدارة الضرائب على مستوى الولاية والمقاطعة بشكل منفصل

لدى الشركات في لويزيانا التي تبيع منتجاتها في عدة مقاطعات سبب وجيه للاحتفاظ بمعاملاتها على مستوى كل مقاطعة. فوجود حساب واحد لإجمالي ضريبة المبيعات المستحقة قد يُصعّب عملية مطابقة الإقرارات الضريبية التي تُعالجها جهات تحصيل مختلفة. لذا، تُتيح الحسابات الفرعية وسجل الإقرارات الضريبية إمكانية رصد هذه الاختلافات.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في لويزيانا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في لويزيانا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.