مسك الدفاتر في فلوريدا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

ينص قانون ولاية فلوريدا على إلزام الأشخاص الخاضعين لضرائب الولاية بموجب الفصل 212 من قوانين فلوريدا، بالاحتفاظ بالسجلات التي تحددها إدارة الإيرادات في فلوريدا وحفظها، ويجب أن تكون هذه السجلات متاحة للفحص من قبل الإدارة أو وكلائها المعتمدين خلال ساعات معقولة. وقد ورد هذا الواجب في مواد التدقيق الصادرة عن الإدارة، والتي تشير إلى المادة 12.12، الفقرة 6 من قانون الضرائب في فلوريدا. المصدر: مواد أوامر إدارة الإيرادات في فلوريدا. https://floridarevenue.com/TaxLaw/Documents/Mitchell%27s%20Grocery%20%26%20Seafood;%20DOR%2004-3-FOF_Redacted.pdf

احتفظ بسجلات المبيعات حسب المقاطعة، لأن ضريبة المبيعات الإضافية الاختيارية في فلوريدا تختلف باختلاف المقاطعة ويتم الإبلاغ عنها حسب المقاطعة في إقرار ضريبة المبيعات.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية فلوريدا ضريبة مبيعات وضريبة استخدام، مع إضافة ضريبة مبيعات اختيارية في العديد من المقاطعات، بالإضافة إلى ضريبة دخل الشركات، وضريبة خدمات الاتصالات، وضريبة طوابع على وثائق وقروض محددة، وضريبة إعادة التوظيف على أصحاب العمل، وهي الاسم الذي يُطلق على ضريبة البطالة في فلوريدا. للاطلاع على قائمة الضرائب المُقدمة عبر الخدمات الإلكترونية للدائرة، يُرجى زيارة: قائمة الخدمات الإلكترونية لدائرة الإيرادات في فلوريدا على الرابط التالي: https://floridarevenue.com/rules/Pages/12D-51.001.aspx ، والتي تسرد ضريبة خدمات الاتصالات، وضريبة الطوابع المستندية، وضريبة الإيرادات الإجمالية على خدمات المرافق، وضريبة أقساط التأمين، وضريبة إعادة التوظيف، وضريبة المبيعات والاستخدام ضمن خدمات تقديم الإقرارات الضريبية للدائرة.

تفرض ولاية فلوريدا ضريبة على إجمالي إيرادات خدمات المرافق العامة فقط، وليس ضريبة عامة على إجمالي إيرادات جميع الشركات. وهي مدرجة كضريبة تابعة للدائرة في مصدر الخدمات الإلكترونية المذكور أعلاه.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على أصحاب العمل الخاضعين لضريبة إعادة التوظيف التسجيل لدى الوزارة، وتقديم تقارير ربع سنوية (النموذج RT-6)، ودفع ضريبة إعادة التوظيف، وتصحيح التقارير باستخدام النموذج RT-8A عند الحاجة. يحق للوزارة طلب تقارير وتقارير مصححة تعود إلى خمس سنوات سابقة، كما هو موضح في دليل أصحاب العمل المذكور أعلاه. يُعدّ هذا الرجوع لمدة خمس سنوات سببًا عمليًا للاحتفاظ بسجلات أجور إعادة التوظيف لمدة خمس سنوات على الأقل.

لا يوجد في فلوريدا نموذج إقرار ضريبة استقطاع الأجور، وذلك للسبب المذكور في قسم الضرائب بالولاية. مع ذلك، لا يزال على أصحاب العمل تقديم إقرارات الاستقطاع الضريبي الفيدرالي والاحتفاظ بسجلات الرواتب الفيدرالية.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

لدى شركات السياحة والضيافة في فلوريدا سجلات ضريبية إضافية. تخضع الإيجارات المؤقتة لضريبة الإيجار المؤقتة الحكومية التي تُجبى كجزء من ضريبة المبيعات، بالإضافة إلى ضريبة تنمية السياحة في المقاطعة والضرائب المحلية ذات الصلة في العديد من المقاطعات، والتي تُدار في بعض المقاطعات من قِبل المقاطعة نفسها بدلاً من الوزارة. يحتفظ مشغلو أماكن الإقامة بسجلات الإشغال والإيجار والإعفاءات حسب العقار والمقاطعة.

تُدرج تقارير الإدارة الخاصة بالشركات في فلوريدا التي تبيع الكحول أو التبغ كتجار جملة أو موزعين في مصدر الخدمات الإلكترونية في قسم الضرائب الحكومية، وذلك فيما يتعلق بتقارير تجار الجملة والموزعين للمشروبات الكحولية ومنتجات التبغ.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يقوم أحد مشغلي تأجير بيوت العطلات في فلوريدا بتأجير نفس العقار للضيوف لفترات إقامة قصيرة. ويسجل الإيجار حسب المقاطعة ونوع الإقامة، ويفصل الإقامات الطويلة المعفاة من الضرائب حيثما ينطبق الإعفاء، ويحتفظ بسجلات عقود الإيجار والإعفاءات، لأن ضرائب الولاية وضرائب السياحة في المقاطعة تُحسب من هذه السجلات وقد تُقدم إلى جهات إدارية مختلفة.

لا يزال بإمكان بائع التجزئة في فلوريدا الذي لم يحقق مبيعات خاضعة للضريبة في شهر ما تقديم إقرار ضريبة المبيعات لتلك الفترة، لأن قانون فلوريدا يشترط تقديم إقرار حتى في حالة عدم استحقاق ضريبة المبيعات والاستخدام، كما هو مذكور في إرشادات تقديم الإقرارات الصادرة عن الإدارة والملخصة في نتائج البحث عن مواد النموذج GT-800069 في الجزء 7. كما يحتفظ برقم التأكيد من عملية التقديم الإلكتروني في سجلاته، وفقًا لما تنص عليه تلك الإرشادات.

الضرائب الإضافية للمقاطعة وسجلات الإيجار المؤقت

ينبغي على شركات تأجير العقارات قصيرة الأجل التمييز بين الإيجار، ورسوم التنظيف، والمبالغ المستردة، وتواريخ الإشغال، والمقاطعة التي يقع فيها العقار. تؤثر هذه التفاصيل على كيفية تقييم المحاسب المؤهل لضرائب المبيعات والسياحة المطبقة، بينما يحتفظ المحاسب بالسجلات المتعلقة بكل إجمالي مُبلغ عنه.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في فلوريدا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في فلوريدا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.