مسك الدفاتر في كانساس

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

ينصّ القسم 79-3609 من قانون ولاية كانساس المُعدّل على إلزام كل شخص يمارس بيع الممتلكات الشخصية المادية بالتجزئة أو تقديم الخدمات الخاضعة للضريبة بالاحتفاظ بسجلات ودفاتر لجميع هذه المبيعات، بالإضافة إلى الفواتير، وسندات الشحن، وسجلات المبيعات، ونسخ من عقود البيع، وغيرها من الأوراق والمستندات ذات الصلة. ويجب أن تكون هذه السجلات متاحة خلال ساعات العمل الرسمية للتفتيش من قِبل مدير الإيرادات أو الوكلاء المُعتمدين. المصدر: نص قانون المجلس التشريعي لولاية كانساس. https://kslegislature.com/li_2022/s/statute/079_000_0000_chapter/079_036_0000_article/079_036_0009_section/079_036_0009_k.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية كانساس ضريبة مبيعات على تجار التجزئة وضريبة استخدام تعويضية. تبلغ النسبة الحكومية 6.5%، وتُشكّل ضرائب المبيعات المحلية التي تفرضها المدن والمقاطعات معدلات ضريبية مُجمّعة متعددة، ما يُؤدي إلى وجود أكثر من 900 جهة ضريبية على مستوى الولاية، وفقًا لإرشادات وزارة الإيرادات لموردي الفعاليات. لذا، يجب على محاسبي الفعاليات تسجيل رمز الجهة الضريبية ونسبة الضريبة لمكان البيع أو التسليم. المصدر: دليل موردي الفعاليات الصادر عن وزارة الإيرادات في كانساس. https://www.ksrevenue.gov/pdf/specialevents/SalesTaxEventsGuide.pdf

تفرض ولاية كانساس ضرائب على دخل الأفراد والشركات، وضريبة امتياز على المؤسسات المالية بدلاً من ضريبة دخل الشركات المفروضة عليها، بالإضافة إلى اقتطاع ضريبي من رواتب أصحاب العمل، وضرائب على النزلاء المؤقتين في بعض المناطق، وضرائب استهلاك على الوقود والكحول والتبغ. ولا توجد ضريبة على إجمالي إيرادات جميع الشركات على مستوى الولاية.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

الإبلاغ عن الموظفين الجدد. ينص القانون الفيدرالي وقانون ولاية كانساس على إلزام أصحاب العمل بالإبلاغ عن الموظفين الجدد والمعاد توظيفهم إلى دليل موظفي كانساس الجدد في غضون 20 يومًا من تاريخ التوظيف. كما يجب الإبلاغ عن الموظفين المعاد توظيفهم بعد انقطاع عن العمل لمدة 60 يومًا متتالية أو أكثر، بمن فيهم المعلمون والبدلاء والعمال الموسميون العائدون إلى العمل. يتضمن التقرير اسم الموظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي الخاص به، بالإضافة إلى اسم صاحب العمل وعنوانه ورقم التعريف الفيدرالي الخاص به. المصدر: وزارة العمل في كانساس. http://www.dol.ks.gov/employers/employer-services/new-hire-reporting

التأمين ضد البطالة. يُسجّل أصحاب العمل لدى وزارة العمل في كانساس، ويُقدّمون تقارير الأجور ربع السنوية، ويدفعون الاشتراكات بموجب قانون أمن التوظيف في كانساس. يجب أن تُثبت سجلات الرواتب الأجور لكل موظف ربع سنويًا، بالإضافة إلى الاستقطاعات الضريبية المُقدّمة إلى دائرة الإيرادات.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

أعمال البناء والمشاريع. تسمح ولاية كانساس بإصدار شهادات إعفاء لبعض مشاريع البناء لأصحابها المعفيين. يجب على المقاولين الاحتفاظ بالشهادة والعقد وسجلات الشراء لكل مشروع على حدة، لضمان استخدام المواد المشتراة بموجب الشهادة في ذلك المشروع فقط.

المبيعات المؤقتة ومبيعات الفعاليات. يجب على تجار التجزئة في الفعاليات الخاصة التسجيل، وعرض شهادة تسجيل ضريبة المبيعات في مكان ظاهر للعيان حيث تتم المبيعات، وتحصيل الضريبة بالسعر المحدد في الولاية، وسدادها باستخدام نماذج الفعاليات عند توجيه الإدارة بذلك. المصدر: دليل بائعي الفعاليات المرفق في قسم ضرائب الولاية.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يبيع أحد الباعة في معرض في مدينة مختلفة عن متجره. يقوم بالبحث عن رمز الاختصاص القضائي والسعر الإجمالي لموقع المعرض، ويحصل على هذا السعر، ويعرض شهادة تسجيله في كشكه، ويحتفظ بسجلات مبيعات الحدث ونسخة من الحوالات المالية طوال فترة التفتيش التي تبلغ ثلاث سنوات.

يقوم بائع تجزئة ببيع سلعة يعتبرها معفاة من الضرائب، لكن ليس لديه شهادة بذلك في ملفه. يحصل على شهادة مكتملة خلال 90 يومًا من تاريخ البيع ويرفقها مع الفاتورة، وبذلك يتم توثيق الإعفاء في حال طلب المدير تقديم ما يثبت ذلك.

تفاصيل الاختصاص القضائي وشهادات الإعفاء

لا يجوز لبائع من ولاية كانساس يشارك في فعاليات في عدة مدن استخدام سعر متجره الرئيسي في كل عملية بيع دون التحقق من قواعد التوريد المطبقة. يجب إرفاق تقرير مبيعات الفعالية وسجلات الإعفاءات ذات الصلة مع الملف المحاسبي.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في كانساس تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في كانساس

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.