مسك الدفاتر في كولورادو

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على دافعي الضرائب في كولورادو الاحتفاظ بدفاتر وسجلات كافية لتحديد التزاماتهم الضريبية في كولورادو التي تديرها دائرة الإيرادات في الولاية، بما في ذلك ضريبة الدخل، وضريبة المبيعات والاستخدام، والضرائب المقتطعة. وتنص لوائح كولورادو بشأن تحديد مصادر الدخل بناءً على السوق على مبدأ ذي صلة، وهو أن يحتفظ دافع الضرائب بسجلات معاصرة توضح أسلوبه والافتراضات الأساسية التي يستند إليها، وأن يقدم هذه السجلات إلى الدائرة عند الطلب. المصدر: مواد قانون لوائح كولورادو. https://www.sos.state.co.us/CCR/GenerateRulePdf.do?ruleVersionId=8043&fileName=1%20CCR%20201-2

احتفظ بسجلات المبيعات حسب الولاية القضائية الضريبية، لأن ولاية كولورادو لديها ضرائب مبيعات واستخدام على مستوى الولاية والمقاطعة والمدينة والمنطقة الخاصة، ويتم تحصيل العديد منها من قبل الولاية وبعض ضرائب المدن ذات الحكم الذاتي التي يتم تحصيلها ذاتيًا من قبل المدينة.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية كولورادو ضريبة مبيعات، وضريبة استخدام، وضريبة دخل على الأفراد والشركات، بالإضافة إلى اقتطاع ضريبة الدخل من قبل أصحاب العمل. وتشرح صفحة ضريبة المبيعات والاستخدام التابعة لوزارة الإيرادات إجراءات تقديم إقرارات ضريبة مبيعات التجزئة، بما في ذلك المراحل الجديدة الإلزامية لتقديم الإقرارات إلكترونيًا لضريبة مبيعات التجزئة، وضريبة الإقامة في المقاطعة، وضريبة مزايا الزوار، وضريبة التسويق المحلي، بدءًا من عام ٢٠٢٦، وذلك بناءً على عتبات إجمالي المبيعات للعام السابق. المصدر: وزارة الإيرادات في كولورادو، قسم الضرائب، ضريبة المبيعات والاستخدام. https://tax.colorado.gov/sales-use-tax

تفرض ولاية كولورادو أيضاً ضريبة استخراج على النفط والغاز والفحم والمعادن، وضرائب على تجارة الماريجوانا للشركات المرخصة، وضرائب استهلاك على الوقود والكحول والتبغ. وتخضع لهذه الضرائب الشركات العاملة في هذه المجالات فقط.

نظراً لأن العديد من الضرائب المحلية يتم تحصيلها من قبل الولاية وبعض المدن ذات الحكم الذاتي تقوم بتحصيل ضرائبها الخاصة، فإن البائع في كولورادو يحتاج إلى سجلات توضح عنوان التسليم والاختصاص القضائي لكل عملية بيع، ويحتاج إلى معرفة المدن التي يجب عليه تقديم الإقرار الضريبي إليها مباشرة.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يتعين على أصحاب العمل في كولورادو إبلاغ دليل الموظفين الجدد بالموظفين الجدد في غضون 20 يومًا تقويميًا من تاريخ التعيين، أو بحلول موعد صرف أول راتب دوري بعد تاريخ التعيين إذا كان صرف هذا الراتب بعد انقضاء فترة العشرين يومًا. المصدر: وزارة العمل والتوظيف في كولورادو، قائمة مراجعة أصحاب العمل الجدد. https://cdle.colorado.gov/employers/recruiting-hiring/new-employer-checklist

تتطلب قائمة التحقق نفسها من أصحاب العمل الحصول على تأمين تعويضات العمال والحفاظ عليه للموظفين مع استثناءات قليلة، والتسجيل للحصول على حساب تأمين ضد البطالة، وتقديم تقارير تفصيلية ربع سنوية مطلوبة عن الأجور ودفع أقساط التأمين ضد البطالة من خلال بوابة MyUI Employer plus الإلكترونية التابعة للوزارة والمذكورة في تلك الصفحة.

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

تُحدد فترات التقادم في كولورادو حدًا أدنى عمليًا للاحتفاظ بالضرائب. بموجب اللائحة 39-21-107، تبلغ فترة التقادم على التقييمات الضريبية لضريبة المبيعات والاستخدام والاستخراج، من بين ضرائب أخرى غير ضريبة الدخل، ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي، مع مراعاة الاستثناءات بما في ذلك التنازل الكتابي والتسوية المقترحة في الوقت المناسب. أما بالنسبة لضريبة الدخل، فإن الفترة هي عمومًا فترة التقييم الفيدرالية بالإضافة إلى سنة واحدة. المصدر: قانون لوائح كولورادو. https://www.sos.state.co.us/CCR/GenerateRulePdf.do?ruleVersionId=5443

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

يحتفظ منتجو ضريبة الإنتاج بسجلات الإنتاج والكميات. ويخضع مقاولو البناء في كولورادو لمعاملة ضريبية محددة على المبيعات والاستخدام لمواد البناء، ويحتفظون بسجلات العقود والمواد حسب المشروع. أما مؤسسات الإقامة، فتحتفظ بسجلات ضرائب الإقامة التي تجبيها الولاية على مستوى المقاطعة وضرائب التسويق المحلية، كما هو موضح في صفحة ضريبة المبيعات التابعة للوزارة والمذكورة في قسم ضرائب الولاية.

يلتزم أصحاب العمل في كولورادو في قطاع الرعاية الصحية وغيرها من المرافق المرخصة بقواعد سجلات مجلس الترخيص الخاص بهم، بالإضافة إلى سجلات الضرائب والرواتب. ولم يُعثر في المصادر التي تم فحصها على أي قاعدة عامة لمسك الدفاتر في قطاع الرعاية الصحية لجميع مقدمي الخدمات.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يقوم بائع إلكتروني في كولورادو بشحن الطلبات إلى عملاء في عدة مدن. ويحفظ نظام الطلبات عنوان التسليم لكل طلب، لأن الضرائب المحلية التي تجبيها الولاية وأي ضرائب بلدية محلية يتم تحصيلها ذاتيًا تعتمد على مكان تسليم البضائع، وليس فقط على مكان إقامة البائع.

يقوم صاحب عمل في دنفر بتعيين فني، ويبلغ عن التعيين في غضون 20 يومًا تقويميًا، ويضبط رموز الرواتب للاستقطاع الضريبي في كولورادو، وأجور البطالة، وأقساط التأمين على الحياة العائلية (FAMLI)، بحيث يمكن إعداد تقرير أجور البطالة الفصلي، وتقرير أجور التأمين على الحياة العائلية (FAMLI)، وإقرار الاستقطاع الضريبي من سجل رواتب واحد بإجماليات منفصلة.

المدن ذات الحكم الذاتي ومحاسبة الرواتب في الإجازات المدفوعة

بالنسبة للبائعين في كولورادو، لا يقتصر تسجيل العنوان على كونه مهمة شحن فحسب، بل يمكن أن يحدد أيضاً النظام الضريبي المحلي المطبق. كما تستفيد سجلات الرواتب من رموز منفصلة للتأمين ضد البطالة، والاستقطاع الضريبي، والإجازات المدفوعة، لأن هذه الأرصدة تمثل التزامات مختلفة.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في كولورادو تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكلٍ متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في كولورادو

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.