مسك الدفاتر في جورجيا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يتعين على أصحاب العمل في ولاية جورجيا الاحتفاظ بسجلات الأجور وتقديم تقارير ربع سنوية عن الضرائب والأجور لأغراض التأمين ضد البطالة إلى وزارة العمل في جورجيا (GDOL)، كما يجب عليهم الاحتفاظ بسجلات تدعم هذه التقارير. المصدر: النشرة الإخبارية لأصحاب العمل الصادرة عن وزارة العمل في جورجيا (GDOL). https://dol.georgia.gov/document/unemployment-benefits/employer-newsletter-dol-5137/download ، والذي يصف تقديم الإقرارات الضريبية والأجور الفصلية، وبوابة أصحاب العمل، والإبلاغ عن الموظفين الجدد.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية جورجيا ضريبة مبيعات وضريبة استخدام، بالإضافة إلى ضرائب مبيعات محلية للمقاطعات ولأغراض أخرى في معظم المقاطعات، وضريبة دخل فردية، وضريبة دخل الشركات، وضريبة دخل جورجيا التي يقتطعها أصحاب العمل. وتتولى دائرة الإيرادات إدارة هذه الضرائب، ويتم تقديم إقرار ضريبة المبيعات من خلال مركز جورجيا للضرائب.

تفرض ولاية جورجيا ضريبة على صافي قيمة الشركات بالإضافة إلى ضريبة دخل الشركات، لذا تحتفظ الشركات بمعلومات صافي قيمتها. كما تفرض جورجيا ضريبة على ملكية المركبات بدلاً من الضريبة السنوية على القيمة وضريبة المبيعات على معظم مشتريات المركبات، مما يؤثر على محاسبة التجار. وقد لُخِّصت عقوبات التجار وقواعد ضريبة الملكية في المواد التشريعية لوزارة الإيرادات التي عُثر عليها في نتائج البحث. https://dor.georgia.gov/document/legislative-summary/2013-legislation-summary/download

تحتاج سجلات المبيعات إلى تفاصيل على مستوى المقاطعة، لأن معدل ضريبة المبيعات المجمعة وتوزيع الضرائب المحلية يعتمدان على المقاطعة التي يتم فيها تسليم أو الحصول على المبيعات بموجب قواعد جورجيا.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على أصحاب العمل في جورجيا إبلاغ وزارة الخدمات الإنسانية في جورجيا، عبر موقع الإبلاغ عن الموظفين الجدد، عن جميع التعيينات الجديدة وإعادة التعيينات، وذلك في غضون عشرة أيام من تاريخ التعيين أو إعادة التعيين أو العودة إلى العمل. وتؤكد وزارة العمل في جورجيا على أهمية قيام أصحاب العمل بالإبلاغ عن كلٍ من التعيينات الجديدة والأجور الفصلية باستخدام نفس رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي، للمساعدة في منع الاحتيال في إعانات البطالة. المصدر: النشرة الإخبارية لأصحاب العمل الصادرة عن وزارة العمل في جورجيا. https://dol.georgia.gov/document/unemployment-benefits/employer-newsletter-dol-5137/download

يستند قانون التوظيف الجديد في جورجيا إلى قانون جورجيا رقم 19-11-9.2 وقانون المسؤولية الشخصية وفرص العمل الفيدرالي لعام 1996. وينص كتيب التوظيف الجديد في جورجيا، الذي يظهر في نتائج البحث، على أنه يجب على أصحاب العمل الإبلاغ عن الأفراد الذين يتقاضون أجورًا بغض النظر عما إذا كانوا يُعتبرون موظفين بموجب قانون الضرائب الفيدرالي، وهو نطاق أوسع من قاعدة الموظفين فقط. المصدر: https://ganh-uat.stellarware.com/files/GANewhireBrochure.pdf (كتيب البرنامج مقدم من قبل متعهد البرنامج)

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

قد تحتاج المنظمات غير الربحية في جورجيا التي تجمع التبرعات الخيرية إلى التسجيل والسجلات المالية لدى قسم الأوراق المالية والمنظمات الخيرية التابع لوزير خارجية جورجيا، وذلك حسب الإعفاءات والحجم.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

قام متجر في جورجيا بتعيين موظف في الأول من الشهر. ولأن الموعد النهائي في جورجيا هو 10 أيام وليس 20، قام صاحب المتجر بالإبلاغ عن التعيين عبر موقع التوظيف الجديد في جورجيا بحلول اليوم العاشر، مستخدمًا نفس رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي الذي يستخدمه لتقارير الأجور الفصلية، وهو ما يتوافق تمامًا مع ما ذكرته وزارة العمل في جورجيا في قسم الرواتب.

يقوم بائع في جورجيا بتسليم بضائعه إلى ثلاث مقاطعات في شهر واحد. يسجل دفتر مبيعاته مقاطعة التسليم لكل فاتورة ويفصل بين إجمالي المبيعات والمبيعات المعفاة المدعومة بشهادات الإعفاء والمبيعات الخاضعة للضريبة، بحيث يمكن إعداد إقرار ضريبة المبيعات لمركز الضرائب في جورجيا وتوزيع الضرائب المحلية من دفتر المبيعات دون الحاجة إلى إعادة بناء الشهر.

تحديد مصادر مبيعات المقاطعة ومعرّفات أصحاب العمل المتسقة

تُصبح تقارير مبيعات ولاية جورجيا أكثر فائدةً عند الاحتفاظ ببيانات مقاطعة التسليم مع كل معاملة. كما يحصل أصحاب العمل على سجل تدقيق من خلال استخدام بيانات تعريفية متسقة في تقارير التوظيف وتقديمات الأجور الفصلية، بدلاً من تجميع هذه التقارير لاحقاً.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في جورجيا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في جورجيا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.