مسك الدفاتر في ولاية كونيتيكت

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية كونيتيكت ضريبة مبيعات وضريبة استخدام، بالإضافة إلى ضريبة دخل فردية، وضريبة على الشركات، وضريبة دخل كونيتيكت التي يقتطعها صاحب العمل. تتولى إدارة الإيرادات (DRS) إدارة هذه الضرائب، وتُلزم بتقديم إقرارات ضريبة المبيعات والاستخدام حتى في حال عدم وجود مبيعات أو استحقاق ضريبة لفترة معينة، وذلك وفقًا لتعليمات نموذج إقرار ضريبة المبيعات والاستخدام الصادر عن إدارة الإيرادات، والمتوفرة في نتائج البحث. المصدر: مواد نموذج OP-210 الصادر عن إدارة الإيرادات. https://portal.ct.gov/-/media/drs/forms/2020/sut/op-210_0920.pdf?rev=1b6349af048e4824a1c08526ffa318e7&

تفرض ولاية كونيتيكت أيضاً ضريبة على الإقامة والطعام ضمن ضريبة المبيعات، وضريبة على المستشفيات والرعاية الصحية للمقدمين المتضررين، وضرائب استهلاك على الوقود والكحول والتبغ. وتخضع لهذه الضرائب الشركات المتضررة فقط.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على أصحاب العمل في ولاية كونيتيكت، سواءً كانوا يملكون مكاتب أو يمارسون أعمالًا تجارية فيها، إبلاغ وزارة العمل في كونيتيكت عن الموظفين الجدد خلال 20 يومًا من تاريخ التعيين. يُعتبر الموظفون الجدد هم العمال الذين لم يسبق لهم العمل لدى الشركة، أو العمال الذين أعيد توظيفهم بعد انقطاع عن العمل لأكثر من ستين يومًا متتالية. يمكن تقديم البلاغ عبر موقع كونيتيكت الإلكتروني المخصص للإبلاغ عن الموظفين الجدد، أو عن طريق إرسال نسخ من نماذج CT W4 المكتملة بالفاكس، أو عن طريق إرسالها بالبريد إلى مكتب البحوث التابع لوزارة العمل. المصدر: إرشادات كونيتيكت بشأن الاستقطاع الضريبي، منشورة على الموقع الإلكتروني التالي: https://preview-stage.ct.egov.com/releasetest/-/media/4bc2731b524a4332b9c22801bfa76a21.pdf

يتطلب قانون الإجازة المدفوعة الأجر في ولاية كونيتيكت، الذي تديره هيئة الإجازة المدفوعة الأجر في الولاية، من معظم أصحاب العمل في كونيتيكت التسجيل، واقتطاع مساهمات الموظفين من أجورهم، وتحويلها ربع سنويًا، لذا يجب أن تُظهر سجلات الرواتب مساهمات الإجازة المدفوعة الأجر بشكل منفصل. كما يوجد في كونيتيكت برنامج "MyCTSavings"، وهو برنامج تقاعد حكومي ينطبق على أصحاب العمل المشمولين الذين لا يقدمون خطة مؤهلة، ويعمل هذا البرنامج من خلال اقتطاعات من رواتب الموظفين المشاركين. يُنشئ كلا البرنامجين واجبات تتعلق بسجلات الرواتب والتحويلات، لكنهما ليسا ضريبة تُدار من قِبل دائرة الإيرادات.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تخضع مؤسسات الرعاية الصحية والمستشفيات في ولاية كونيتيكت لالتزامات إعداد التقارير المالية والضرائب التي لا تخضع لها الشركات الأخرى، بما في ذلك تقديم التقارير المالية للمستشفيات إلى مكتب استراتيجية الصحة. كما يلتزم أصحاب العمل في مشاريع الأشغال العامة الحكومية بتصديق كشوف الرواتب والسجلات بموجب قانون الأجور السائدة في كونيتيكت لتلك المشاريع.

لدى مشغلي أماكن الإقامة والإيجارات قصيرة الأجل سجلات تحصيل ضرائب الوجبات والإقامة، وتتناول مواد نماذج DRS في قسم ضرائب الولاية تأجير المنازل قصير الأجل ومؤسسات المبيت والإفطار على وجه التحديد.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يحتفظ أحد تجار التجزئة في ولاية كونيتيكت بسجل أجور موظف بدوام جزئي في المتجر لمدة ثلاث سنوات، موضحًا ساعات العمل كل يوم، والأجر الأساسي، والعمل الإضافي كبند منفصل، والخصومات في كل فترة، وإجمالي الأجور في كل فترة، بما يتوافق مع الحقول المدرجة في قسم حفظ السجلات، بينما يتم تقديم دعم ضريبة المبيعات حسب فترة الإقرار الضريبي لدائرة الإيرادات الداخلية.

يقوم صاحب عمل صغير في ولاية كونيتيكت ليس لديه خطة تقاعد برعاية جهة ما بالتسجيل في MyCTSavings وفي CT Paid Leave، ويضيف رمزين منفصلين لخصم الرواتب، ويبلغ وزارة العمل عن موظف جديد في غضون 20 يومًا، بحيث يُظهر سجل الرواتب مساهمات الإجازة المدفوعة الأجر، وخصومات التقاعد، والاستقطاع، وأجور البطالة كإجماليات منفصلة.

سجلات مفصلة للأجور اليومية والاستقطاعات من الرواتب

لا يكفي ملخص كشوف المرتبات الذي يُظهر فقط المبلغ المودع في حساب الموظف المصرفي لشرح إجمالي الأجور والاستقطاعات وساعات العمل. تستفيد الشركات في ولاية كونيتيكت من ربط سجلات الوقت والأجور بسجل الرواتب، والاحتفاظ بجداول التزامات منفصلة لبرامج الإجازات والمزايا المعمول بها.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ولاية كونيتيكت تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية كونيتيكت

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.