مسك الدفاتر في هاواي

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

لا يوجد في هاواي قانون محاسبي موحد لجميع الشركات الخاصة منفصل عن قوانين الضرائب. وتستند الواجبات التشغيلية إلى قوانين ضريبة الإنتاج العامة وضريبة الاستخدام، وقوانين ضريبة الدخل، وقوانين الأجور. ولأغراض ضريبة الإنتاج العامة، يجب على الشركات الاحتفاظ بسجلات إجمالي العائدات وإجمالي الدخل، والوثائق التي تدعم الإعفاءات المطالب بها، وغيرها من الدفاتر وسجلات الحسابات والفواتير، باللغة الإنجليزية وداخل الولاية، لمدة ثلاث سنوات على الأقل. المصدر: إدارة الضرائب في هاواي، مقدمة عن ضريبة الإنتاج العامة. https://files.hawaii.gov/tax/legal/brochures/GE_brochure-23.pdf

تحتفظ الشركات بسجل عام، وتسويات مصرفية، ومستندات أصلية لجميع أنواع الضرائب معًا، لأن دائرة الضرائب يمكنها فحص السجلات عبر أنواع الضرائب أثناء التدقيق.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

لا تفرض هاواي ضريبة مبيعات تقليدية على التجزئة. بدلاً من ذلك، تفرض ضريبة استهلاك عامة، تُعرف اختصاراً بـ GET، على الشركات مقابل امتياز ممارسة الأعمال التجارية في الولاية. تُطبق ضريبة GET على نطاق واسع على مبيعات التجزئة والخدمات والتعاقدات والإيجارات والعمولات، وهي ضريبة تُفرض على الشركة نفسها، وليست ضريبة مبيعات تُجبى من المستهلك بنفس الشكل القانوني المتبع في معظم الولايات، مع أن الشركات عادةً ما تُحمّل المستهلك هذه التكلفة بشكل واضح. يبلغ المعدل الأساسي للولاية 4%، مع إضافة رسوم إضافية في مقاطعة هونولولو والمقاطعات الأخرى التي تُطبقها. المصدر: كتيب إدارة الضرائب في هاواي، المرفق في قسم حفظ السجلات.

تفرض هاواي أيضًا ضريبة استخدام على الممتلكات الشخصية المادية المستوردة للاستخدام داخل الولاية حيث لم تُدفع ضريبة الدخل الإجمالية، وضريبة إقامة مؤقتة على أماكن الإقامة قصيرة الأجل، بالإضافة إلى ضرائب دخل الأفراد والشركات على مستوى الولاية، فضلًا عن اقتطاع صاحب العمل من الأجور. تتطلب كل ضريبة إقرارًا ضريبيًا وجدولًا داعمًا خاصًا بها، لذا يجب على مسك الدفاتر فصل إجمالي الدخل حسب النشاط وحسب المقاطعة في حال تطبيق رسوم إضافية على مستوى المقاطعة. تشترط الإدارة استكمال الجدول GE مع تقديم إقرارات ضريبة الدخل الإجمالية الدورية والسنوية عند المطالبة بالإعفاءات أو الخصومات، وتخصيصها حسب المقاطعة في الإقرار.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

الإبلاغ عن الموظفين الجدد. يُبلغ أصحاب العمل عن الموظفين الجدد إلى دليل الموظفين الجدد بالولاية، والذي تُديره وكالة إنفاذ نفقة الطفل. يمنح الإطار الفيدرالي والولائي الذي تُحدده هذه الوكالة أصحاب العمل مهلة تصل إلى 20 يومًا من تاريخ التعيين للإبلاغ عن اسم الموظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي الخاص به، واسم صاحب العمل وعنوانه ورقم التعريف الضريبي الفيدرالي الخاص به. المصدر: مكتب المدعي العام في هاواي، وكالة إنفاذ نفقة الطفل. http://ag.hawaii.gov/csea/locate/

التأمين ضد البطالة. يلتزم أصحاب العمل بموجب قانون أمن العمل في هاواي بتقديم تقارير ربع سنوية عن الأجور ودفع الاشتراكات إلى قسم التأمين ضد البطالة التابع لوزارة العمل والعلاقات الصناعية. لذا، يجب على مسك الدفاتر تتبع الأجور لكل موظف ربع سنويًا، والمبالغ الخاضعة لقاعدة الأجور الخاضعة لضريبة الولاية لتلك السنة.

الدخل والمشتريات والوثائق

احتفظ بسجلات المستحقات حسب العميل وحسب الجزيرة أو المقاطعة، لأن تخصيص ضريبة المبيعات الحكومية حسب المقاطعة يؤثر على العائد، واحتفظ بسجلات المدفوعات التي توضح ما إذا كانت عملية الشراء لإعادة البيع، أو للاستخدام التجاري الخاضع لضريبة الاستخدام، أو لخدمة خاضعة للضريبة.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

أماكن الإقامة المؤقتة والإيجارات قصيرة الأجل. يجب على المشغلين الخاضعين لضريبة الإقامة المؤقتة الاحتفاظ بسجلات الحجز والأسعار والإشغال التي تدعم الضريبة، بالإضافة إلى سجلات ضريبة الدخل الإجمالية لنفس دخل الإيجار. يجب أن تفصل المحاسبة بين الإقامات الخاضعة للضريبة والإقامات الأطول التي قد تُعامل بشكل مختلف.

تُفرض ضرائب على المقاولات في هاواي بموجب قانون ضريبة المبيعات العامة (GET) وفقًا لمعاملة البيع بالجملة أو التجزئة، وذلك حسب هيكل العقد. ويحتاج المقاولون إلى سجلات توضح قيمة العقد والمواد المستخدمة وأي مبالغ مستحقة للمقاولين من الباطن تُطالب بخصمها أو إعفاءها من الضرائب، إن وُجدت. يُعد توثيق المدفوعات للمقاولين من الباطن المرخصين أمرًا بالغ الأهمية، إذ قد تخضع المبالغ غير المُثبتة للضريبة بالكامل.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

تتقاضى شركة تنظيف في هونولولو رسومًا مقابل خدماتها الشهرية. وتسجل إجمالي دخلها حسب العميل وحسب المقاطعة، وتقدم إقرارات ضريبية دورية، وتحتفظ بالفواتير وأي خطابات إعفاء لمدة ثلاث سنوات أو أكثر، وتحتفظ بملف الجدول GE الذي يشرح كل خصم تم المطالبة به في الإقرار الضريبي السنوي.

يقوم متجر تجزئة صغير بتوظيف موظف. ويبلغ عن الموظف الجديد في غضون 20 يومًا، ويقدم إشعارًا كتابيًا بالراتب عند التوظيف، ويقدم كشف رواتب في كل يوم دفع يوضح إجمالي الراتب، وكل خصم، وصافي الراتب، ويحتفظ بنسخ من كشوف الرواتب هذه لمدة ست سنوات.

ضريبة الإنتاج العامة على إجمالي دخل الأعمال

تُعدّ هاواي مثالاً واضحاً على سبب عدم إمكانية افتراض أن جميع الولايات تفرض ضرائب على مبيعات التجزئة بنفس الطريقة في المحاسبة. يُؤخذ إجمالي الدخل حسب النشاط بعين الاعتبار عند تحديد ضريبة الإنتاج العامة، ويجب الاحتفاظ بالسجلات الداعمة للاستثناءات أو الإعفاءات مرتبطة بالمعاملات التي أدت إليها.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في هاواي تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في هاواي

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.